Rechnung per E-Mail senden

Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf die Aktionsschaltfläche und wählen Sie Senden. Prüfen Sie Adresse, Betreff und Nachricht und klicken Sie auf Senden. Das PDF geht als Anhang mit.

Rechnung senden

Öffnen Sie im Menü Finanzen › Ausgangsrechnungen.
Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche (⋮) am Ende der Zeile der Rechnung und wählen Sie Senden. Auf der Seite der Rechnung klicken Sie auf Rechnung senden.
Prüfen Sie die Felder unten.
Klicken Sie auf Senden.

Die Felder

Von: zunächst die E-Mail-Adresse Ihres Arbeitsbereichs. Wenn der Kunde antwortet, geht die Antwort an diese Adresse.
An: zunächst die E-Mail-Adresse des Kunden. Um an mehrere Personen zu senden, trennen Sie die Adressen durch ein Semikolon (;).
Nachrichtenvorlage: Wählen Sie eine vorbereitete Nachricht. Sie ersetzt Betreff und Nachricht.
Betreff und Nachricht: Ändern Sie sie nach Belieben. Skileo kann die Nachricht für Sie schreiben. Lesen Sie dazu Mit KI schreiben.
Sprache der Links und des PDFs: die Sprache des angehängten PDFs und der Links in der E-Mail. Zunächst ist es die Sprache der Rechnung.
Rechnung als Anhang senden: zunächst eingeschaltet. Schalten Sie es aus, um nur die Links zu senden.

Platzhalter

Geben Sie diese Wörter in den Betreff oder die Nachricht ein. Skileo ersetzt sie beim Senden der E-Mail durch die Angaben der Rechnung:

[invoice_number]: die Nummer der Rechnung.
[invoice_amount]: der Gesamtbetrag, mit der Währung.
[invoice_duedate]: das Fälligkeitsdatum.
[company_name]: der Name Ihres Unternehmens.
[invoice_link]: der Link zur Seite der Rechnung, auf der Ihr Kunde die Rechnung sehen und bezahlen kann.
[download_link]: der Link zum Herunterladen des PDFs.

Wenn die Nachricht keinen der beiden Links enthält, fügt Skileo den Link zur Seite der Rechnung selbst hinzu.

Nachrichtenvorlagen

Schreiben Sie Ihre üblichen Nachrichten einmal, unter Einstellungen, Rechnungsnachrichten. Die Standardvorlage füllt Betreff und Nachricht jedes Mal aus, wenn Sie eine Rechnung senden.

Was Ihr Kunde erhält

Die E-Mail kommt von Skileo, unter dem Namen Ihres Arbeitsbereichs. Sie enthält Ihre Nachricht und, wenn der Schalter eingeschaltet war, die Rechnung als PDF-Datei.

Wenn Sie die Rechnung als PDF hochgeladen haben, sendet Skileo diese Datei statt des PDFs, das es selbst erstellt. Lesen Sie dazu Rechnung aus einem PDF ausfüllen oder viele auf einmal hinzufügen.

Nach dem Senden zeigt die Liste unter dem Status Gesendet am mit dem Datum. Die Seite der Rechnung zeigt außerdem Gesendet an, die Adressen, an die sie gesendet wurde.

Mehrere Rechnungen auf einmal senden

Markieren Sie die Rechnungen in der Liste.
Wählen Sie oben Per E-Mail senden.
Geben Sie die Adresse unter An ein und prüfen Sie dann Betreff und Nachricht.
Prüfen Sie den Name der ZIP-Datei. Skileo hängt „.zip“ nicht an den Namen an: Geben Sie es am Ende ein.
Klicken Sie auf Senden.

Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit einer ZIP-Datei, die das PDF jeder Rechnung enthält.

Stattdessen den Link teilen

Jede Rechnung hat eine eigene Seite, die Ihr Kunde ohne Konto öffnen kann. Um sie zu öffnen, klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf die Aktionsschaltfläche (⋮) und wählen Sie Öffentlichen Link öffnen. Kopieren Sie die Adresse der Seite und senden Sie sie auf dem Weg, den Sie möchten. Lesen Sie dazu Kunden eine Rechnung online bezahlen lassen.

Häufige Fragen

Kann ich einen Entwurf senden?

Skileo hindert Sie nicht daran. Aber ein Entwurf, der für eine wiederkehrende Rechnung erstellt wurde, hat noch keine Nummer. Öffnen Sie ihn, geben Sie ihm eine Nummer und speichern Sie ihn, bevor Sie ihn senden.

Kann ich eine Rechnung erneut senden?

Ja. Senden Sie sie auf dieselbe Weise. Gesendet am zeigt dann das neue Datum.

In welcher Sprache ist das PDF?

In der Sprache, die Sie unter Sprache der Links und des PDFs wählen. Um die Sprache der Rechnung selbst zu ändern, bearbeiten Sie sie und ändern Sie die Rechnungssprache.

Wer kann Rechnungen senden?

Der Geschäftsinhaber und jedes Mitglied mit Rechnungsstellung auf Schreiben.