Relaties importeren uit een spreadsheet

Je bestand importeren

1. Open Relaties in het menu.
2. Klik rechtsboven op Nieuwe toevoegen en dan op Importeren. De pagina Relaties importeren gaat open.
3. Zet je bestand neer op de pagina, of klik op Bestand kiezen. Skileo leest Excel- (.xlsx, .xls), ODS- en CSV-bestanden tot 10 MB.
4. Controleer de kolommen en de rijen. Zie hieronder.
5. Klik op de knop onderaan, bijvoorbeeld 25 relaties importeren.

Er wordt niets opgeslagen tot je op deze knop klikt. De pagina toont dan hoeveel relaties zijn toegevoegd, en Bekijk ze in Relaties opent de lijst met alleen deze relaties.

De import heeft drie stappen, bovenaan de pagina: Toevoegen, Controleren en Klaar.

Het bestand voorbereiden

Zet de kolomnamen op de eerste rij, en daarna één bedrijf per rij. Elke rij heeft nodig:

• de naam van het bedrijf,
• de wettelijk vertegenwoordiger,
• het identificatienummer van het bedrijf of het btw-nummer.

Je kunt ook het adres, de plaats, de postcode, het land, het e-mailadres en het telefoonnummer opgeven. Twee kolommen zeggen of het bedrijf een klant is en of het een leverancier is: schrijf 1 voor ja, 0 of niets voor nee.

Om met de juiste kolommen te beginnen, klik je in de eerste stap op Sjabloon downloaden. Je krijgt een Excel-bestand met de kolomnamen.

Als je werkmap meerdere bladen heeft, opent Skileo het blad dat het best past. Je kunt een ander blad kiezen bij Blad.

De kolommen en de rijen controleren

Skileo koppelt de kolommen van je bestand aan zijn velden op basis van hun namen, in elk van zijn talen. Klik op Wijzigen om een kolom aan een ander veld te koppelen, of om hem weg te laten.

Elke rij toont Klaar of Controleren. Bij een rij om te controleren staat het probleem in het rood in de cel.

• Klik op een cel om die te verbeteren. Skileo controleert de rij opnieuw.
• Klik op het kruisje aan het eind van een rij om die weg te laten (Deze rij weglaten). Klik op Terugzetten om hem terug te zetten.

Rijen die bij het importeren nog fout zijn, worden weggelaten. In de laatste stap kun je ze downloaden, met de reden voor elke rij.

Bedrijven die al in je relaties staan

Een rij met het identificatienummer of het btw-nummer van een van je relaties toont Al in je database. Kies wat er met deze rijen gebeurt:

• Overslaan: ze worden niet geïmporteerd. Dit is de standaard.
• Lege velden aanvullen: Skileo vult aan wat bij die relatie nog leeg is, zoals het telefoonnummer of het adres. Wat er al staat, wijzigt het nooit.

Je kunt ook per rij kiezen.

Een import ongedaan maken

Klik in de laatste stap op Ongedaan maken. Je kunt het ook later ongedaan maken: open de importpagina opnieuw. Daar staan je imports onder Recente imports, elk met Bekijken en Ongedaan maken.

Ongedaan maken zet de relaties die de import heeft toegevoegd in de Prullenbak, zolang niemand ze sindsdien heeft gebruikt of gewijzigd. Een relatie die op een offerte of factuur staat, of die na de import is gewijzigd, blijft. Wat de import heeft aangevuld bij relaties die je al had, blijft staan.

Je kunt een import 30 dagen lang ongedaan maken.

Veelgestelde vragen