Comptabilité
Factures de vente, devis et banque
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Aperçu financier
Comment fonctionne l’aperçu financierL’aperçu financier additionne vos recettes et vos dépenses de l’an dernier ou de cette année, les montre mois par mois dans un graphique et liste vos documents financiers et paiements.Trouver un document financier ou un paiementDans l’aperçu financier, passez de Documents financiers à Paiements enregistrés. Filtrez ou cherchez dans la liste, puis utilisez ⋮ sur une ligne pour modifier, payer, copier ou supprimer.Ajouter une recette qui n’est pas une facture de venteDans l’aperçu financier, cliquez sur Ajouter, puis Ajouter une recette. Choisissez catégorie, client et montants, puis cliquez sur Créer la recette. Pour en ajouter plusieurs, importez un CSV.Qui peut voir et modifier les finances et les facturesLe chef d’entreprise peut tout faire. Un membre a besoin du droit Finances pour voir le menu Finances, et du droit Facturation pour voir et modifier les factures et les documents.
Factures de vente
Comment fonctionnent les factures de venteLes factures de vente sont les factures que vous envoyez à vos clients. Skileo les numérote, crée leur PDF, les envoie par e-mail et suit ce que chaque client a payé.Créer une facture de venteDans Factures de vente, cliquez sur Ajouter › Facture, choisissez le client, ajoutez les lignes, puis cliquez sur Créer la facture. Enregistrer et prévisualiser montre ce que verra le client.Numéroter vos factures avec des sériesUne série donne à vos factures un préfixe et un numéro suivant. Skileo remplit le numéro de chaque nouvelle facture et fait avancer la série quand vous l’enregistrez.Ce que signifient les statuts des facturesLe statut montre où en est une facture. Skileo le fixe d’après les paiements et la date d’échéance : une facture passe d’elle-même à Payé dès que ses paiements couvrent le total.Envoyer une facture par e-mailCliquez sur le bouton d’actions de la ligne de la facture et choisissez Envoyer. Vérifiez l’adresse, l’objet et le message, puis cliquez sur Envoyer. Le PDF de la facture part en pièce jointe.Permettre aux clients de payer une facture en ligneConnectez Stripe dans Réglages › Prestataires de paiement et activez Activer pour les factures. Vos clients voient alors un bouton Payer sur la page de la facture et paient par carte ou prélèvement.Enregistrer un paiement sur une factureDans le menu de la facture, choisissez Enregistrer un paiement, saisissez montant, date et mode, puis cliquez sur Enregistrer un paiement. Une facture payée n’est plus modifiable.Créer un avoirUn avoir réduit ce qu’un client doit sur une facture. Choisissez Créer un avoir dans le menu de la facture, listez ce que vous créditez, puis enregistrez. Le montant dû de la facture baisse.Rendre une facture récurrenteActivez Créer une facture récurrente et choisissez le rythme. À chaque date, cliquez sur Ajouter › Générer les factures récurrentes dans Factures de vente. Skileo crée des brouillons à finaliser.Remplir une facture depuis un PDF ou en ajouter plusieurs à la foisDéposez un PDF sur le formulaire de facture pour le remplir. Pour ajouter beaucoup de factures, utilisez Import groupé pour des PDF ou Importer pour un CSV, sous Ajouter dans Factures de vente.Copier, annuler ou supprimer une factureDans le menu de la facture, Copier crée une facture non payée, Marquer comme annulée l’annule et Supprimer la met à la corbeille. Une facture avec un paiement ne peut être ni annulée ni supprimée.Transformer un devis en factureDans le menu du devis, choisissez Créer une facture. Le formulaire s’ouvre avec le client, les lignes et la devise du devis. Vérifiez et cliquez sur Créer la facture. Le devis ne change pas.
Factures d’achat
Comment fonctionnent les factures d’achatFactures d’achat liste chaque dépense de votre espace de travail, les factures de vos fournisseurs et vos reçus, avec ce qui est payé et ce qui reste dû. Une marque signale celles sans PDF.Ajouter une facture d’achatDans Factures d’achat, cliquez sur Ajouter, puis Facture d’achat. Déposez le PDF du fournisseur, choisissez une catégorie et un mode de paiement, puis cliquez sur Créer la facture d’achat.Importer plusieurs factures d’achat à la foisDans Factures d’achat, cliquez sur Ajouter, puis Import groupé, choisissez une catégorie et déposez les PDF. Chacun devient un brouillon à vérifier et enregistrer. Vous pouvez aussi importer un CSV.Enregistrer un paiement sur une facture d’achatDans Factures d’achat, cliquez sur ⋮ sur la ligne et choisissez Enregistrer un paiement. Saisissez montant, date et mode, puis cliquez de nouveau sur Enregistrer un paiement. Le statut change seul.Rendre une dépense ou une recette récurrenteDans le formulaire, ouvrez Répétition, activez la récurrence et choisissez le rythme. Les copies sont créées par Générer les factures récurrentes, dans Factures de vente. Ce sont des brouillons.Copier ou supprimer une facture d’achatCliquez sur ⋮ sur la ligne et choisissez Copier pour en faire une nouvelle. Supprimer la met à la corbeille, d’où vous pouvez la restaurer. Une facture payée ne se supprime pas depuis sa ligne.
Devis
Comment fonctionnent les devisUn devis propose un prix à votre client avant le travail. Vous l’envoyez, votre client l’accepte ou le refuse en ligne, et vous transformez un devis accepté en facture.Créer un devisDans Devis, cliquez sur Ajouter. Donnez au devis un nom, un numéro et une date, choisissez le client, listez ce que vous proposez, puis cliquez sur Créer le devis. Un nouveau devis est En attente.Envoyer un devis par e-mailOuvrez le devis et cliquez sur Envoyer le devis. Vérifiez l’adresse, l’objet et le message, puis cliquez sur Envoyer. Votre client reçoit un e-mail avec un lien vers le devis.Comment votre client accepte ou refuse un devisVotre client ouvre le lien de votre e-mail et clique sur Accepter l’offre ou Refuser l’offre. S’il accepte, votre équipe reçoit un e-mail. Après la date d’expiration, il ne peut plus répondre.Changer le statut d’un devisDans la liste des devis, cliquez sur le bouton d’actions du devis et choisissez Marquer comme accepté, Marquer comme en attente ou Marquer comme refusé. Vous pouvez le changer à tout moment.Copier ou supprimer un devisDans la liste des devis, cliquez sur le bouton d’actions du devis et choisissez Copier ou Supprimer. Un devis supprimé disparaît définitivement : il ne va pas dans la corbeille.Qui peut voir et modifier les devisLe chef d’entreprise peut tout faire avec les devis. Un membre a besoin du droit Facturation. Vos clients voient seulement les devis que vous leur envoyez, par le lien.
Contacts
Comment fonctionnent les contactsLes contacts sont les sociétés et les personnes à qui vous vendez et chez qui vous achetez. Vous les choisissez sur vos devis et factures, qui reprennent leur nom et leur adresse.Ajouter un contactDans Contacts, cliquez sur Ajouter, puis Créer un contact. Choisissez société ou particulier, la relation et le nom, ajoutez les coordonnées, puis cliquez sur Créer un contact.Importer des contacts depuis un tableurDans Contacts, cliquez sur Ajouter, puis Importer. Déposez un fichier Excel, ODS ou CSV, vérifiez les lignes et importez. Chaque ligne devient une société. Annulation possible sous 30 jours.Modifier ou supprimer un contactCliquez sur le nom d’un contact pour le modifier. Supprimer le met à la corbeille, si aucun devis ni facture ne l’utilise. Les deux contacts ajoutés par Skileo ne se modifient ni ne se suppriment.Qui peut voir et modifier les contactsLe chef d’entreprise peut tout faire avec les contacts. Un membre a besoin du droit Contacts. Sans le droit Coordonnées, l’e-mail et le téléphone des personnes de contact sont masqués.
Commun à tous les logiciels
Ces sections fonctionnent de la même façon dans tous les logiciels Skileo.
Calendrier
Utiliser le calendrierOuvrez Calendrier dans le menu pour voir les réunions, tâches, entretiens, congés et jours fériés de votre équipe. Affichez un mois, une semaine, un jour ou l’agenda, et masquez le reste.Créer un événement dans le calendrierDans Calendrier, cliquez sur Ajouter ou sur une heure. Donnez un titre, une date et une heure à l’événement, ajoutez les invités et cliquez sur Créer. Ils peuvent recevoir une invitation par e-mail.Répéter un événementDans le formulaire, ouvrez la liste sous l’heure et choisissez la fréquence, par exemple chaque semaine ou chaque jour ouvré. Choisissez Personnaliser… pour fixer votre règle et sa fin.Déplacer, modifier ou supprimer un événementFaites glisser un événement vers une autre heure, ou cliquez dessus et choisissez Modifier ou Supprimer. Skileo peut prévenir les invités par e-mail. Un événement supprimé ne peut pas être restauré.Tâches, entretiens et congés dans le calendrierCliquez sur une tâche, un entretien ou un congé du calendrier pour voir ses détails. De là, terminez une tâche, ouvrez la candidature d’un entretien, ou approuvez ou refusez un congé.Utiliser l’agenda et la rubrique « À venir »La vue Agenda liste votre calendrier jour par jour, aujourd’hui en haut. Au-dessus, À venir décompte les prochaines dates RH, comme le premier jour d’un employé ou un document qui expire.Voir votre calendrier Skileo dans Google Calendar, Outlook ou Apple CalendarDans Calendrier, cliquez sur S’abonner et choisissez votre application. Vos réunions, entretiens, tâches et congés y apparaissent, à jour. Exporter télécharge les événements affichés.
Tâches
Créer une tâcheOuvrez Tâches dans le menu et cliquez sur Ajouter. Donnez un titre et un type à la tâche, choisissez qui la fait et quand, puis cliquez sur Créer une tâche.Attribuer une tâche et ajouter des abonnésChoisissez la personne qui fait la tâche dans Attribuer à ; elle reçoit un e-mail. Ajoutez des collègues comme abonnés pour qu’ils soient prévenus par e-mail quand la tâche est commentée ou terminée.Fixer une échéance ou répéter une tâcheDans Quand, une tâche est due à une date, un délai après l’arrivée, un délai avant le départ, ou jamais. Avec Répéter cette tâche, terminer la tâche ouvre la suivante.Terminer une tâche et suivre son avancementCliquez sur le bouton rond devant une tâche pour la terminer. Une tâche passe de À faire à En cours puis à Terminé ; les commentaires de l’onglet Activité tiennent tout le monde informé.Utiliser la liste des tâches et le tableauTâches affiche vos tâches en liste ou en tableau de colonnes. Changez avec Liste et Tableau en haut ; les deux montrent les mêmes tâches, avec la même recherche et les mêmes filtres.Copier, exporter ou supprimer des tâchesCopiez ou supprimez une tâche avec son bouton d’actions, ou sélectionnez plusieurs tâches dans la liste. Les tâches supprimées vont dans la corbeille, où vous pouvez les restaurer.
Notes
Créer une noteOuvrez Notes dans le menu et cliquez sur Nouvelle note. Saisissez un titre ou du texte. La note s’enregistre pendant que vous écrivez : il n’y a pas de bouton pour enregistrer.Écrire et mettre en forme une noteUtilisez la barre d’outils au-dessus du texte pour le gras, l’italique, le soulignement, les liens et les listes. Annuler et Rétablir sont à sa gauche, et la note s’enregistre toute seule.Choisir qui peut voir une noteChaque note a son propre réglage Visible par. Choisissez Tout le monde, Certaines personnes ou Moi seul. Une nouvelle note est visible par chaque Chef d’entreprise et chaque Membre.Masquer un mot de passe dans une noteSélectionnez le mot de passe et cliquez sur Masquer le texte dans la barre d’outils. Il s’affiche alors •••••• partout, et Skileo garde une trace de chaque affichage ou copie.Trouver, épingler et exporter des notesUtilisez la recherche et les filtres de la page Notes, en cartes ou en liste. Épinglez une note pour la garder en haut pour toutes les personnes qui la voient.Supprimer une noteOuvrez la note et cliquez sur le bouton corbeille en haut, ou choisissez Mettre à la corbeille dans la liste. Pour récupérer la note, cliquez sur Annuler dans le message qui suit.
Documents
Ajouter des documentsOuvrez Documents dans le menu et cliquez sur Ajouter. Déposez un ou plusieurs fichiers, ou ajoutez un lien. Chaque fichier devient un document, avec pour titre le nom du fichier.Partager un document avec un employé ou un candidatChoisissez les personnes dans Associer à, puis laissez le partage activé. Elles reçoivent un e-mail et peuvent ouvrir le document dans leur propre espace Skileo.Qui peut voir un documentUn document est ouvert aux personnes qui gèrent les documents dans votre espace de travail, et aux employés ou candidats avec qui il est partagé. Rendez-le privé pour le garder pour vous.Demander de confirmer la lecture d’un documentActivez Leur demander de confirmer la lecture quand vous partagez un document. Chaque personne a un bouton J’ai lu ce document, et vous voyez qui a confirmé et quand.Définir une date d’expiration pour un documentDonnez à une carte d’identité, un permis ou un contrat une date Expire le et choisissez quand être prévenu. Le moment venu, un nombre apparaît à côté de Documents dans le menu.Trouver et prévisualiser des documentsCherchez un document par nom, ou filtrez par type, personne, logiciel, expiration ou étiquette. Cliquez sur l’icône d’un fichier pour le voir dans Skileo : PDF, images, Word, Excel et plus.Modifier, copier ou supprimer un documentOuvrez le document et cliquez sur Modifier pour changer son fichier ou ses détails. Le bouton d’actions sert à le copier ou à le supprimer. Supprimé, il va dans la corbeille et peut être restauré.Vos documents en tant qu’employé ou candidatDans votre espace Skileo, ouvrez Documents pour lire ce que votre employeur a partagé avec vous et ajouter vos documents. Activez Partager le document avec l’employeur pour qu’il les voie.
Messages
Démarrer une discussionOuvrez Messages dans le menu et cliquez sur un nom sous Démarrer une discussion. Écrivez votre message et appuyez sur Entrée. La discussion figure ensuite sous Messages directs.Créer un canal ou un groupe privéDans Messages, cliquez sur + à côté de Canaux. Donnez-lui un nom. Laissez Groupe privé décoché pour un canal visible par toute l’équipe, ou cochez-le et ajoutez les personnes du groupe.Envoyer des messages, des fichiers et des photosÉcrivez dans le champ en bas de la conversation et appuyez sur Entrée. Pour envoyer des fichiers, cliquez sur le trombone, collez-les ou déposez-les : jusqu’à 10 fichiers de 25 Mo chacun.Répondre à un message, y réagir ou le transférerPointez un message pour voir ses actions. Cliquez sur un emoji pour réagir, sur Répondre pour y répondre avec une citation, ou sur Transférer pour l’envoyer à une autre conversation ou personne.Modifier ou supprimer un messagePointez votre message et cliquez sur Modifier ou Supprimer. Un message supprimé disparaît pour tout le monde, avec ses fichiers. Seule la personne qui a écrit un message peut le changer.Messages non lus et confirmations de lectureMessages, dans le menu, indique combien de messages vous n’avez pas lus. Sous votre dernier message, Envoyé devient Vu à, avec l’heure, dès que l’autre personne l’a lu.Rechercher des messages et des fichiers partagésOuvrez une conversation et cliquez sur Rechercher dans les messages, en haut. Cherchez dans cette conversation ou dans toutes. Fichiers et liens partagés liste les photos, fichiers et liens envoyés.Passer un appel vocal ou vidéoOuvrez une conversation dans Messages et cliquez sur Appeler ou Appel vidéo, en haut. L’appel s’ouvre dans sa propre fenêtre et sonne chez les autres sur toute page de Skileo. Jusqu’à 8 personnes.
Corbeille
Comment fonctionne la corbeille dans SkileoSi vous supprimez une facture, un document, une tâche ou un autre élément, il va dans la corbeille. Il y reste, invisible ailleurs dans Skileo, jusqu’à sa restauration ou sa suppression définitive.Restaurer un élément suppriméPour récupérer un élément supprimé, ouvrez la Corbeille dans le menu, trouvez l’élément et choisissez Restaurer. Il revient à sa place habituelle, sans changement, avec ses fichiers joints.Supprimer définitivement des éléments de la corbeillePour supprimer définitivement un élément, ouvrez la Corbeille, choisissez Supprimer définitivement dans ses actions et confirmez. C’est irréversible : l’élément et ses fichiers joints sont effacés.Vider la corbeilleUn chef d’entreprise peut tout supprimer d’un coup avec le bouton Vider la corbeille. Chaque élément est effacé définitivement, même ceux masqués par votre recherche ou un filtre.
IA
Écrire avec l’IACliquez sur l’étincelle d’un champ de texte pour corriger l’orthographe, reformuler, ou changer le ton ou la longueur. Dans Messages, elle suggère aussi une réponse. Vous relisez avant d’envoyer.Activer ou désactiver l’écriture avec l’IALe propriétaire de l’espace de travail active ou désactive Écrire avec l’IA pour tout le monde dans Réglages, onglet IA. C’est activé par défaut dans les formules payantes.