Projets
Projets, tâches et suivi du temps
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Projets et tâches
Comment fonctionne la liste des projetsProjets liste vos projets clients et internes, avec l’étape, le chef de projet, les membres et l’avancement de chacun. Filtrez, recherchez, triez et mettez des projets en favoris en haut.Créer un projetCliquez sur Ajouter dans Projets, nommez le projet, choisissez son modèle, son client, son chef de projet et ses membres, puis cliquez sur Créer le projet.Listes de tâches, vue en liste et tableauLes tâches d’un projet sont dans des listes de tâches. Affichez-les en liste, ou en tableau avec une colonne par liste, et faites glisser les tâches pour les ordonner ou les déplacer.Ajouter et modifier les tâches d’un projetAjoutez une tâche en bas d’une liste de tâches, puis ouvrez-la pour choisir qui la fait, ses dates, ses étiquettes, son estimation et sa priorité. Chaque changement est enregistré aussitôt.Commenter une tâche de projetOuvrez la tâche, écrivez dans la zone de commentaire, tapez @ pour mentionner un membre, joignez des fichiers, puis cliquez sur Commenter. Abonnés et responsable le reçoivent par e-mail.Utiliser Mon travailMon travail liste vos tâches ouvertes dans tous les projets actifs, celles du jour et en retard d’abord. Terminez-les, ajoutez-en, lancez le chronomètre et voyez votre temps de la semaine.Utiliser des modèles de projetUn modèle est un projet type : un projet créé à partir de lui reprend ses listes de tâches, ses tâches ouvertes, ses membres et ses taux. Enregistrez n’importe quel projet comme modèle.Configurer les étapes, catégories, types de travail et étiquettesLes paramètres des projets contiennent les listes que tous les projets utilisent : étapes, catégories, étiquettes de tâches, et types de travail avec leurs taux horaires par défaut.Ce que les employés voient dans ProjetsLes employés ne voient que les projets dont ils sont membres. Ils ajoutent, modifient, terminent et commentent des tâches et saisissent leur propre temps, mais ne voient jamais les montants.Qui peut voir et modifier les projetsLe Chef d’entreprise peut tout faire. Un Membre a besoin du droit sur les projets, et de celui sur les taux et les budgets pour voir les montants.
Suivi du temps
Suivre le temps avec le chronomètreDémarrez le chronomètre en haut de la page, sur une tâche ou dans Mon travail, puis cliquez sur Arrêter et enregistrer. Le temps est enregistré sur le projet et la tâche.Saisir du temps sur un projetCliquez sur Saisir du temps, tapez une durée comme 1:30 ou une heure de début et de fin, choisissez le jour, le projet, la tâche et le type de travail, puis enregistrez.Voir le temps saisiLa page Temps liste le temps que vous pouvez voir, avec des totaux, des filtres et une vue Par tâche. L’onglet Temps d’un projet montre ses semaines, personne par personne.Temps facturable, taux horaires et budgetLe temps sur un projet avec un client est facturable par défaut. Les types de travail fixent les taux horaires, un projet peut les changer, et son coût est comparé à son budget.
Commun à tous les logiciels
Ces sections fonctionnent de la même façon dans tous les logiciels Skileo.
Calendrier
Utiliser le calendrierOuvrez Calendrier dans le menu pour voir les réunions, tâches, entretiens, congés et jours fériés de votre équipe. Affichez un mois, une semaine, un jour ou l’agenda, et masquez le reste.Créer un événement dans le calendrierDans Calendrier, cliquez sur Ajouter ou sur une heure. Donnez un titre, une date et une heure à l’événement, ajoutez les invités et cliquez sur Créer. Ils peuvent recevoir une invitation par e-mail.Répéter un événementDans le formulaire, ouvrez la liste sous l’heure et choisissez la fréquence, par exemple chaque semaine ou chaque jour ouvré. Choisissez Personnaliser… pour fixer votre règle et sa fin.Déplacer, modifier ou supprimer un événementFaites glisser un événement vers une autre heure, ou cliquez dessus et choisissez Modifier ou Supprimer. Skileo peut prévenir les invités par e-mail. Un événement supprimé ne peut pas être restauré.Tâches, entretiens et congés dans le calendrierCliquez sur une tâche, un entretien ou un congé du calendrier pour voir ses détails. De là, terminez une tâche, ouvrez la candidature d’un entretien, ou approuvez ou refusez un congé.Utiliser l’agenda et la rubrique « À venir »La vue Agenda liste votre calendrier jour par jour, aujourd’hui en haut. Au-dessus, À venir décompte les prochaines dates RH, comme le premier jour d’un employé ou un document qui expire.Voir votre calendrier Skileo dans Google Calendar, Outlook ou Apple CalendarDans Calendrier, cliquez sur S’abonner et choisissez votre application. Vos réunions, entretiens, tâches et congés y apparaissent, à jour. Exporter télécharge les événements affichés.
Tâches
Créer une tâcheOuvrez Tâches dans le menu et cliquez sur Ajouter. Donnez un titre et un type à la tâche, choisissez qui la fait et quand, puis cliquez sur Créer une tâche.Attribuer une tâche et ajouter des abonnésChoisissez la personne qui fait la tâche dans Attribuer à ; elle reçoit un e-mail. Ajoutez des collègues comme abonnés pour qu’ils soient prévenus par e-mail quand la tâche est commentée ou terminée.Fixer une échéance ou répéter une tâcheDans Quand, une tâche est due à une date, un délai après l’arrivée, un délai avant le départ, ou jamais. Avec Répéter cette tâche, terminer la tâche ouvre la suivante.Terminer une tâche et suivre son avancementCliquez sur le bouton rond devant une tâche pour la terminer. Une tâche passe de À faire à En cours puis à Terminé ; les commentaires de l’onglet Activité tiennent tout le monde informé.Utiliser la liste des tâches et le tableauTâches affiche vos tâches en liste ou en tableau de colonnes. Changez avec Liste et Tableau en haut ; les deux montrent les mêmes tâches, avec la même recherche et les mêmes filtres.Copier, exporter ou supprimer des tâchesCopiez ou supprimez une tâche avec son bouton d’actions, ou sélectionnez plusieurs tâches dans la liste. Les tâches supprimées vont dans la corbeille, où vous pouvez les restaurer.
Notes
Créer une noteOuvrez Notes dans le menu et cliquez sur Nouvelle note. Saisissez un titre ou du texte. La note s’enregistre pendant que vous écrivez : il n’y a pas de bouton pour enregistrer.Écrire et mettre en forme une noteUtilisez la barre d’outils au-dessus du texte pour le gras, l’italique, le soulignement, les liens et les listes. Annuler et Rétablir sont à sa gauche, et la note s’enregistre toute seule.Choisir qui peut voir une noteChaque note a son propre réglage Visible par. Choisissez Tout le monde, Certaines personnes ou Moi seul. Une nouvelle note est visible par chaque Chef d’entreprise et chaque Membre.Masquer un mot de passe dans une noteSélectionnez le mot de passe et cliquez sur Masquer le texte dans la barre d’outils. Il s’affiche alors •••••• partout, et Skileo garde une trace de chaque affichage ou copie.Trouver, épingler et exporter des notesUtilisez la recherche et les filtres de la page Notes, en cartes ou en liste. Épinglez une note pour la garder en haut pour toutes les personnes qui la voient.Supprimer une noteOuvrez la note et cliquez sur le bouton corbeille en haut, ou choisissez Mettre à la corbeille dans la liste. Pour récupérer la note, cliquez sur Annuler dans le message qui suit.
Documents
Ajouter des documentsOuvrez Documents dans le menu et cliquez sur Ajouter. Déposez un ou plusieurs fichiers, ou ajoutez un lien. Chaque fichier devient un document, avec pour titre le nom du fichier.Partager un document avec un employé ou un candidatChoisissez les personnes dans Associer à, puis laissez le partage activé. Elles reçoivent un e-mail et peuvent ouvrir le document dans leur propre espace Skileo.Qui peut voir un documentUn document est ouvert aux personnes qui gèrent les documents dans votre espace de travail, et aux employés ou candidats avec qui il est partagé. Rendez-le privé pour le garder pour vous.Demander de confirmer la lecture d’un documentActivez Leur demander de confirmer la lecture quand vous partagez un document. Chaque personne a un bouton J’ai lu ce document, et vous voyez qui a confirmé et quand.Définir une date d’expiration pour un documentDonnez à une carte d’identité, un permis ou un contrat une date Expire le et choisissez quand être prévenu. Le moment venu, un nombre apparaît à côté de Documents dans le menu.Trouver et prévisualiser des documentsCherchez un document par nom, ou filtrez par type, personne, logiciel, expiration ou étiquette. Cliquez sur l’icône d’un fichier pour le voir dans Skileo : PDF, images, Word, Excel et plus.Modifier, copier ou supprimer un documentOuvrez le document et cliquez sur Modifier pour changer son fichier ou ses détails. Le bouton d’actions sert à le copier ou à le supprimer. Supprimé, il va dans la corbeille et peut être restauré.Vos documents en tant qu’employé ou candidatDans votre espace Skileo, ouvrez Documents pour lire ce que votre employeur a partagé avec vous et ajouter vos documents. Activez Partager le document avec l’employeur pour qu’il les voie.
Actifs
Suivre les actifs de votre entrepriseActifs liste ce que votre entreprise possède ou paie, qui détient chaque élément, ce qu’il coûte et ce qui arrive ensuite. Ouvrez Actifs dans le menu de n’importe quel logiciel.Ajouter un actifOuvrez Actifs, cliquez sur Ajouter, choisissez Matériel ou Logiciel & abonnement et saisissez un nom. Seul le nom est obligatoire. Les dates, les coûts et les personnes peuvent attendre.Attribuer du matériel à un employé, le transférer ou le récupérerOuvrez l’élément et cliquez sur Attribuer pour le confier à un employé. Transférer le passe à quelqu’un d’autre en une étape, Restituer le rend disponible. Chaque passage reste dans Historique.Attribuer et retirer des licences logiciellesOuvrez l’abonnement et cliquez sur Attribuer des licences pour en donner à des employés. Retirer reprend une licence. La liste indique combien de licences sont utilisées et combien sont libres.Paiements, renouvellements et dates limites de résiliation des abonnementsUn abonnement a trois dates distinctes, le prochain paiement, le renouvellement et le dernier jour pour résilier. Skileo calcule la date limite de résiliation à partir du préavis et vous la rappelle.Rappels des actifs et vue À venirSkileo prévient le responsable de l’actif avant la fin d’une garantie, le retour d’un prêt, ou la résiliation ou le renouvellement d’un abonnement. À venir liste tout cela sur 60 jours.Récupérer le matériel et retirer les licences quand un employé s’en vaOuvrez la fiche de l’employé et son onglet Actifs. Il liste le matériel qu’il détient et ses licences logicielles, avec les boutons Restituer et Retirer. Un bandeau indique son dernier jour.Trouver, modifier, exporter ou supprimer des actifsCherchez par nom, numéro de série, fournisseur, détenteur ou lieu, et filtrez la liste. Sélectionnez plusieurs actifs pour changer de responsable, ajouter des étiquettes, exporter ou supprimer.
Messages
Démarrer une discussionOuvrez Messages dans le menu et cliquez sur un nom sous Démarrer une discussion. Écrivez votre message et appuyez sur Entrée. La discussion figure ensuite sous Messages directs.Créer un canal ou un groupe privéDans Messages, cliquez sur + à côté de Canaux. Donnez-lui un nom. Laissez Groupe privé décoché pour un canal visible par toute l’équipe, ou cochez-le et ajoutez les personnes du groupe.Envoyer des messages, des fichiers et des photosÉcrivez dans le champ en bas de la conversation et appuyez sur Entrée. Pour envoyer des fichiers, cliquez sur le trombone, collez-les ou déposez-les : jusqu’à 10 fichiers de 25 Mo chacun.Répondre à un message, y réagir ou le transférerPointez un message pour voir ses actions. Cliquez sur un emoji pour réagir, sur Répondre pour y répondre avec une citation, ou sur Transférer pour l’envoyer à une autre conversation ou personne.Modifier ou supprimer un messagePointez votre message et cliquez sur Modifier ou Supprimer. Un message supprimé disparaît pour tout le monde, avec ses fichiers. Seule la personne qui a écrit un message peut le changer.Messages non lus et confirmations de lectureMessages, dans le menu, indique combien de messages vous n’avez pas lus. Sous votre dernier message, Envoyé devient Vu à, avec l’heure, dès que l’autre personne l’a lu.Rechercher des messages et des fichiers partagésOuvrez une conversation et cliquez sur Rechercher dans les messages, en haut. Cherchez dans cette conversation ou dans toutes. Fichiers et liens partagés liste les photos, fichiers et liens envoyés.Passer un appel vocal ou vidéoOuvrez une conversation dans Messages et cliquez sur Appeler ou Appel vidéo, en haut. L’appel s’ouvre dans sa propre fenêtre et sonne chez les autres sur toute page de Skileo. Jusqu’à 8 personnes.
Corbeille
Comment fonctionne la corbeille dans SkileoSi vous supprimez une facture, un document, une tâche ou un autre élément, il va dans la corbeille. Il y reste, invisible ailleurs dans Skileo, jusqu’à sa restauration ou sa suppression définitive.Restaurer un élément suppriméPour récupérer un élément supprimé, ouvrez la Corbeille dans le menu, trouvez l’élément et choisissez Restaurer. Il revient à sa place habituelle, sans changement, avec ses fichiers joints.Supprimer définitivement des éléments de la corbeillePour supprimer définitivement un élément, ouvrez la Corbeille, choisissez Supprimer définitivement dans ses actions et confirmez. C’est irréversible : l’élément et ses fichiers joints sont effacés.Vider la corbeilleUn chef d’entreprise peut tout supprimer d’un coup avec le bouton Vider la corbeille. Chaque élément est effacé définitivement, même ceux masqués par votre recherche ou un filtre.
IA
Écrire avec l’IACliquez sur l’étincelle d’un champ de texte pour corriger l’orthographe, reformuler, ou changer le ton ou la longueur. Dans Messages, elle suggère aussi une réponse. Vous relisez avant d’envoyer.Activer ou désactiver l’écriture avec l’IALe propriétaire de l’espace de travail active ou désactive Écrire avec l’IA pour tout le monde dans Réglages, onglet IA. C’est activé par défaut dans toutes les formules.
Sécurité du compte
Voir où votre compte est connectéL’onglet Sécurité de votre profil liste vos 20 dernières connexions, y compris celles qui ont échoué, et déconnecte tous vos autres appareils en un clic.Confirmer une connexion depuis un nouveau navigateurSi vous vous connectez depuis un navigateur que votre compte n’a jamais utilisé, sur un nouveau réseau, Skileo vous envoie un code par e-mail. Saisissez-le ; il est valable 10 minutes.Activer l’authentification à deux facteursAvec l’authentification à deux facteurs, chaque connexion demande, après le mot de passe, un code à 6 chiffres envoyé sur votre téléphone. Activez-la dans l’onglet Sécurité de votre profil.