Wie een document kan zien

Een document is open voor wie in je werkruimte documenten beheert, en voor de medewerkers of kandidaten met wie het is gedeeld. Maak het privé om het voor jezelf te houden.

Wie een document kan openen

De persoon die het heeft toegevoegd. Altijd.
De mensen die documenten beheren: de Bedrijfseigenaar en elk Lid met het recht Documenten. Zij kunnen het openen, behalve als het privé is. Om het te bewerken, heeft een Lid Schrijven nodig.
De mensen met wie het is gedeeld: de medewerkers of kandidaten die je hebt gekozen bij Koppelen aan, zolang de schakelaar voor delen aan staat. Zij kunnen het alleen openen. Zie Een document delen met een medewerker of kandidaat.
De mensen die een taak zien waaraan het document is gekoppeld. Zij openen het vanuit de taak.

Controleren wie een document kan zien

Open het document en kies het tabblad Toegang. Onder Wie het kan zien staat elke persoon of groep, met Kan bewerken, Kan openen of Kan niet openen.

In de lijst geeft de kolom Toegang hetzelfde antwoord in het kort:

Medewerkers: de mensen met wie het is gedeeld, kunnen het openen.
Alleen managers: alleen wie documenten beheert, kan het openen.
Privé: alleen jij, en de mensen met wie het is gedeeld.

Een document privé maken

Voeg een document toe, of open er een en klik op Bewerken.
Open Meer opties.
Zet Alleen voor jou aan.
Klik op Opslaan.

Andere mensen die documenten beheren, kunnen het niet meer openen of bewerken, ook de Bedrijfseigenaar niet. De mensen met wie het is gedeeld, kunnen het nog steeds openen.

Als je Alleen voor jou weer uitzet, wordt het document weer gedeeld met iedereen die documenten beheert, en zij krijgen daarover een e-mail.

Iemand een link naar een document sturen

Open het document, kies het tabblad Toegang en klik op Link kopiëren. De link opent de pagina van het document. Alleen wie het document kan zien, kan de link openen.

Veelgestelde vragen

Kan een Lid zonder het recht Documenten documenten zien?

Nee. Documenten staat niet in diens menu. De Bedrijfseigenaar geeft het recht: Lezen om documenten te zien, Schrijven om ze toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen.

Kan de bedrijfseigenaar mijn privédocumenten zien?

Nee. Een privédocument is alleen van jou, en van de mensen met wie je het hebt gedeeld.

Waarom kan een medewerker een document openen dat ik niet met hem of haar heb gedeeld?

Het document is gekoppeld aan een taak die die medewerker kan zien. Die opent het vanuit de taak. Het tabblad Toegang toont deze taken.