Wer ein Dokument sehen kann

Ein Dokument ist offen für alle, die in Ihrem Arbeitsbereich Dokumente verwalten, und für die Mitarbeitenden oder Kandidaten, mit denen es geteilt ist. Privat behalten Sie es für sich.

Wer ein Dokument öffnen kann

Die Person, die es hinzugefügt hat. Immer.
Die Personen, die Dokumente verwalten: der Geschäftsinhaber und jedes Mitglied mit der Berechtigung Dokumente. Sie können es öffnen, außer es ist privat. Zum Bearbeiten braucht ein Mitglied die Berechtigung Schreiben.
Die Personen, mit denen es geteilt ist: die Mitarbeitenden oder Kandidaten, die Sie im Feld Verknüpfen mit gewählt haben, solange der Teilen-Schalter eingeschaltet ist. Sie können es nur öffnen. Lesen Sie dazu Dokument mit Mitarbeitenden oder Kandidaten teilen.
Die Personen, die eine Aufgabe sehen, an die das Dokument angehängt ist. Sie öffnen es über die Aufgabe.

Prüfen, wer ein Dokument sehen kann

Öffnen Sie das Dokument und wählen Sie den Tab Zugriff. Der Bereich Wer es sehen kann listet jede Person oder Gruppe auf, mit Kann bearbeiten, Kann öffnen oder Kann nicht öffnen.

In der Liste gibt die Spalte Zugriff dieselbe Antwort in Kurzform:

Mitarbeiter: Die Personen, mit denen es geteilt ist, können es öffnen.
Nur Manager: Nur die Personen, die Dokumente verwalten, können es öffnen.
Privat: nur Sie und die Personen, mit denen es geteilt ist.

Dokument privat machen

Fügen Sie ein Dokument hinzu, oder öffnen Sie eines und klicken Sie auf Bearbeiten.
Öffnen Sie Weitere Optionen.
Schalten Sie die Option Nur für Sie ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Andere Personen, die Dokumente verwalten, können es nicht mehr öffnen oder bearbeiten, auch nicht der Geschäftsinhaber. Die Personen, mit denen es geteilt ist, können es weiterhin öffnen.

Wenn Sie die Option Nur für Sie wieder ausschalten, ist das Dokument wieder für alle freigegeben, die Dokumente verwalten, und sie erhalten darüber eine E-Mail.

Jemandem einen Link zu einem Dokument senden

Öffnen Sie das Dokument, wählen Sie den Tab Zugriff und klicken Sie auf Link kopieren. Der Link öffnet die Seite des Dokuments. Nur Personen, die das Dokument sehen können, können ihn öffnen.

Häufige Fragen

Kann ein Mitglied ohne Dokumente-Berechtigung Dokumente sehen?

Nein. Dokumente steht nicht in seinem Menü. Der Geschäftsinhaber vergibt die Berechtigung: Lesen, um Dokumente zu sehen, Schreiben, um sie hinzuzufügen, zu ändern und zu löschen.

Kann der Geschäftsinhaber meine privaten Dokumente sehen?

Nein. Ein privates Dokument gehört nur Ihnen und den Personen, mit denen Sie es geteilt haben.

Warum kann ein Mitarbeiter ein Dokument öffnen, das ich nicht mit ihm geteilt habe?

Das Dokument ist an eine Aufgabe angehängt, die er sehen kann. Er öffnet es über die Aufgabe. Der Tab Zugriff listet diese Aufgaben auf.