Comment fonctionnent les factures d’achat

Ce que contient la liste

Ouvrez Finances › Factures d’achat dans le menu. La liste contient chaque dépense de votre espace de travail : les factures que vos fournisseurs vous envoient, vos reçus, et les brouillons que vous n’avez pas encore enregistrés.

Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter :

• Facture d’achat : remplissez une facture d’achat, ou déposez son PDF. Consultez Ajouter une facture d’achat.
• Import groupé ou Importer : ajoutez-en plusieurs à la fois. Consultez Importer plusieurs factures d’achat à la fois.

Ce que vous voyez dans la liste

Chaque ligne affiche :

• Numéro : le logo ou les initiales du fournisseur, le numéro et la catégorie, puis le nom du fournisseur. Cliquez sur le numéro pour modifier la facture d’achat. Cliquez sur le nom du fournisseur pour ouvrir la page de la facture d’achat.
• Date.
• Total : − pour une dépense, + pour de l’argent qui vous revient, comme un avoir.
• Fournisseur.
• Statut : avec la date du paiement.
• Reste dû : ce qui est payé et ce qui reste dû.

Vous pouvez aussi afficher les colonnes Échéance et Paiement avec le bouton des colonnes. Les factures d’achat annulées sont grisées.

La marque de PDF manquant

Quand une facture d’achat n’a pas de PDF du fournisseur, une marque rouge apparaît sur le logo du fournisseur, avec les mots PDF du fournisseur manquant. Cliquez sur le bouton d’envoi de fichier sur la ligne pour ajouter le PDF. Consultez Importer plusieurs factures d’achat à la fois.

Quand le PDF est là, le bouton en forme d’œil l’ouvre.

Trouver une facture d’achat

La liste montre les factures d’achat de cette année, les plus récentes en premier.

• Cliquez sur Rechercher et saisissez une partie du numéro, de la description ou de la note interne. Le nom du fournisseur n’est pas cherché : utilisez le filtre Fournisseur.
• Cliquez sur Afficher les filtres pour filtrer par Période, Fournisseur, Catégorie, Mode de paiement, Statut du paiement ou Montant.
• Activez Brouillons uniquement, Récurrentes uniquement ou Uniquement sans pièces jointes pour ne voir que celles-ci.
• Cliquez sur le titre d’une colonne pour trier la liste selon cette colonne.

Pour télécharger les factures d’achat listées dans un fichier CSV, cliquez sur Exporter. Le fichier suit vos filtres.

La page d’une facture d’achat

Cliquez sur le nom du fournisseur sur une ligne, ou cliquez sur le bouton d’actions (⋮) et choisissez Aperçu. La page montre le PDF du fournisseur, ou un aperçu s’il n’y en a pas, son Statut et ses Paiements. De là, vous pouvez cliquer sur Télécharger ou Modifier, et enregistrer un paiement.

Questions fréquentes