Boekhouding
Verkoopfacturen, offertes en bank
75 artikelen
Financieel overzicht
Zo werkt het financieel overzichtHet financieel overzicht telt je inkomsten en uitgaven van vorig jaar of dit jaar op, toont ze per maand in een grafiek en geeft elke boeking en elke betaling weer.Een boeking of betaling vindenWissel in het financieel overzicht tussen Financiële gegevens en Geregistreerde betalingen. Filter of doorzoek de lijst en gebruik ⋮ op een regel om te bewerken, betalen, kopiëren of verwijderen.Inkomsten toevoegen die geen verkoopfactuur zijnKlik in het financieel overzicht op Nieuwe toevoegen, dan Inkomsten toevoegen. Kies een categorie, de klant en de bedragen en klik op Inkomsten aanmaken. Veel tegelijk? Importeer een CSV-bestand.Wie financiën en facturen kan zien en wijzigenDe Bedrijfseigenaar kan alles. Een Lid heeft het recht Financiën nodig voor het menu Financiën, en het recht Facturatie om facturen en boekingen te zien en te wijzigen.
Verkoopfacturen
Zo werken verkoopfacturenVerkoopfacturen zijn de facturen die je naar je klanten stuurt. Skileo nummert ze, maakt de PDF, verstuurt ze per e-mail en houdt bij wat elke klant heeft betaald.Een verkoopfactuur aanmakenKlik in Verkoopfacturen op Nieuwe toevoegen › Factuur, kies de klant, voeg de regels toe en klik op Factuur aanmaken. Opslaan en bekijken toont de factuur zoals je klant hem ziet.Je facturen nummeren met reeksenEen reeks geeft je facturen een voorvoegsel en een volgend nummer. Skileo vult het nummer van elke nieuwe factuur in en schuift de reeks door als je de factuur opslaat.Wat de statussen van een factuur betekenenDe status toont waar een factuur staat. Skileo zet hem op basis van de betalingen en de vervaldatum, zodat een factuur vanzelf Betaald wordt zodra de betalingen het totaal dekken.Een factuur per e-mail versturenKlik op de actieknop op de regel van de factuur en kies Verzenden. Controleer het adres, het onderwerp en het bericht en klik op Verzenden. De PDF van de factuur gaat als bijlage mee.Klanten een factuur online laten betalenKoppel Stripe in Instellingen › Betaalproviders en zet Inschakelen voor facturen aan. Je klanten zien dan een knop Betalen op de factuurpagina en betalen per kaart of incasso.Een betaling op een factuur registrerenKies Betaling registreren in het menu van de factuur, typ het bedrag, de datum en de betaalmethode en klik op Betaling registreren. Een betaalde factuur kun je niet meer wijzigen.Een creditnota aanmakenEen creditnota verlaagt wat een klant op een factuur verschuldigd is. Kies Creditnota aanmaken in het menu van de factuur, zet erop wat je crediteert en sla op. Het openstaande bedrag daalt.Een factuur laten terugkerenZet Terugkerende factuur aanmaken aan en kies het schema. Is een datum bereikt, klik dan in Verkoopfacturen op Nieuwe toevoegen › Terugkerende facturen genereren. Je krijgt conceptkopieën.Een factuur invullen vanuit een PDF of er veel tegelijk toevoegenZet een PDF neer op het factuurformulier om het in te vullen. Voor veel facturen gebruik je Bulk uploaden voor PDF-bestanden of Importeren voor een CSV-bestand, allebei onder Nieuwe toevoegen.Een factuur kopiëren, ongeldig maken of verwijderenIn het menu van de factuur maakt Kopiëren een nieuwe onbetaalde factuur, annuleert Markeren als ongeldig de factuur en zet Verwijderen hem in de prullenbak. Met een betaling kan dat niet.Een offerte omzetten in een factuurKies Factuur aanmaken in het menu van de offerte. Het factuurformulier opent met de klant, de regels en de valuta van de offerte. Controleer het en klik op Factuur aanmaken. De offerte verandert niet.
Inkoopfacturen
Zo werken inkoopfacturenInkoopfacturen toont elke uitgave van je werkruimte, de facturen van je leveranciers en je bonnetjes, met wat betaald is en wat nog openstaat. Een markering toont welke geen PDF hebben.Een inkoopfactuur toevoegenKlik in Inkoopfacturen op Nieuwe toevoegen, dan Inkoopfactuur. Zet de PDF van de leverancier neer, kies een categorie en een betaalmethode en klik op Inkoopfactuur aanmaken.Veel inkoopfacturen tegelijk uploadenKlik in Inkoopfacturen op Nieuwe toevoegen, dan Bulk uploaden, kies een categorie en zet de PDF-bestanden neer. Elk wordt een concept om te controleren. Je kunt ook een CSV-bestand importeren.Een betaling op een inkoopfactuur registrerenKlik in Inkoopfacturen op ⋮ op de regel en kies Betaling registreren. Vul het bedrag, de datum en de methode in en klik nogmaals op Betaling registreren. De status verandert vanzelf.Een uitgave of inkomsten laten terugkerenOpen Herhaling in het formulier, zet Herhaling inschakelen aan en kies het schema. Kopieën ontstaan als iemand in Verkoopfacturen op Terugkerende facturen genereren klikt. Elke kopie is een concept.Een inkoopfactuur kopiëren of verwijderenKlik op ⋮ op de regel en kies Kopiëren om er een nieuwe inkoopfactuur mee te beginnen. Verwijderen zet hem in de prullenbak, waar je hem herstelt. Een betaalde verwijder je niet vanaf de regel.
Offertes
Zo werken offertesEen offerte geeft je klant een prijs voordat je aan het werk gaat. Je verstuurt hem, je klant accepteert of weigert hem online, en een geaccepteerde offerte zet je om in een factuur.Een offerte aanmakenKlik in Offertes op Nieuwe toevoegen. Geef de offerte een naam, een nummer en een datum, kies de klant, zet erop wat je aanbiedt en klik op Offerte aanmaken. Een nieuwe offerte is In afwachting.Een offerte per e-mail versturenOpen de offerte en klik op Offerte versturen. Controleer het adres, het onderwerp en het bericht en klik op Verzenden. Je klant krijgt een e-mail met een link naar de offerte.Zo accepteert of weigert je klant een offerteJe klant opent de link in je e-mail en klikt op Offerte accepteren of Offerte afwijzen. Bij acceptatie krijgen jij en je team een e-mail. Een verlopen offerte kan je klant niet meer beantwoorden.De status van een offerte wijzigenKlik in de lijst met offertes op de actieknop van de offerte en kies Markeren als geaccepteerd, Markeren als in afwachting of Markeren als afgewezen. Dat kan op elk moment.Een offerte kopiëren of verwijderenKlik in de lijst met offertes op de actieknop van de offerte en kies Kopiëren of Verwijderen. Een verwijderde offerte is definitief weg: hij gaat niet naar de prullenbak.Wie offertes kan zien en wijzigenDe Bedrijfseigenaar kan alles met offertes doen. Een Lid heeft het recht Facturatie nodig. Je klanten zien alleen de offertes die je hun stuurt, via de link.
Relaties
Zo werken relatiesRelaties zijn de bedrijven en mensen aan wie je verkoopt en bij wie je inkoopt. Je kiest ze op je offertes, verkoopfacturen en inkoopfacturen, die hun naam en adres gebruiken.Een relatie toevoegenKlik in Relaties op Nieuwe toevoegen, dan Relatie aanmaken. Kies bedrijf of particulier, de relatie en de naam, voeg toe hoe je ze bereikt en klik op Relatie aanmaken.Relaties importeren uit een spreadsheetKlik in Relaties op Nieuwe toevoegen, dan op Importeren. Zet een Excel-, ODS- of CSV-bestand neer, controleer de rijen en importeer. Elke rij wordt een bedrijf, en je kunt 30 dagen ongedaan maken.Een relatie wijzigen of verwijderenKlik op de naam van een relatie om die te wijzigen. Verwijderen zet hem in de prullenbak, maar alleen als geen offerte of factuur hem gebruikt. De twee relaties van Skileo zijn vergrendeld.Wie relaties kan zien en wijzigenDe Bedrijfseigenaar kan alles met relaties doen. Een Lid heeft het recht Relaties nodig. Zonder het recht Contactgegevens zijn het e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen verborgen.
Hetzelfde in elke software
Deze onderdelen werken in elke software van Skileo op dezelfde manier.
Kalender
De kalender gebruikenOpen Kalender in het menu om de vergaderingen, taken, gesprekken, verlof en feestdagen van je team in één kalender te zien. Toon een maand, week, dag of de agenda, en verberg wat je niet nodig hebt.Een afspraak maken in de kalenderKlik in Kalender op Nieuwe toevoegen, of op een tijd in de kalender. Geef de afspraak een titel, datum en tijd, nodig mensen uit en klik op Aanmaken. Zij kunnen een uitnodiging per e-mail krijgen.Een afspraak herhalenOpen in het formulier van de afspraak de lijst onder de tijd en kies hoe vaak die wordt herhaald, zoals elke week of elke werkdag. Kies Aangepast… om je eigen regel en het einde ervan in te stellen.Een afspraak verplaatsen, wijzigen of verwijderenSleep een afspraak naar een andere tijd, of klik erop en kies Bewerken of Verwijderen. Zijn er anderen uitgenodigd, dan kan Skileo hen mailen. Een verwijderde afspraak is niet terug te zetten.Taken, gesprekken en verlof in de kalenderKlik op een taak, een gesprek of verlof in de kalender om de details te zien. Daar markeer je een taak als klaar, open je de sollicitatie bij een gesprek of keur je een verlofaanvraag goed of af.De agenda en Binnenkort gebruikenDe weergave Agenda toont je kalender dag voor dag, met vandaag bovenaan. Daarboven telt Binnenkort af naar komende HR-datums, zoals de eerste werkdag van een medewerker of een document dat verloopt.Je Skileo-kalender zien in Google Calendar, Outlook of Apple CalendarKlik in Kalender op Abonneren en kies je agenda-app. Je vergaderingen, gesprekken, taken en verlof verschijnen daar en blijven bijgewerkt. Exporteren downloadt de getoonde afspraken als bestand.
Taken
Een taak aanmakenOpen Taken in het menu en klik op Nieuwe toevoegen. Geef de taak een titel en een type, kies wie hem uitvoert en wanneer, en klik op Taak aanmaken.Een taak toewijzen en volgers toevoegenKies bij Toewijzen aan wie de taak uitvoert; die persoon krijgt een e-mail. Voeg collega's toe als volgers om per e-mail te horen wanneer de taak een reactie krijgt of voltooid is.Een uiterste datum instellen of een taak herhalenOnder Wanneer heeft een taak een deadline op een datum, een tijd na de start, een tijd voor het vertrek, of geen. Zet Deze taak herhalen aan om na elke voltooiing de volgende te openen.Een taak voltooien en de voortgang volgenKlik op de ronde knop voor een taak om hem te voltooien. Een taak gaat van Te doen naar Bezig naar Klaar; reacties op het tabblad Activiteit houden iedereen op de hoogte.De takenlijst en het bord gebruikenTaken toont je taken als lijst of als bord met kolommen. Wissel met Lijst en Bord bovenaan; beide tonen dezelfde taken, met dezelfde zoekfunctie en filters.Taken kopiëren, exporteren of verwijderenGebruik de actieknop van een taak om hem te kopiëren of te verwijderen, of selecteer meerdere taken in de lijst. Verwijderde taken gaan naar de prullenbak, waar je ze kunt herstellen.
Notities
Een notitie aanmakenOpen Notities in het menu en klik op Nieuwe notitie. Typ een titel of wat tekst. De notitie slaat zichzelf op terwijl je typt, dus er is geen knop Opslaan.Een notitie schrijven en opmakenGebruik de werkbalk boven de tekst voor vet, cursief, onderstrepen, links en lijsten. Ongedaan maken en Opnieuw staan links, en de notitie slaat zichzelf op terwijl je typt.Kiezen wie een notitie kan zienElke notitie heeft een eigen instelling Zichtbaar voor. Kies Iedereen, Bepaalde mensen of Alleen ik. Een nieuwe notitie is zichtbaar voor elke Bedrijfseigenaar en elk Lid.Een wachtwoord verbergen in een notitieSelecteer het wachtwoord en klik op Tekst verbergen in de werkbalk. Het wordt dan overal getoond als ••••••, en Skileo legt elke keer vast dat iemand het toont of kopieert.Notities vinden, vastmaken en exporterenGebruik de zoekfunctie en de filters op de pagina Notities, als kaarten of als lijst. Maak een notitie vast om haar bovenaan te houden voor iedereen die haar ziet.Een notitie verwijderenOpen de notitie en klik bovenaan op de prullenbakknop, of kies Naar de prullenbak in de lijst. Om de notitie terug te krijgen, klik je op Ongedaan maken in het bericht dat volgt.
Documenten
Documenten toevoegenOpen Documenten in het menu en klik op Nieuwe toevoegen. Sleep een of meer bestanden hierheen, of voeg een link toe. Elk bestand wordt een eigen document, met de bestandsnaam als titel.Een document delen met een medewerker of kandidaatKies de mensen bij Koppelen aan en laat de schakelaar voor delen aan. Ze krijgen een e-mail en kunnen het document openen in hun eigen Skileo-omgeving.Wie een document kan zienEen document is open voor wie in je werkruimte documenten beheert, en voor de medewerkers of kandidaten met wie het is gedeeld. Maak het privé om het voor jezelf te houden.Mensen laten bevestigen dat ze een document hebben gelezenZet Vraag om leesbevestiging aan als je een document deelt. Elke persoon krijgt een knop Ik heb het gelezen, en jij ziet wie heeft bevestigd en wanneer.Een vervaldatum instellen voor een documentGeef een identiteitskaart, vergunning of contract een datum bij Verloopt op en kies wanneer je een herinnering krijgt. Op dat moment verschijnt een getal naast Documenten in het menu.Documenten vinden en een voorbeeld bekijkenZoek in Documenten op naam of filter op type, persoon, software, vervaldatum of tag. Klik op het pictogram van een bestand voor een voorbeeld: PDF, afbeeldingen, Word, Excel, PowerPoint en meer.Een document bewerken, kopiëren of verwijderenOpen het document en klik op Bewerken om het bestand of de gegevens te wijzigen. Kopieer of verwijder het met de actieknop. Een verwijderd document kun je herstellen uit de prullenbak.Je documenten als medewerker of kandidaatOpen Documenten in je Skileo-omgeving om de documenten te lezen die je werkgever met je deelt, en voeg je eigen toe. Zet Document delen met de werkgever aan zodat die de jouwe ziet.
Berichten
Een chat beginnenOpen Berichten in het menu en klik onder Chat beginnen op een naam. Typ je bericht en druk op Enter. De chat staat daarna onder Directe berichten.Een kanaal of privégroep aanmakenKlik in Berichten op + naast Kanalen. Geef een naam. Vink Privégroep niet aan voor een kanaal dat het hele team ziet, of vink het aan en voeg de mensen van de groep toe.Berichten, bestanden en foto's verzendenTyp in het vak onderaan het gesprek en druk op Enter. Om bestanden te verzenden, klik je op de paperclip, plak je ze of sleep je ze naar het gesprek: tot 10 bestanden van elk 25 MB.Een bericht beantwoorden, erop reageren of het doorsturenWijs een bericht aan om de acties te zien. Klik op een emoji om te reageren, op Beantwoorden om met een citaat te antwoorden of op Doorsturen om het naar een ander gesprek of iemand anders te sturen.Een bericht bewerken of verwijderenWijs je bericht aan en klik op Bewerken of Verwijderen. Een verwijderd bericht verdwijnt voor iedereen, met de bestanden. Alleen wie een bericht schreef, kan het wijzigen.Ongelezen berichten en leesbevestigingenBerichten in het menu toont hoeveel berichten je nog niet hebt gelezen. Onder je laatste bericht verandert Verzonden in Gezien met de tijd, zodra de ander het heeft gelezen.Berichten en gedeelde bestanden zoekenOpen een gesprek en klik bovenaan op Berichten zoeken. Zoek in dit gesprek of in alle chats. Gedeelde bestanden en links toont de foto's, bestanden en links die in een gesprek zijn verzonden.Een spraak- of videogesprek startenOpen een gesprek in Berichten en klik bovenaan op Bellen of Videogesprek. De oproep opent in een eigen venster en gaat bij de anderen over op elke pagina van Skileo. Tot 8 mensen kunnen meedoen.
Prullenbak
Zo werkt de prullenbak in SkileoAls je een factuur, document, taak of ander item verwijdert, gaat het naar de prullenbak. Daar blijft het, verborgen voor de rest van Skileo, tot iemand het herstelt of definitief verwijdert.Een verwijderd item herstellenOm iets terug te halen dat je hebt verwijderd, open je Prullenbak in het menu, zoek je het item en kies je Herstellen. Het gaat ongewijzigd terug naar de gewone plek, met de bijgevoegde bestanden.Items definitief verwijderen uit de prullenbakOm een item definitief te verwijderen, open je Prullenbak, kies je Definitief verwijderen bij het item en bevestig je. Dit is niet terug te draaien: het item en de bijgevoegde bestanden zijn weg.De prullenbak legenEen bedrijfseigenaar kan alles in de prullenbak in één keer verwijderen met de knop Prullenbak legen. Elk item wordt definitief gewist, ook de items die je zoekopdracht of filter verbergt.
AI
Schrijven met AIKlik op de vonk bij een tekstveld om spelling te verbeteren, te herformuleren of toon of lengte te veranderen. In Berichten stelt hij ook een antwoord voor. Je leest het vóór opslaan of versturen.Schrijven met AI aan- of uitzettenDe eigenaar van de werkruimte zet Schrijven met AI voor iedereen aan of uit in Instellingen, op het tabblad AI. In betaalde abonnementen staat het standaard aan.