Importer des contacts depuis un tableur

Dans Contacts, cliquez sur Ajouter, puis Importer. Déposez un fichier Excel, ODS ou CSV, vérifiez les lignes et importez. Chaque ligne devient une société. Annulation possible sous 30 jours.

Importer votre fichier

Ouvrez Contacts dans le menu.
Cliquez sur Ajouter en haut à droite, puis sur Importer. La page Importer des contacts s’ouvre.
Déposez votre fichier sur la page, ou cliquez sur Choisir un fichier. Skileo lit les fichiers Excel (.xlsx, .xls), ODS et CSV jusqu’à 10 MB.
Vérifiez les colonnes et les lignes. Voir ci-dessous.
Cliquez sur le bouton en bas, par exemple Importer 25 contacts.

Rien n’est enregistré avant que vous cliquiez sur ce bouton. La page indique ensuite combien de contacts ont été ajoutés, et le bouton Les voir dans Contacts ouvre la liste avec seulement ces contacts.

L’import comporte trois étapes, affichées en haut de la page : Ajouter, Vérifier et Terminé.

Préparer le fichier

Mettez les noms des colonnes sur la première ligne, puis une société par ligne. Chaque ligne a besoin :

du nom de la société,
de son représentant légal,
de son numéro d’identification d’entreprise ou de son numéro de TVA.

Vous pouvez aussi indiquer l’adresse, la ville, le code postal, le pays, l’e-mail et le téléphone. Deux autres colonnes indiquent si la société est un client et si elle est un fournisseur : écrivez 1 pour oui, 0 ou rien pour non.

Pour partir des bonnes colonnes, cliquez sur Télécharger le modèle à la première étape. Cela télécharge un fichier Excel avec les noms des colonnes.

Si votre classeur a plusieurs feuilles, Skileo ouvre celle qui convient le mieux. Vous pouvez choisir une autre feuille dans le champ Feuille.

Vérifier les colonnes et les lignes

Skileo associe les colonnes de votre fichier à ses champs d’après leur nom, dans toutes ses langues. Cliquez sur Modifier pour associer une colonne à un autre champ, ou pour l’écarter.

Chaque ligne affiche Prêt ou À vérifier. Dans une ligne à vérifier, le problème est écrit en rouge dans la cellule.

Cliquez sur une cellule pour la corriger. Skileo vérifie de nouveau la ligne.
Cliquez sur la croix au bout d’une ligne pour l’écarter (Écarter cette ligne). Cliquez sur Remettre pour la remettre.

Les lignes encore incorrectes au moment de l’import sont écartées. À la dernière étape, vous pouvez les télécharger avec le motif de chacune.

Sociétés déjà dans vos contacts

Une ligne qui a le numéro d’identification d’entreprise ou le numéro de TVA de l’un de vos contacts affiche Déjà dans votre base. Choisissez quoi faire de ces lignes :

Les ignorer : elles ne sont pas importées. C’est le choix par défaut.
Compléter leurs champs vides : Skileo complète ce qui est encore vide pour ce contact, comme le téléphone ou l’adresse. Il ne modifie jamais ce qui est déjà renseigné.

Vous pouvez aussi choisir ligne par ligne.

Annuler un import

À la dernière étape, cliquez sur Annuler. Vous pouvez aussi l’annuler plus tard : ouvrez de nouveau la page d’import. Vos Imports récents y sont listés, chacun avec Les voir et Annuler.

L’annulation met dans la Corbeille les contacts que l’import a ajoutés, tant que personne ne les a utilisés ou modifiés depuis. Un contact cité sur un devis ou une facture, ou modifié après l’import, est conservé. Ce que l’import a complété pour des contacts que vous aviez déjà reste.

Vous pouvez annuler un import pendant 30 jours.

Questions fréquentes

Puis-je importer des particuliers ?

Non. Chaque ligne importée devient une société. Ajoutez les particuliers un par un. Consultez Ajouter un contact.

Quelle relation reçoivent les contacts importés ?

Celle que donnent vos colonnes client et fournisseur : un client, un fournisseur, ou les deux. Une ligne qui n’est ni l’un ni l’autre devient un prospect.

Pourquoi une ligne a-t-elle été écartée ?

Quelque chose y manque ou est incorrect, par exemple le représentant légal ou une adresse e-mail. Téléchargez les lignes non importées à la dernière étape : la colonne Motif indique pourquoi. Corrigez-les dans votre fichier et importez-les de nouveau.

Pourquoi est-ce que je ne vois pas Importer ?

Vous devez avoir le droit de modifier les contacts. Demandez au Chef d’entreprise de votre espace de travail. Consultez Qui peut voir et modifier les contacts.