Définir une date d’expiration pour un document

Donnez à une carte d’identité, un permis ou un contrat une date Expire le et choisissez quand être prévenu. Le moment venu, un nombre apparaît à côté de Documents dans le menu.

Définir une date d’expiration

Ajoutez un document, ou ouvrez-en un et cliquez sur Modifier.
Dans la partie De quoi s’agit-il, choisissez un jour dans le champ Expire le.
Dans le champ Me rappeler, choisissez quand être prévenu, de 1 semaine avant à 3 mois avant. La valeur par défaut est 1 mois avant.
Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez aussi changer la date sur la page du document : cliquez sur Expire, en haut.

Laissez le champ Expire le vide pour un document qui ne prend jamais fin.

Comment Skileo vous prévient

Quand le moment du rappel arrive :

Un nombre apparaît à côté de Documents dans le menu. Il compte les documents qui expirent bientôt ou qui ont expiré.
Dans la liste, le document indique dans combien de temps il expire : Demain, Expire aujourd’hui, ou un nombre de jours.
Une fois la date passée, il affiche Expiré.

Skileo n’envoie pas d’e-mail au sujet des dates d’expiration. Consultez le nombre à côté de Documents dans le menu.

Trouver les documents qui expirent bientôt

Ouvrez Documents.
Cliquez sur Afficher les filtres et choisissez le filtre Expiration.
Choisissez Bientôt expirés ou expirés, Bientôt expirés, Expirés ou Avec une date d’expiration.

Pour voir les dates dans la liste, cliquez sur Personnaliser les colonnes et ajoutez la colonne Expire.

Quand le document est renouvelé

Ouvrez le document et cliquez sur Modifier. Remplacez le fichier par le nouveau, et indiquez la nouvelle date dans le champ Expire le. Le document sort du décompte jusqu’à son prochain rappel.

Questions fréquentes

Comment faire disparaître le nombre dans le menu ?

Indiquez une nouvelle date, retirez la date, ou supprimez le document. Un document expiré reste dans le décompte tant que vous ne l’avez pas fait.

Qui voit le nombre ?

Le Chef d’entreprise et chaque Membre qui a le droit Documents. Chaque personne ne compte que les documents qu’elle peut voir.

Les employés peuvent-ils voir la date d’expiration ?

Oui, sur la page d’un document partagé avec eux. Mais ils ne reçoivent aucun rappel : le nombre dans le menu est seulement pour les personnes qui gèrent les documents.

Une copie garde-t-elle la date d’expiration ?

Oui. Une copie expire le même jour que le document dont elle est la copie.