Buchhaltung
Ausgangsrechnungen, Angebote und Bank
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Finanzübersicht
So funktioniert die FinanzübersichtDie Finanzübersicht addiert Ihre Einnahmen und Ausgaben des letzten oder dieses Jahres, zeigt sie Monat für Monat in einem Diagramm und listet jeden Finanzeintrag und jede Zahlung auf.Finanzeintrag oder Zahlung findenWechseln Sie in der Finanzübersicht zwischen Finanzeinträge und Erfasste Zahlungen. Filtern oder durchsuchen Sie die Liste und nutzen Sie ⋮ zum Bearbeiten, Bezahlen, Kopieren oder Löschen.Einnahme hinzufügen, die keine Ausgangsrechnung istKlicken Sie in der Finanzübersicht auf Neu hinzufügen, dann Einnahme hinzufügen. Wählen Sie Kategorie, Kunde und Beträge und klicken Sie auf Einnahme anlegen. Viele auf einmal per CSV-Import.Wer Finanzen und Rechnungen sehen und ändern kannDer Geschäftsinhaber kann alles tun. Ein Mitglied braucht die Berechtigung Finanzen für das Menü Finanzen und die Berechtigung Rechnungsstellung, um Rechnungen und Einträge zu sehen und zu ändern.
Ausgangsrechnungen
So funktionieren AusgangsrechnungenAusgangsrechnungen sind die Rechnungen, die Sie Ihren Kunden senden. Skileo nummeriert sie, erstellt ihr PDF, sendet sie per E-Mail und verfolgt, was jeder Kunde bezahlt hat.Ausgangsrechnung erstellenKlicken Sie unter Ausgangsrechnungen auf Neu hinzufügen › Rechnung, wählen Sie den Kunden, fügen Sie die Positionen hinzu und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Speichern & Vorschau zeigt sie.Rechnungen mit Serien nummerierenEine Serie gibt Ihren Rechnungen ein Präfix und eine nächste Nummer. Skileo setzt die Nummer jeder neuen Rechnung ein und zählt die Serie beim Speichern weiter.Was die Rechnungsstatus bedeutenDer Status zeigt, wo eine Rechnung steht. Skileo setzt ihn nach Zahlungen und Fälligkeitsdatum, sodass eine Rechnung von selbst auf Bezahlt wechselt, sobald die Zahlungen die Summe decken.Rechnung per E-Mail sendenKlicken Sie in der Zeile der Rechnung auf die Aktionsschaltfläche und wählen Sie Senden. Prüfen Sie Adresse, Betreff und Nachricht und klicken Sie auf Senden. Das PDF geht als Anhang mit.Kunden eine Rechnung online bezahlen lassenVerbinden Sie Stripe unter Einstellungen › Zahlungsanbieter und schalten Sie Für Rechnungen aktivieren ein. Kunden sehen dann auf der Rechnungsseite Bezahlen und zahlen per Karte oder Lastschrift.Zahlung zu einer Rechnung erfassenWählen Sie im Menü der Rechnung Zahlung erfassen, geben Sie Betrag, Datum und Zahlungsmethode ein und klicken Sie auf Zahlung erfassen. Eine bezahlte Rechnung ist gesperrt.Gutschrift erstellenEine Gutschrift senkt, was ein Kunde auf eine Rechnung schuldet. Wählen Sie im Menü der Rechnung Gutschrift erstellen, listen Sie die Positionen auf und speichern Sie. Der offene Betrag sinkt.Rechnung wiederkehrend machenSchalten Sie Wiederkehrende Rechnung erstellen ein und wählen Sie den Plan. Ist ein Datum erreicht, klicken Sie auf Neu hinzufügen › Wiederkehrende erzeugen. Skileo erstellt Entwürfe für Sie.Rechnung aus einem PDF ausfüllen oder viele auf einmal hinzufügenLegen Sie ein PDF im Rechnungsformular ab, um es auszufüllen. Für viele Rechnungen nutzen Sie Sammel-Upload für PDFs oder Importieren für eine CSV-Datei, beide unter Neu hinzufügen.Rechnung kopieren, stornieren oder löschenIm Menü der Rechnung erstellt Kopieren eine neue unbezahlte Rechnung, Als storniert markieren annulliert sie, Löschen legt sie in den Papierkorb. Mit einer Zahlung geht beides nicht.Aus einem Angebot eine Rechnung machenWählen Sie im Menü des Angebots Rechnung erstellen. Das Formular öffnet sich mit Kunde, Positionen und Währung des Angebots. Prüfen und speichern Sie es. Das Angebot ändert sich nicht.
Eingangsrechnungen
So funktionieren EingangsrechnungenEingangsrechnungen listet jede Ausgabe Ihres Arbeitsbereichs auf, die Rechnungen Ihrer Lieferanten und Ihre Belege, mit Bezahltem und Offenem. Eine Markierung zeigt die ohne PDF.Eingangsrechnung hinzufügenKlicken Sie unter Eingangsrechnungen auf Neu hinzufügen, dann Eingangsrechnung. Legen Sie das Lieferanten-PDF ab, wählen Sie Kategorie und Zahlungsmethode, klicken Sie auf Eingangsrechnung anlegen.Viele Eingangsrechnungen auf einmal hochladenKlicken Sie unter Eingangsrechnungen auf Neu hinzufügen, dann Sammel-Upload, wählen Sie eine Kategorie und legen Sie die PDFs ab. Jedes wird ein Entwurf zum Prüfen. Auch CSV-Import ist möglich.Zahlung zu einer Eingangsrechnung erfassenKlicken Sie unter Eingangsrechnungen in der Zeile auf ⋮, dann Zahlung erfassen. Geben Sie Betrag, Datum und Methode ein, klicken Sie erneut auf Zahlung erfassen. Der Status folgt von selbst.Ausgabe oder Einnahme wiederkehrend machenÖffnen Sie im Formular Wiederholung, schalten Sie Wiederholung aktivieren ein und wählen Sie den Plan. Kopien entstehen per Wiederkehrende erzeugen unter Ausgangsrechnungen, jede als Entwurf.Eingangsrechnung kopieren oder löschenKlicken Sie in der Zeile auf ⋮ und wählen Sie Kopieren, um daraus eine neue Eingangsrechnung zu beginnen. Löschen legt sie in den Papierkorb. Eine bezahlte lässt sich nicht aus ihrer Zeile löschen.
Angebote
So funktionieren AngeboteEin Angebot nennt Ihrem Kunden einen Preis vor der Arbeit. Sie senden es, Ihr Kunde nimmt es online an oder lehnt es ab, und aus einem angenommenen Angebot machen Sie eine Rechnung.Angebot erstellenKlicken Sie unter Angebote auf Neu hinzufügen. Geben Sie dem Angebot Namen, Nummer und Datum, wählen Sie den Kunden, listen Sie Ihr Angebot auf und klicken Sie auf Angebot erstellen.Angebot per E-Mail sendenÖffnen Sie das Angebot und klicken Sie auf Angebot senden. Prüfen Sie Adresse, Betreff und Nachricht und klicken Sie auf Senden. Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zum Angebot.Wie Ihr Kunde ein Angebot annimmt oder ablehntIhr Kunde öffnet den Link in Ihrer E-Mail und klickt auf Angebot annehmen oder Angebot ablehnen. Nimmt er an, erhalten Sie und Ihr Team eine E-Mail. Nach Ablauf kann er nicht mehr online antworten.Status eines Angebots ändernKlicken Sie in der Liste der Angebote auf die Aktionsschaltfläche des Angebots und wählen Sie Als angenommen markieren, Als ausstehend markieren oder Als abgelehnt markieren. Das geht jederzeit.Angebot kopieren oder löschenKlicken Sie in der Liste der Angebote auf die Aktionsschaltfläche des Angebots und wählen Sie Kopieren oder Löschen. Ein gelöschtes Angebot ist endgültig weg: Es kommt nicht in den Papierkorb.Wer Angebote sehen und ändern kannDer Geschäftsinhaber kann mit Angeboten alles tun. Ein Mitglied braucht die Berechtigung Rechnungsstellung. Ihre Kunden sehen nur die Angebote, die Sie ihnen per Link senden.
Geschäftspartner
So funktionieren GeschäftspartnerGeschäftspartner sind die Firmen und Personen, an die Sie verkaufen und bei denen Sie einkaufen. Sie wählen sie auf Angeboten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die Namen und Adresse übernehmen.Geschäftspartner hinzufügenKlicken Sie unter Geschäftspartner auf Neu hinzufügen, dann Geschäftspartner anlegen. Wählen Sie Firma oder Privatperson, Beziehung und Namen, ergänzen Sie die Kontaktdaten und speichern Sie.Geschäftspartner aus einer Tabelle importierenKlicken Sie unter Geschäftspartner auf Neu hinzufügen, dann Importieren. Legen Sie eine Excel-, ODS- oder CSV-Datei ab und prüfen Sie die Zeilen. Jede Zeile wird eine Firma, 30 Tage rückgängig.Geschäftspartner bearbeiten oder löschenKlicken Sie auf einen Geschäftspartner, um ihn zu ändern. Löschen legt ihn in den Papierkorb, sofern ihn kein Angebot und keine Rechnung nutzt. Die zwei von Skileo angelegten sind gesperrt.Wer Geschäftspartner sehen und ändern kannDer Geschäftsinhaber kann mit Geschäftspartnern alles tun. Ein Mitglied braucht die Berechtigung Geschäftspartner. Ohne Kontaktinformationen sind E-Mail und Telefon der Ansprechpartner verborgen.
Für jede Software gleich
Diese Bereiche funktionieren in jeder Skileo-Software gleich.
Kalender
Kalender verwendenÖffnen Sie Kalender im Menü: Besprechungen, Aufgaben, Gespräche, Abwesenheiten und Feiertage Ihres Teams an einem Ort. Wählen Sie Monat, Woche, Tag oder Agenda und blenden Sie Unnötiges aus.Termin im Kalender erstellenKlicken Sie im Kalender auf Neu hinzufügen oder eine Uhrzeit. Geben Sie Titel, Datum und Uhrzeit ein, laden Sie Personen ein und klicken Sie auf Erstellen. Eingeladene können eine E-Mail erhalten.Termin wiederholenÖffnen Sie im Formular des Termins die Liste unter der Uhrzeit und wählen Sie, wie oft er sich wiederholt, etwa wöchentlich oder werktags. Mit Benutzerdefiniert… legen Sie Regel und Ende selbst fest.Termin verschieben, ändern oder löschenZiehen Sie einen Termin auf eine andere Uhrzeit, oder klicken Sie darauf und wählen Sie Bearbeiten oder Löschen. Skileo kann Eingeladene per E-Mail informieren. Gelöschte Termine sind endgültig weg.Aufgaben, Vorstellungsgespräche und Abwesenheiten im KalenderKlicken Sie im Kalender auf eine Aufgabe, ein Vorstellungsgespräch oder eine Abwesenheit, um die Details zu sehen. Dort erledigen Sie Aufgaben, öffnen Bewerbungen oder entscheiden über Anträge.Agenda und Demnächst verwendenDie Ansicht Agenda listet Ihren Kalender Tag für Tag auf, mit heute oben. Darüber zählt Demnächst die nächsten HR-Termine herunter, etwa einen ersten Arbeitstag oder ein ablaufendes Dokument.Ihren Skileo-Kalender in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar sehenKlicken Sie im Kalender auf Abonnieren und wählen Sie Ihre Kalender-App. Besprechungen, Gespräche, Aufgaben und Abwesenheiten erscheinen dort und bleiben aktuell. Export lädt die Termine als Datei.
Aufgaben
Aufgabe erstellenÖffnen Sie Aufgaben im Menü und klicken Sie auf Neu hinzufügen. Geben Sie der Aufgabe einen Titel und einen Typ, wählen Sie, wer sie erledigt und wann, und klicken Sie auf Aufgabe erstellen.Aufgabe zuweisen und Follower hinzufügenWählen Sie unter Zuweisen an die Person, die die Aufgabe erledigt; sie erhält eine E-Mail. Kollegen als Follower erhalten bei Kommentaren oder beim Abschluss eine E-Mail.Fälligkeitsdatum festlegen oder Aufgabe wiederholenUnter Wann ist eine Aufgabe an einem Datum fällig, eine Zeit nach dem Eintritt, eine Zeit vor dem Austritt oder nie. Mit Diese Aufgabe wiederholen öffnet jeder Abschluss die nächste Aufgabe.Aufgabe abschließen und Fortschritt verfolgenKlicken Sie auf die runde Schaltfläche vor einer Aufgabe, um sie abzuschließen. Eine Aufgabe geht von Zu erledigen über In Arbeit zu Erledigt; Kommentare im Tab Aktivität informieren alle.Aufgabenliste und Board verwendenAufgaben zeigt Ihre Aufgaben als Liste oder als Board mit Spalten. Wechseln Sie oben mit Liste und Board; beide zeigen dieselben Aufgaben, mit derselben Suche und denselben Filtern.Aufgaben kopieren, exportieren oder löschenKopieren oder löschen Sie eine Aufgabe über ihre Aktionsschaltfläche, oder wählen Sie mehrere in der Liste aus. Gelöschte Aufgaben kommen in den Papierkorb und sind dort wiederherstellbar.
Notizen
Notiz erstellenÖffnen Sie Notizen im Menü und klicken Sie auf Neue Notiz. Geben Sie einen Titel oder etwas Text ein. Die Notiz speichert sich beim Schreiben selbst, eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht.Notiz schreiben und formatierenNutzen Sie die Symbolleiste über dem Text für Fett, Kursiv, Unterstrichen, Links und Listen. Rückgängig und Wiederholen sind links darin, und die Notiz speichert sich beim Schreiben selbst.Festlegen, wer eine Notiz sehen kannJede Notiz hat ihre eigene Einstellung Sichtbar für. Wählen Sie Alle, Bestimmte Personen oder Nur ich. Eine neue Notiz ist für jeden Geschäftsinhaber und jedes Mitglied sichtbar.Passwort in einer Notiz verbergenMarkieren Sie das Passwort und klicken Sie in der Symbolleiste auf Text verbergen. Es erscheint dann überall als ••••••, und Skileo protokolliert jedes Anzeigen und Kopieren.Notizen finden, anheften und exportierenNutzen Sie die Suche und die Filter auf der Seite Notizen, als Karten oder als Liste. Heften Sie eine Notiz an, damit sie für alle, die sie sehen, oben bleibt.Notiz löschenÖffnen Sie die Notiz und klicken Sie oben auf die Papierkorb-Schaltfläche, oder wählen Sie in der Liste In den Papierkorb. Zum Zurückholen klicken Sie in der Meldung auf Rückgängig.
Dokumente
Dokumente hinzufügenÖffnen Sie Dokumente im Menü und klicken Sie auf Neu hinzufügen. Legen Sie Dateien ab oder fügen Sie einen Link hinzu. Jede Datei wird ein eigenes Dokument, benannt nach dem Dateinamen.Dokument mit Mitarbeitenden oder Kandidaten teilenWählen Sie die Personen unter Verknüpfen mit und lassen Sie den Teilen-Schalter an. Sie erhalten eine E-Mail und können das Dokument in ihrem eigenen Skileo-Bereich öffnen.Wer ein Dokument sehen kannEin Dokument ist offen für alle, die in Ihrem Arbeitsbereich Dokumente verwalten, und für die Mitarbeitenden oder Kandidaten, mit denen es geteilt ist. Privat behalten Sie es für sich.Bestätigung anfordern, dass ein Dokument gelesen wurdeSchalten Sie beim Teilen eines Dokuments Lesebestätigung anfordern ein. Jede Person erhält eine Schaltfläche Ich habe es gelesen, und Sie sehen, wer wann bestätigt hat.Ablaufdatum für ein Dokument festlegenGeben Sie einem Ausweis, einer Genehmigung oder einem Vertrag ein Datum unter Gültig bis und wählen Sie die Erinnerung. Zur gegebenen Zeit erscheint eine Zahl neben Dokumente im Menü.Dokumente finden und in der Vorschau ansehenDurchsuchen Sie Dokumente nach Name oder filtern Sie nach Typ, Person, Software, Ablauf oder Tag. Ein Klick auf das Dateisymbol zeigt die Vorschau: PDF, Bilder, Word, Excel, PowerPoint und mehr.Dokument bearbeiten, kopieren oder löschenKlicken Sie im Dokument auf Bearbeiten, um Datei oder Angaben zu ändern. Über die Aktionsschaltfläche kopieren oder löschen Sie es. Aus dem Papierkorb lässt es sich wiederherstellen.Ihre Dokumente als Mitarbeiter oder KandidatÖffnen Sie Dokumente in Ihrem Skileo-Bereich, um die geteilten Dokumente Ihres Arbeitgebers zu lesen und eigene hinzuzufügen. Mit Dokument für den Arbeitgeber freigeben sieht er Ihre.
Nachrichten
Chat startenÖffnen Sie Nachrichten im Menü und klicken Sie unter Chat starten auf einen Namen. Schreiben Sie Ihre Nachricht und drücken Sie die Eingabetaste. Der Chat steht dann unter Direktnachrichten.Kanal oder private Gruppe erstellenKlicken Sie in Nachrichten neben Kanäle auf +. Geben Sie einen Namen ein. Lassen Sie Private Gruppe leer für einen Kanal fürs ganze Team, oder kreuzen Sie es an und fügen Sie die Personen hinzu.Nachrichten, Dateien und Fotos sendenSchreiben Sie in das Feld unten in der Unterhaltung und drücken Sie die Eingabetaste. Dateien senden Sie über die Büroklammer, durch Einfügen oder Ablegen: bis zu 10 Dateien mit je 25 MB.Auf eine Nachricht antworten, reagieren oder sie weiterleitenZeigen Sie auf eine Nachricht. Klicken Sie auf ein Emoji, um zu reagieren, auf Antworten für eine Antwort mit Zitat oder auf Weiterleiten, um sie an eine andere Unterhaltung oder Person zu senden.Nachricht bearbeiten oder löschenZeigen Sie auf Ihre Nachricht und klicken Sie auf Bearbeiten oder Löschen. Eine gelöschte Nachricht ist für alle weg, mit ihren Dateien. Nur wer eine Nachricht geschrieben hat, kann sie ändern.Ungelesene Nachrichten und LesebestätigungenNachrichten im Menü zeigt, wie viele Nachrichten Sie noch nicht gelesen haben. Unter Ihrer letzten Nachricht wird aus Gesendet „Gesehen“ mit der Uhrzeit, sobald die andere Person sie gelesen hat.Nachrichten und geteilte Dateien durchsuchenKlicken Sie in einer Unterhaltung oben auf Nachrichten durchsuchen: in dieser Unterhaltung oder in allen Chats. Geteilte Dateien und Links zeigt die Fotos, Dateien und Links der Unterhaltung.Sprach- oder Videoanruf startenKlicken Sie in einer Unterhaltung in Nachrichten oben auf Anrufen oder Videoanruf. Der Anruf hat ein eigenes Fenster und klingelt bei den anderen überall in Skileo. Bis zu 8 Personen sind möglich.
Papierkorb
So funktioniert der Papierkorb in SkileoWenn Sie eine Rechnung, ein Dokument, eine Aufgabe oder einen anderen Eintrag löschen, kommt er in den Papierkorb. Dort bleibt er verborgen, bis jemand ihn wiederherstellt oder endgültig löscht.Gelöschten Eintrag wiederherstellenUm etwas Gelöschtes zurückzuholen, öffnen Sie den Papierkorb im Menü, suchen den Eintrag und wählen Wiederherstellen. Er kommt unverändert an seinen Platz zurück, mit seinen angehängten Dateien.Einträge endgültig aus dem Papierkorb löschenUm einen Eintrag dauerhaft zu entfernen, öffnen Sie den Papierkorb, wählen in seinen Aktionen Endgültig löschen und bestätigen. Das ist unwiderruflich: Eintrag und Anhänge werden gelöscht.Papierkorb leerenEin Geschäftsinhaber kann mit der Schaltfläche Papierkorb leeren alles auf einmal löschen. Alle Einträge werden endgültig gelöscht, auch die, die Ihre Suche oder ein Filter ausblendet.
KI
Mit KI schreibenKlicken Sie auf den Funken an einem Textfeld, um Rechtschreibung zu korrigieren, umzuformulieren oder Ton und Länge zu ändern. In Nachrichten schlägt er auch Antworten vor. Sie prüfen alles vorher.Schreiben mit KI ein- oder ausschaltenDer Inhaber des Arbeitsbereichs schaltet „Mit KI schreiben“ in den Einstellungen auf dem Tab KI für alle ein oder aus. In kostenpflichtigen Tarifen ist es standardmäßig eingeschaltet.