Projekty
Projekty, úkoly a evidence času
66 článků
Projekty a úkoly
Jak funguje seznam projektůV části Projekty jsou vaše klientské a interní projekty s fází, vedoucím, členy a postupem každého z nich. Nahoře je můžete filtrovat, hledat, řadit a označovat hvězdičkou.Vytvoření projektuV části Projekty klikněte na Přidat nový, pojmenujte projekt, zvolte jeho šablonu, klienta, vedoucího a členy a pak klikněte na Vytvořit projekt.Seznamy úkolů, zobrazení seznamu a nástěnkaÚkoly projektu jsou v seznamech úkolů. Zobrazte je jako seznam, nebo jako nástěnku s jedním sloupcem pro každý seznam, a přetahováním úkoly řaďte nebo přesouvejte.Přidávání a úpravy úkolů projektuPřidejte úkol na konci seznamu úkolů, pak ho otevřete a nastavte, kdo ho dělá, jeho data, štítky, odhad a prioritu. Každá změna se hned uloží.Komentování úkolu projektuOtevřete úkol, napište komentář, znakem @ zmiňte člena, přiložte soubory a klikněte na Komentovat. Sledující a přiřazená osoba ho dostanou e-mailem.Používání části Moje práceMoje práce ukazuje vaše otevřené úkoly ve všech aktivních projektech, nejdřív dnešní a po termínu. Dokončujte a přidávejte úkoly, spouštějte stopky a sledujte čas za týden.Používání šablon projektůŠablona je vzorový projekt: nový projekt z ní začne s jejími seznamy úkolů, otevřenými úkoly, členy a sazbami. Jako šablonu lze uložit jakýkoli projekt.Nastavení fází, kategorií, typů práce a štítkůNastavení projektů obsahuje seznamy, které používá každý projekt: fáze, kategorie, štítky úkolů a typy práce s jejich výchozími hodinovými sazbami.Co zaměstnanci vidí v části ProjektyZaměstnanci vidí jen projekty, jejichž jsou členy. Přidávají, mění, dokončují a komentují úkoly a zapisují svůj čas, ale finance nikdy nevidí.Kdo může vidět a měnit projektyVlastník firmy může dělat vše. Člen potřebuje oprávnění pro projekty a k zobrazení financí také oprávnění pro sazby a rozpočty.
Evidence času
Měření času stopkamiSpusťte stopky nahoře na stránce, na úkolu nebo v části Moje práce a pak klikněte na Zastavit a uložit. Čas se uloží na projekt a úkol.Zapisování času na projektKlikněte na Zapsat čas, zadejte dobu trvání, například 1:30, nebo čas začátku a konce, zvolte den, projekt, úkol a typ práce a pak uložte.Zobrazení zapsaného časuStránka Čas ukazuje čas, který smíte vidět, se součty, filtry a zobrazením Podle úkolů. Karta Čas projektu ukazuje jeho týdny, osobu po osobě.Fakturovatelný čas, hodinové sazby a rozpočetČas na projektu s klientem je ve výchozím stavu fakturovatelný. Typy práce určují hodinové sazby, projekt je může změnit a jeho náklady se porovnávají s rozpočtem.
Společné pro každý software
Tyto sekce fungují stejně v každém softwaru Skileo.
Kalendář
Používání kalendářeOtevřete Kalendář v menu a uvidíte schůzky, úkoly, pohovory, volno a svátky svého týmu v jednom kalendáři. Zobrazte měsíc, týden, den nebo agendu a skryjte, co nepotřebujete.Vytvoření události v kalendářiV Kalendáři klikněte na Přidat nový nebo na čas v kalendáři. Zadejte nadpis, datum a čas, přidejte lidi, které zvete, a klikněte na Vytvořit. Pozvánku mohou dostat e-mailem.Opakování událostiVe formuláři události otevřete seznam pod časem a zvolte, jak často se opakuje, například každý týden nebo každý pracovní den. Volbou Vlastní… nastavíte vlastní pravidlo a jeho konec.Přesunutí, změna nebo smazání událostiPřetáhněte událost na jiný čas, nebo na ni klikněte a zvolte Upravit či Smazat. Když jsou pozvaní další lidé, Skileo jim to může oznámit e-mailem. Smazanou událost nelze obnovit.Úkoly, pohovory a volno v kalendářiKliknutím na úkol, pohovor nebo volno v kalendáři zobrazíte podrobnosti. Odtud označíte úkol jako hotový, otevřete přihlášku uchazeče nebo schválíte či zamítnete žádost o volno.Používání agendy a přehledu BrzyZobrazení Agenda ukazuje kalendář den po dni, s dneškem nahoře. Nad ním přehled Brzy odpočítává další personální termíny, například první den zaměstnance nebo konec platnosti dokumentu.Kalendář Skileo v aplikaci Google Calendar, Outlook nebo Apple CalendarV Kalendáři klikněte na Odebírat a zvolte svou aplikaci kalendáře. Vaše schůzky, pohovory, úkoly a volno se v ní zobrazí a budou aktuální. Export stáhne zobrazené události jako soubor.
Úkoly
Vytvoření úkoluOtevřete Úkoly v menu a klikněte na Přidat nový. Zadejte úkolu nadpis a typ, vyberte, kdo ho udělá a kdy, a klikněte na Vytvořit úkol.Přiřazení úkolu a přidání sledujícíchOsobu, která úkol udělá, vyberte v poli Přiřadit; dostane e-mail. Přidejte kolegy jako sledující, aby dostali e-mail, když někdo úkol okomentuje nebo dokončí.Nastavení termínu nebo opakování úkoluV části Kdy má úkol termín k datu, určitou dobu po nástupu, určitou dobu před odchodem, nebo žádný. Zapněte Opakovat tento úkol a po každém dokončení se otevře další.Dokončení úkolu a sledování jeho průběhuÚkol dokončíte kliknutím na kulaté tlačítko před ním. Úkol přechází z fáze K řešení přes Probíhá do Hotovo; komentáře na záložce Aktivita informují všechny.Práce se seznamem úkolů a nástěnkouModul Úkoly zobrazuje úkoly jako seznam nebo nástěnku se sloupci. Přepínejte tlačítky Seznam a Nástěnka nahoře; oba pohledy ukazují stejné úkoly se stejným hledáním a filtry.Kopírování, export nebo smazání úkolůÚkol zkopírujete nebo smažete přes jeho tlačítko akcí, nebo vyberte více úkolů v seznamu. Smazané úkoly se přesunou do koše, odkud je můžete obnovit.
Poznámky
Vytvoření poznámkyOtevřete Poznámky v menu a klikněte na Nová poznámka. Napište název nebo text. Poznámka se ukládá sama během psaní, takže tu není tlačítko Uložit.Psaní a formátování poznámkyPro tučné písmo, kurzívu, podtržení, odkazy a seznamy použijte panel nástrojů nad textem. Zpět a Znovu jsou vlevo na panelu a poznámka se ukládá sama.Výběr, kdo poznámku vidíKaždá poznámka má vlastní nastavení Vidí. Vyberte Všichni, Někteří lidé nebo Jen já. Nová poznámka je viditelná pro každého Vlastníka firmy a Člena.Skrytí hesla v poznámceVyberte heslo a klikněte na Skrýt text v panelu nástrojů. Pak se všude zobrazuje jako •••••• a Skileo zaznamená každé jeho zobrazení nebo zkopírování.Hledání, připnutí a export poznámekNa stránce Poznámky použijte vyhledávání a filtry, v kartách nebo v seznamu. Připněte poznámku, aby zůstala nahoře pro všechny, kdo ji vidí.Smazání poznámkyOtevřete poznámku a klikněte nahoře na tlačítko koše, nebo v seznamu vyberte Přesunout do koše. Poznámku vrátíte kliknutím na Zpět v následující zprávě.
Dokumenty
Přidání dokumentůOtevřete Dokumenty v menu a klikněte na Přidat nový. Přetáhněte sem jeden nebo více souborů, nebo přidejte odkaz. Každý soubor se stane samostatným dokumentem s názvem podle souboru.Sdílení dokumentu se zaměstnancem nebo uchazečemVyberte lidi v poli Přiřadit k a nechte zapnutý přepínač sdílení. Dostanou e-mail a dokument si mohou otevřít ve svém vlastním prostoru Skileo.Kdo vidí dokumentDokument mohou otevřít lidé, kteří ve vašem pracovním prostoru spravují dokumenty, a zaměstnanci nebo uchazeči, se kterými je sdílený. Nastavte ho jako soukromý a bude jen váš.Žádost o potvrzení přečtení dokumentuPři sdílení dokumentu zapněte Požádat o potvrzení přečtení. Každý dostane tlačítko Přečetl(a) jsem a vy uvidíte, kdo potvrdil a kdy.Nastavení data platnosti dokumentuZadejte občanskému průkazu, povolení nebo smlouvě datum Platí do a zvolte, kdy vám to připomenout. Až přijde čas, u položky Dokumenty v menu se objeví číslo.Hledání a náhled dokumentůHledejte v Dokumentech podle názvu nebo filtrujte podle typu, osoby, softwaru, platnosti či štítku. Kliknutím na ikonu souboru zobrazíte náhled ve Skileo: PDF, obrázky, Word, Excel a další.Úprava, kopírování a smazání dokumentuOtevřete dokument a klikněte na Upravit, chcete-li změnit soubor nebo údaje. Tlačítkem akcí ho zkopírujete nebo smažete. Smazaný dokument jde do koše, odkud ho můžete obnovit.Vaše dokumenty jako zaměstnance nebo uchazečeOtevřete Dokumenty ve svém prostoru Skileo, kde čtete dokumenty sdílené zaměstnavatelem a přidáváte vlastní. Zapněte Sdílet dokument se zaměstnavatelem, aby je viděl.
Majetek
Přehled o majetku firmyMajetek ukazuje, co firma vlastní nebo za co platí, kdo má kterou položku, kolik to stojí a co vás čeká. Otevřete Majetek v menu kteréhokoli softwaru.Přidání položky majetkuOtevřete Majetek, klikněte na Přidat nový, zvolte Vybavení nebo Software a předplatné a zadejte název. Povinný je jen název; data, náklady a lidé mohou počkat.Přidělení vybavení zaměstnanci, předání a vráceníOtevřete položku a klikněte na Přiřadit, abyste ji dali zaměstnanci. Předat ji jedním krokem přesune k někomu jinému a Vrátit ji znovu uvolní. Každý pohyb zůstává v Historii.Přidělení a odebrání softwarových místOtevřete předplatné a klikněte na Přiřadit místa, abyste dali místa zaměstnancům. Odebrat místo vezme zpět. Seznam ukazuje, kolik míst je obsazených a kolik volných.Platby, obnovy a data výpovědi předplatnéhoPředplatné má tři různá data: další platbu, obnovu a poslední den pro výpověď. Skileo vypočítá datum výpovědi z výpovědní lhůty a připomene vám ho.Připomenutí majetku a přehled BrzySkileo připomene odpovědné osobě, než skončí záruka, má se vrátit výpůjčka nebo je třeba vypovědět či obnovit předplatné. Přehled Brzy ukazuje vše na 60 dní dopředu.Vrácení vybavení a odebrání míst, když zaměstnanec odcházíOtevřete stránku zaměstnance a kartu Majetek: ukazuje položky, které má, a jeho softwarová místa, s tlačítky Vrátit a Odebrat. Banner ukazuje jeho poslední den.Vyhledání, změna, export a smazání majetkuHledejte podle názvu, sériového čísla, dodavatele, držitele nebo místa a zužte seznam filtry. Vyberte více položek a změňte odpovědnou osobu, přidejte štítky, exportujte je nebo smažte.
Zprávy
Zahájení chatuOtevřete v menu Zprávy a v části Začít chat klikněte na jméno osoby. Napište zprávu a stiskněte Enter. Od té chvíle je chat v části Přímé zprávy.Vytvoření kanálu nebo soukromé skupinyVe Zprávách klikněte na + vedle Kanály. Zadejte název. Pro kanál, který vidí celý tým, nechte Soukromá skupina nezaškrtnuté, nebo ji zaškrtněte a přidejte lidi do skupiny.Odesílání zpráv, souborů a fotekPište do pole dole v konverzaci a stiskněte Enter. Soubory odešlete kliknutím na kancelářskou sponku, vložením nebo přetažením do konverzace: až 10 souborů po 25 MB.Odpověď, reakce nebo přeposlání zprávyNajeďte myší na zprávu a zobrazí se její akce. Klikněte na emoji pro reakci, na Odpovědět pro odpověď s citací, nebo na Přeposlat pro odeslání do jiné konverzace či jiné osobě.Úprava nebo smazání zprávyNajeďte na svou zprávu a klikněte na Upravit nebo Smazat. Smazaná zpráva zmizí pro všechny i se svými soubory. Zprávu může změnit jen ten, kdo ji napsal.Nepřečtené zprávy a potvrzení o přečteníPoložka Zprávy v menu ukazuje, kolik zpráv jste nečetli. Pod vaší poslední zprávou se Odesláno změní na Zobrazeno s časem, jakmile ji druhá osoba přečte.Hledání zpráv a sdílených souborůOtevřete konverzaci a nahoře klikněte na Hledat ve zprávách. Hledejte v této konverzaci nebo ve všech chatech. Sdílené soubory a odkazy ukazují fotky, soubory a odkazy odeslané v konverzaci.Zahájení hlasového hovoru nebo videohovoruOtevřete konverzaci ve Zprávách a nahoře klikněte na Volat nebo Videohovor. Hovor se otevře ve vlastním okně a ostatním vyzvání na jakékoli stránce Skileo. Připojit se může až 8 lidí.
Koš
Jak funguje koš ve SkileoKdyž smažete fakturu, dokument, úkol nebo jinou položku, Skileo ji přesune do koše. Tam čeká a jinde ve Skileo se nezobrazuje, dokud ji někdo neobnoví nebo nesmaže natrvalo.Obnovení smazané položkyChcete-li získat zpět něco, co jste smazali, otevřete Koš v menu, najděte položku a zvolte Obnovit. Položka se vrátí na své obvyklé místo beze změn, s přiloženými soubory.Trvalé smazání položek z košeChcete-li položku odstranit natrvalo, otevřete Koš, v akcích položky zvolte Smazat natrvalo a potvrďte. Tento krok nelze vrátit: položka i její přiložené soubory se vymažou.Vysypání košeVlastník firmy může smazat vše v koši najednou tlačítkem Vysypat koš. Všechny položky se natrvalo vymažou, i ty, které skrývá vaše hledání nebo filtr.
AI
Psaní s AIKlikněte na jiskru u textového pole a opravte pravopis, přeformulujte text nebo změňte jeho tón či délku. Ve Zprávách navrhne i odpověď. Výsledek si přečtete před uložením či odesláním.Zapnutí nebo vypnutí psaní s AIVlastník pracovního prostoru zapíná nebo vypíná psaní s AI pro všechny v Nastavení na kartě AI. Ve všech tarifech je ve výchozím stavu zapnuté.
Zabezpečení účtu
Kde je váš účet přihlášenýKarta Zabezpečení ve vašem profilu ukazuje vašich posledních 20 přihlášení, včetně neúspěšných, a jedním kliknutím odhlásí všechna ostatní zařízení.Potvrzení přihlášení z nového prohlížečeKdyž se přihlásíte z prohlížeče, který váš účet nikdy nepoužil, a z nové sítě, Skileo vám pošle kód e-mailem. Zadejte ho a dokončete přihlášení; platí 10 minut.Zapnutí dvoufázového ověřeníS dvoufázovým ověřením si každé přihlášení po zadání hesla vyžádá šestimístný kód zaslaný na váš telefon. Zapnete ho na kartě Zabezpečení ve svém profilu.