Счетоводство
Фактури за продажба, оферти и банка
75 статии
Общ преглед на финансите
Как работи общият преглед на финанситеОбщият преглед на финансите сумира приходите и разходите ви за миналата или тази година, показва ги по месеци в диаграма и изброява всеки финансов документ и плащане.Намиране на финансов документ или плащанеВ общия преглед на финансите изберете Финансови документи или Регистрирани плащания. Филтрирайте или търсете, после с ⋮ на ред редактирайте, платете, копирайте или изтрийте.Добавяне на приход, който не е фактура за продажбаВ общия преглед на финансите щракнете върху Добавяне, после Добавяне на приход. Изберете категория, клиента и сумите и щракнете върху Създаване на приход. За много наведнъж импортирайте CSV файл.Кой може да вижда и променя финансите и фактуритеСобственикът на фирмата може всичко. Член има нужда от право Финанси, за да вижда менюто Финанси, и от право Фактуриране, за да вижда и променя фактурите и документите.
Фактури за продажби
Как работят фактурите за продажбиФактурите за продажби са сметките, които изпращате на клиентите си. Skileo ги номерира, създава PDF файла им, изпраща ги по имейл и следи какво е платил всеки клиент.Създаване на фактура за продажбаВъв Фактури за продажби щракнете върху Добавяне › Фактура, изберете клиента, добавете редовете и щракнете върху Създаване на фактура. Запазване и преглед показва фактурата като за клиента.Номериране на фактурите със серииСерията дава на фактурите ви префикс и следващ номер. Skileo попълва номера на всяка нова фактура и придвижва серията напред, когато я запазите.Какво означават статусите на фактуритеСтатусът показва докъде е стигнала фактурата. Skileo го задава от плащанията и падежа, така че фактурата сама получава статус Платено, щом плащанията покрият общата сума.Изпращане на фактура по имейлЩракнете върху бутона за действия на реда на фактурата и изберете Изпращане. Проверете адреса, темата и съобщението и щракнете върху Изпращане. PDF файлът на фактурата се прикачва.Онлайн плащане на фактура от клиентитеСвържете Stripe в Настройки › Доставчици на плащания и включете Активиране за фактури. Тогава клиентите ви виждат бутон Плащане на страницата на фактурата и плащат с карта или директен дебит.Записване на плащане по фактураИзберете Записване на плащане в менюто на фактурата, въведете сумата, датата и начина на плащане и щракнете върху Записване на плащане. Платената фактура не може да се променя.Създаване на кредитно известиеКредитното известие намалява дълга на клиент по фактура. Изберете Създаване на кредитно известие в менюто на фактурата, посочете какво кредитирате и запазете. Дължимото по фактурата намалява.Повтаряне на фактураВключете Създаване на периодична фактура и изберете графика. Когато дойде дата, щракнете върху Добавяне › Генериране на периодични във Фактури за продажби. Skileo създава копия чернови.Попълване на фактура от PDF или добавяне на много наведнъжПуснете PDF във формуляра на фактурата, за да го попълните. За много фактури използвайте Групово качване за PDF файлове или Импорт за CSV файл – и двете в Добавяне във Фактури за продажби.Копиране, анулиране или изтриване на фактураВ менюто на фактурата Копиране създава нова неплатена фактура, Анулиране отменя фактурата, а Изтриване я премества в кошчето. Фактура с плащане не може да се анулира или изтрие.Превръщане на оферта във фактураВ менюто на офертата изберете Създаване на фактура. Формулярът на фактурата се отваря с клиента, редовете и валутата на офертата. Проверете го и щракнете върху Създаване на фактура.
Фактури за покупки
Как работят фактурите за покупкиФактури за покупки изброява всеки разход на работното ви пространство – сметките от доставчиците и касовите ви бележки – с платеното и дължимото. Знак показва тези без PDF.Добавяне на фактура за покупкаВъв Фактури за покупки щракнете върху Добавяне, после Фактура за покупка. Пуснете PDF файла на доставчика, изберете категория и начин на плащане и щракнете върху Създаване на фактура за покупка.Качване на много фактури за покупки наведнъжВъв Фактури за покупки щракнете върху Добавяне, после Групово качване, изберете категория и пуснете PDF файловете. Всеки става чернова за проверка и запазване. Можете да импортирате и CSV файл.Записване на плащане по фактура за покупкаВъв Фактури за покупки щракнете върху ⋮ на реда и изберете Записване на плащане. Въведете сумата, датата и начина и щракнете отново върху Записване на плащане. Статусът се променя сам.Повтаряне на разход или приходВъв формуляра отворете Повторение, включете Включване на повторение и изберете графика. Копията се създават, когато някой щракне върху Генериране на периодични във Фактури за продажби.Копиране или изтриване на фактура за покупкаЩракнете върху ⋮ на реда и изберете Копиране, за да започнете нова фактура за покупка от нея. Изтриване я премества в кошчето, откъдето можете да я възстановите. Платена не се изтрива от реда.
Оферти
Как работят офертитеОфертата предлага на клиента ви цена преди работата. Изпращате я, клиентът ви я приема или отхвърля онлайн, а вие превръщате приетата оферта във фактура.Създаване на офертаВ Оферти щракнете върху Добавяне. Дайте на офертата име, номер и дата, изберете клиента, изброете какво предлагате и щракнете върху Създаване на оферта. Новата оферта е Чакаща.Изпращане на оферта по имейлОтворете офертата и щракнете върху Изпращане на оферта. Проверете адреса, темата и съобщението и щракнете върху Изпращане. Клиентът получава имейл с връзка към офертата.Как клиентът ви приема или отхвърля офертаКлиентът ви отваря връзката от имейла ви и щраква върху Приемане на оферта или Отхвърляне на оферта. При приемане вие и екипът ви получавате имейл. След крайната дата не може да отговори онлайн.Промяна на статуса на офертаВ списъка с оферти щракнете върху бутона за действия на офертата и изберете Отбелязване като приета, като чакаща или като отхвърлена. Можете да го промените по всяко време.Копиране или изтриване на офертаВ списъка с оферти щракнете върху бутона за действия на офертата и изберете Копиране или Изтриване. Изтритата оферта изчезва завинаги: тя не отива в кошчето.Кой може да вижда и променя офертитеСобственикът на фирмата може всичко с офертите. Член има нужда от право Фактуриране. Клиентите ви виждат само офертите, които им изпращате, чрез връзката.
Контрагенти
Как работят контрагентитеКонтрагентите са фирмите и хората, на които продавате и от които купувате. Избирате ги в офертите, фактурите за продажби и фактурите за покупки, които използват името и адреса им.Добавяне на контрагентВ Контрагенти щракнете върху Добавяне, после Създаване на контрагент. Изберете организация или частно лице, отношението и името, добавете как да се свържете и щракнете върху Създаване на контрагент.Импортиране на контрагенти от таблицаВ Контрагенти щракнете върху Добавяне, после Импорт. Пуснете Excel, ODS или CSV файл, проверете редовете и импортирайте. Всеки ред става фирма, а импорта можете да отмените до 30 дни.Редактиране или изтриване на контрагентЩракнете върху името на контрагент, за да го промените. Изтриване го премества в кошчето, само ако не се използва в оферта или фактура. Двата системни контрагента не се променят и не се изтриват.Кой може да вижда и променя контрагентитеСобственикът на фирмата може всичко с контрагентите. Член има нужда от право Контрагенти. Без право Данни за контакт имейлът и телефонът на лицата за контакт са скрити.
Общо за всеки софтуер
Тези раздели работят по един и същи начин във всеки софтуер на Skileo.
Календар
Използване на календараОтворете Календар в менюто: срещите, задачите, интервютата, отпуските и празниците на екипа ви са в един календар. Покажете месец, седмица, ден или програмата.Създаване на събитие в календараВ Календар щракнете върху Добавяне или върху час в календара. Дайте на събитието заглавие, дата и час, добавете поканените хора и щракнете върху Създай. Те могат да получат покана по имейл.Повтаряне на събитиеВъв формуляра на събитието отворете списъка под часа и изберете колко често се повтаря, например всяка седмица или всеки работен ден. Изберете Персонализирано… за свое правило и край.Преместване, промяна или изтриване на събитиеПровлачете събитие на друг час или щракнете върху него и изберете Редактирай или Изтрий. Когато има поканени хора, Skileo може да ги уведоми по имейл. Изтрито събитие не може да се възстанови.Задачи, интервюта и отпуски в календараЩракнете върху задача, интервю или отпуск в календара, за да видите подробностите. Оттам отбележете задача като готова, отворете кандидатура или одобрете или отхвърлете заявка за отпуск.Използване на програмата и раздела ПредстоиИзгледът Програма показва календара ви ден по ден, с днешния ден най-горе. Над него Предстои отброява следващите дати по персонала, например първия ден на служител или документ, който изтича.Показване на календара на Skileo в Google Calendar, Outlook или Apple CalendarВ Календар щракнете върху Абониране и изберете приложение за календар. Срещите, интервютата, задачите и отпуските се появяват там и се обновяват. Експортиране изтегля показаните събития във файл.
Задачи
Създаване на задачаОтворете Задачи в менюто и щракнете върху Добавяне. Дайте на задачата заглавие и вид, изберете кой и кога я изпълнява, после щракнете върху Създаване на задача.Възлагане на задача и добавяне на наблюдателиИзберете човека, който изпълнява задачата, в полето Възложено на – той получава имейл. Добавете колеги като наблюдатели, за да получават имейл, когато задачата е коментирана или завършена.Задаване на краен срок или повтаряне на задачаВ раздела Кога срокът на задачата е дата, време след постъпване, време преди напускане или няма срок. Включете Повтаряне на задачата, за да се отваря следващата при всяко завършване.Завършване на задача и проследяване на напредъка ѝЩракнете върху кръглия бутон пред задачата, за да я завършите. Задачата минава от За изпълнение през В процес до Готово, а коментарите в раздела Активност държат всички в течение.Използване на списъка със задачи и таблотоЗадачи показва задачите ви като списък или като табло с колони. Превключвайте със Списък и Табло в горната част; и двата изгледа показват едни и същи задачи, със същото търсене и филтри.Копиране, експортиране или изтриване на задачиИзползвайте бутона за действия на задачата, за да я копирате или изтриете, или изберете няколко задачи в списъка. Изтритите задачи отиват в кошчето, откъдето можете да ги възстановите.
Бележки
Създаване на бележкаОтворете Бележки в менюто и щракнете върху Нова бележка. Въведете заглавие или текст. Бележката се запазва сама, докато пишете, затова няма бутон за запазване.Писане и форматиране на бележкаИзползвайте лентата с инструменти над текста за удебеляване, курсив, подчертаване, връзки и списъци. Отмени и Повтори са вляво в нея, а бележката се запазва сама, докато пишете.Избор кой може да вижда бележкатаВсяка бележка има своя настройка Вижда се от. Изберете Всички, Някои хора или Само аз. Новата бележка е видима за всеки Собственик на фирмата и Член.Скриване на парола в бележкаМаркирайте паролата и щракнете върху Скрий текста в лентата с инструменти. Тя се показва като •••••• навсякъде, а Skileo записва всеки път, когато някой я покаже или копира.Намиране, закачване и експортиране на бележкиИзползвайте търсенето и филтрите на страницата Бележки, като карти или като списък. Закачете бележка, за да остане най-горе за всички, които я виждат.Изтриване на бележкаОтворете бележката и щракнете върху бутона с кошчето горе или изберете Премести в кошчето в списъка. За да върнете бележката, щракнете върху Отмени в съобщението, което се появява.
Документи
Добавяне на документиОтворете „Документи“ в менюто и щракнете върху „Добавяне“. Пуснете един или няколко файла или добавете връзка. Всеки файл става отделен документ със заглавие от името на файла.Споделяне на документ със служител или кандидатИзберете хората в „Свързване с“ и оставете превключвателя за споделяне включен. Те получават имейл и могат да отворят документа в своето пространство в Skileo.Кой може да вижда документДокументът е достъпен за хората, които управляват документи във вашето работно пространство, и за служителите или кандидатите, с които е споделен. Направете го личен, за да е само ваш.Искане на потвърждение, че документът е прочетенКогато споделяте документ, включете „Помолете ги да потвърдят, че са го прочели“. Всеки човек получава бутон „Прочетох го“, а вие виждате кой е потвърдил и кога.Задаване на срок на валидност на документЗадайте на лична карта, разрешително или договор дата в „Изтича на“ и изберете кога да ви се напомни. Когато дойде време, до „Документи“ в менюто се появява число.Намиране и преглед на документиТърсете в документите по име или филтрирайте по тип, човек, софтуер, срок или етикет. Щракнете върху иконата на файла, за да го прегледате в Skileo: PDF, изображения, Word, Excel, PowerPoint и други.Редактиране, копиране или изтриване на документОтворете документа и щракнете върху „Редактирай“, за да смените файла или данните. С бутона за действия го копирате или изтривате. Изтритият документ отива в кошчето, откъдето може да се възстанови.Вашите документи като служител или кандидатОтворете „Документи“ в своето пространство в Skileo, за да четете документите, споделени с вас от работодателя, и да добавяте свои. Включете „Споделяне на документа с работодателя“, за да ги вижда.
Съобщения
Започване на разговорОтворете Съобщения в менюто и щракнете върху име под Започнете разговор. Напишете съобщението си и натиснете Enter. След това разговорът е в Директни съобщения.Създаване на канал или частна групаВ Съобщения щракнете върху + до Канали. Дайте му име. Оставете Частна група без отметка за канал, който вижда целият екип, или я отметнете и добавете хората в групата.Изпращане на съобщения, файлове и снимкиПишете в полето под разговора и натиснете Enter. За да изпратите файлове, щракнете върху кламера, поставете ги или ги пуснете върху разговора: до 10 файла по 25 MB.Отговор, реакция или препращане на съобщениеПосочете съобщение с мишката, за да видите действията му. Щракнете върху емоджи, за да реагирате, Отговори, за да отговорите с цитат, или Препрати, за да го изпратите другаде.Редактиране или изтриване на съобщениеПосочете съобщението си и щракнете върху Редактирай или Изтрий. Изтритото съобщение изчезва за всички, заедно с файловете му. Само авторът може да промени съобщението си.Непрочетени и видени съобщенияСъобщения в менюто показва колко съобщения не сте прочели. Под последното ви съобщение Изпратено става Видяно с часа, щом другият човек го прочете.Търсене в съобщенията и споделените файловеОтворете разговор и щракнете върху Търсене в съобщенията горе. Търсете в този разговор или във всички. Споделени файлове и връзки показва снимките, файловете и връзките от разговора.Гласово обаждане или видеообажданеОтворете разговор в Съобщения и щракнете върху Обаждане или Видеообаждане горе. Обаждането се отваря в отделен прозорец и звъни на другите на всяка страница на Skileo. Могат да участват до 8 души.
Кошче
Как работи кошчето в SkileoКогато изтриете фактура, документ, задача или друг елемент, Skileo го премества в кошчето. Там той е скрит от останалата част на Skileo, докато някой не го възстанови или изтрие завинаги.Възстановяване на изтрит елементЗа да върнете нещо, което сте изтрили, отворете „Кошче“ в менюто, намерете елемента и изберете „Възстановяване“. Той се връща на обичайното си място без промени, с прикачените файлове.Изтриване завинаги на елементи от кошчетоЗа да премахнете елемент завинаги, отворете „Кошче“, изберете „Изтриване завинаги“ в действията на елемента и потвърдете. Това не може да се отмени: елементът и прикачените му файлове се заличават.Изпразване на кошчетоСобственикът на фирмата може да изтрие всичко в кошчето наведнъж с бутона „Изпразване на кошчето“. Всеки елемент се изтрива завинаги, включително тези, които търсенето или филтърът скриват.
ИИ
Писане с ИИЩракнете върху искрата в текстово поле, за да поправите правописа, да перифразирате или да смените тона или дължината. В Съобщения предлага и отговор. Прочитате резултата преди запазване.Включване или изключване на писането с ИИСобственикът на работното пространство включва или изключва „Пиши с ИИ“ за всички в Настройки, в раздела ИИ. В платените планове е включено по подразбиране.