Projecten
Projecten, taken en tijdregistratie
66 artikelen
Projecten en taken
Zo werkt de projectlijstProjecten toont je werk voor klanten en intern werk, met per project de fase, de projectleider, de leden en de voortgang. Bovenaan filter, zoek en sorteer je, en geef je projecten een ster.Een project aanmakenKlik in Projecten op Nieuwe toevoegen, geef het project een naam, kies het sjabloon, de klant, de projectleider en de leden, en klik op Project aanmaken.Takenlijsten, lijstweergave en bordDe taken van een project staan in takenlijsten. Bekijk ze als lijst, of als bord met een kolom per lijst, en sleep taken om ze te ordenen of te verplaatsen.Projecttaken toevoegen en bewerkenVoeg een taak toe onderaan een takenlijst en open hem om in te stellen wie hem doet, de datums, labels, schatting en prioriteit. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen.Reageren op een projecttaakOpen de taak, schrijf in het reactievak, typ @ om een lid te vermelden, voeg bestanden bij en klik op Reageren. De volgers en de verantwoordelijke krijgen de reactie per e-mail.Mijn werk gebruikenMijn werk toont je open taken in alle actieve projecten, die van vandaag en te late eerst. Voltooi taken, voeg nieuwe toe, gebruik de timer en bekijk je tijd van deze week.Projectsjablonen gebruikenEen sjabloon is een modelproject: een nieuw project op basis ervan start met de takenlijsten, open taken, leden en tarieven van het sjabloon. Sla elk project op als sjabloon.Fases, categorieën, werksoorten en labels instellenDe projectinstellingen bevatten de lijsten die elk project gebruikt: fases, categorieën, taaklabels, en werksoorten met hun standaard uurtarieven.Wat medewerkers zien in ProjectenMedewerkers zien alleen de projecten waarvan ze lid zijn. Ze voegen taken toe, wijzigen, voltooien en reageren erop en boeken hun eigen tijd, maar zien nooit het geld.Wie projecten kan zien en wijzigenDe Bedrijfseigenaar kan alles. Een Lid heeft het recht voor projecten nodig, en het recht voor tarieven en budgetten om het geld te zien.
Tijdregistratie
Tijd bijhouden met de timerStart de timer bovenaan de pagina, op een taak of in Mijn werk, en klik dan op Stoppen en opslaan. De tijd wordt opgeslagen op het project en de taak.Tijd boeken op een projectKlik op Tijd boeken, typ een duur zoals 1:30 of een begin- en eindtijd, kies de dag, het project, de taak en de werksoort, en sla op.De geboekte tijd bekijkenDe pagina Tijd toont de tijd die je mag zien, met totalen, filters en een weergave Per taak. Het tabblad Tijd van een project toont de weken, persoon per persoon.Factureerbare tijd, uurtarieven en budgetTijd op een project met een klant is standaard factureerbaar. Werksoorten bepalen de uurtarieven, een project kan ze aanpassen, en de kosten worden vergeleken met het budget.
Hetzelfde in elke software
Deze onderdelen werken in elke software van Skileo op dezelfde manier.
Kalender
De kalender gebruikenOpen Kalender in het menu om de vergaderingen, taken, gesprekken, verlof en feestdagen van je team in één kalender te zien. Toon een maand, week, dag of de agenda, en verberg wat je niet nodig hebt.Een afspraak maken in de kalenderKlik in Kalender op Nieuwe toevoegen, of op een tijd in de kalender. Geef de afspraak een titel, datum en tijd, nodig mensen uit en klik op Aanmaken. Zij kunnen een uitnodiging per e-mail krijgen.Een afspraak herhalenOpen in het formulier van de afspraak de lijst onder de tijd en kies hoe vaak die wordt herhaald, zoals elke week of elke werkdag. Kies Aangepast… om je eigen regel en het einde ervan in te stellen.Een afspraak verplaatsen, wijzigen of verwijderenSleep een afspraak naar een andere tijd, of klik erop en kies Bewerken of Verwijderen. Zijn er anderen uitgenodigd, dan kan Skileo hen mailen. Een verwijderde afspraak is niet terug te zetten.Taken, gesprekken en verlof in de kalenderKlik op een taak, een gesprek of verlof in de kalender om de details te zien. Daar markeer je een taak als klaar, open je de sollicitatie bij een gesprek of keur je een verlofaanvraag goed of af.De agenda en Binnenkort gebruikenDe weergave Agenda toont je kalender dag voor dag, met vandaag bovenaan. Daarboven telt Binnenkort af naar komende HR-datums, zoals de eerste werkdag van een medewerker of een document dat verloopt.Je Skileo-kalender zien in Google Calendar, Outlook of Apple CalendarKlik in Kalender op Abonneren en kies je agenda-app. Je vergaderingen, gesprekken, taken en verlof verschijnen daar en blijven bijgewerkt. Exporteren downloadt de getoonde afspraken als bestand.
Taken
Een taak aanmakenOpen Taken in het menu en klik op Nieuwe toevoegen. Geef de taak een titel en een type, kies wie hem uitvoert en wanneer, en klik op Taak aanmaken.Een taak toewijzen en volgers toevoegenKies bij Toewijzen aan wie de taak uitvoert; die persoon krijgt een e-mail. Voeg collega's toe als volgers om per e-mail te horen wanneer de taak een reactie krijgt of voltooid is.Een uiterste datum instellen of een taak herhalenOnder Wanneer heeft een taak een deadline op een datum, een tijd na de start, een tijd voor het vertrek, of geen. Zet Deze taak herhalen aan om na elke voltooiing de volgende te openen.Een taak voltooien en de voortgang volgenKlik op de ronde knop voor een taak om hem te voltooien. Een taak gaat van Te doen naar Bezig naar Klaar; reacties op het tabblad Activiteit houden iedereen op de hoogte.De takenlijst en het bord gebruikenTaken toont je taken als lijst of als bord met kolommen. Wissel met Lijst en Bord bovenaan; beide tonen dezelfde taken, met dezelfde zoekfunctie en filters.Taken kopiëren, exporteren of verwijderenGebruik de actieknop van een taak om hem te kopiëren of te verwijderen, of selecteer meerdere taken in de lijst. Verwijderde taken gaan naar de prullenbak, waar je ze kunt herstellen.
Notities
Een notitie aanmakenOpen Notities in het menu en klik op Nieuwe notitie. Typ een titel of wat tekst. De notitie slaat zichzelf op terwijl je typt, dus er is geen knop Opslaan.Een notitie schrijven en opmakenGebruik de werkbalk boven de tekst voor vet, cursief, onderstrepen, links en lijsten. Ongedaan maken en Opnieuw staan links, en de notitie slaat zichzelf op terwijl je typt.Kiezen wie een notitie kan zienElke notitie heeft een eigen instelling Zichtbaar voor. Kies Iedereen, Bepaalde mensen of Alleen ik. Een nieuwe notitie is zichtbaar voor elke Bedrijfseigenaar en elk Lid.Een wachtwoord verbergen in een notitieSelecteer het wachtwoord en klik op Tekst verbergen in de werkbalk. Het wordt dan overal getoond als ••••••, en Skileo legt elke keer vast dat iemand het toont of kopieert.Notities vinden, vastmaken en exporterenGebruik de zoekfunctie en de filters op de pagina Notities, als kaarten of als lijst. Maak een notitie vast om haar bovenaan te houden voor iedereen die haar ziet.Een notitie verwijderenOpen de notitie en klik bovenaan op de prullenbakknop, of kies Naar de prullenbak in de lijst. Om de notitie terug te krijgen, klik je op Ongedaan maken in het bericht dat volgt.
Documenten
Documenten toevoegenOpen Documenten in het menu en klik op Nieuwe toevoegen. Sleep een of meer bestanden hierheen, of voeg een link toe. Elk bestand wordt een eigen document, met de bestandsnaam als titel.Een document delen met een medewerker of kandidaatKies de mensen bij Koppelen aan en laat de schakelaar voor delen aan. Ze krijgen een e-mail en kunnen het document openen in hun eigen Skileo-omgeving.Wie een document kan zienEen document is open voor wie in je werkruimte documenten beheert, en voor de medewerkers of kandidaten met wie het is gedeeld. Maak het privé om het voor jezelf te houden.Mensen laten bevestigen dat ze een document hebben gelezenZet Vraag om leesbevestiging aan als je een document deelt. Elke persoon krijgt een knop Ik heb het gelezen, en jij ziet wie heeft bevestigd en wanneer.Een vervaldatum instellen voor een documentGeef een identiteitskaart, vergunning of contract een datum bij Verloopt op en kies wanneer je een herinnering krijgt. Op dat moment verschijnt een getal naast Documenten in het menu.Documenten vinden en een voorbeeld bekijkenZoek in Documenten op naam of filter op type, persoon, software, vervaldatum of tag. Klik op het pictogram van een bestand voor een voorbeeld: PDF, afbeeldingen, Word, Excel, PowerPoint en meer.Een document bewerken, kopiëren of verwijderenOpen het document en klik op Bewerken om het bestand of de gegevens te wijzigen. Kopieer of verwijder het met de actieknop. Een verwijderd document kun je herstellen uit de prullenbak.Je documenten als medewerker of kandidaatOpen Documenten in je Skileo-omgeving om de documenten te lezen die je werkgever met je deelt, en voeg je eigen toe. Zet Document delen met de werkgever aan zodat die de jouwe ziet.
Bedrijfsmiddelen
De bedrijfsmiddelen van je bedrijf bijhoudenBedrijfsmiddelen toont wat je bedrijf bezit of betaalt, wie elk item heeft, wat het kost en wat er daarna komt. Open Bedrijfsmiddelen in het menu van elke software.Een bedrijfsmiddel toevoegenOpen Bedrijfsmiddelen, klik op Nieuwe toevoegen, kies Apparatuur of Software & abonnement en typ een naam. Alleen de naam is verplicht. Datums, kosten en personen kunnen wachten.Apparatuur aan een medewerker geven, overdragen of terugnemenOpen het item en klik op Toewijzen om het aan een medewerker te geven. Overdragen geeft het in één stap aan iemand anders, Inleveren maakt het weer beschikbaar. Elke wissel staat in Geschiedenis.Softwarelicenties toewijzen en intrekkenOpen het abonnement en klik op Licenties toewijzen om medewerkers een licentie te geven. Intrekken neemt een licentie terug. De lijst toont hoeveel licenties gebruikt en vrij zijn.Betalingen, verlengingen en uiterste opzegdatums van abonnementenEen abonnement heeft drie aparte datums, de volgende betaling, de verlenging en de laatste dag om op te zeggen. Skileo berekent de uiterste opzegdatum uit de opzegtermijn en herinnert je eraan.Herinneringen voor bedrijfsmiddelen en de weergave BinnenkortSkileo herinnert de verantwoordelijke voordat een garantie afloopt, een uitlening terug moet komen of een abonnement moet worden opgezegd of verlengt. Binnenkort toont alles voor 60 dagen.Apparatuur innemen en licenties intrekken als een medewerker vertrektOpen het profiel van de medewerker en het tabblad Bedrijfsmiddelen. Het toont de items en softwarelicenties van die persoon, met de knoppen Inleveren en Intrekken. Een banner toont de laatste dag.Bedrijfsmiddelen zoeken, wijzigen, exporteren of verwijderenZoek op naam, serienummer, aanbieder, gebruiker of plek en filter de lijst. Met meerdere geselecteerde items wijzig je de verantwoordelijke, voeg je tags toe, of exporteer of verwijder je ze.
Berichten
Een chat beginnenOpen Berichten in het menu en klik onder Chat beginnen op een naam. Typ je bericht en druk op Enter. De chat staat daarna onder Directe berichten.Een kanaal of privégroep aanmakenKlik in Berichten op + naast Kanalen. Geef een naam. Vink Privégroep niet aan voor een kanaal dat het hele team ziet, of vink het aan en voeg de mensen van de groep toe.Berichten, bestanden en foto's verzendenTyp in het vak onderaan het gesprek en druk op Enter. Om bestanden te verzenden, klik je op de paperclip, plak je ze of sleep je ze naar het gesprek: tot 10 bestanden van elk 25 MB.Een bericht beantwoorden, erop reageren of het doorsturenWijs een bericht aan om de acties te zien. Klik op een emoji om te reageren, op Beantwoorden om met een citaat te antwoorden of op Doorsturen om het naar een ander gesprek of iemand anders te sturen.Een bericht bewerken of verwijderenWijs je bericht aan en klik op Bewerken of Verwijderen. Een verwijderd bericht verdwijnt voor iedereen, met de bestanden. Alleen wie een bericht schreef, kan het wijzigen.Ongelezen berichten en leesbevestigingenBerichten in het menu toont hoeveel berichten je nog niet hebt gelezen. Onder je laatste bericht verandert Verzonden in Gezien met de tijd, zodra de ander het heeft gelezen.Berichten en gedeelde bestanden zoekenOpen een gesprek en klik bovenaan op Berichten zoeken. Zoek in dit gesprek of in alle chats. Gedeelde bestanden en links toont de foto's, bestanden en links die in een gesprek zijn verzonden.Een spraak- of videogesprek startenOpen een gesprek in Berichten en klik bovenaan op Bellen of Videogesprek. De oproep opent in een eigen venster en gaat bij de anderen over op elke pagina van Skileo. Tot 8 mensen kunnen meedoen.
Prullenbak
Zo werkt de prullenbak in SkileoAls je een factuur, document, taak of ander item verwijdert, gaat het naar de prullenbak. Daar blijft het, verborgen voor de rest van Skileo, tot iemand het herstelt of definitief verwijdert.Een verwijderd item herstellenOm iets terug te halen dat je hebt verwijderd, open je Prullenbak in het menu, zoek je het item en kies je Herstellen. Het gaat ongewijzigd terug naar de gewone plek, met de bijgevoegde bestanden.Items definitief verwijderen uit de prullenbakOm een item definitief te verwijderen, open je Prullenbak, kies je Definitief verwijderen bij het item en bevestig je. Dit is niet terug te draaien: het item en de bijgevoegde bestanden zijn weg.De prullenbak legenEen bedrijfseigenaar kan alles in de prullenbak in één keer verwijderen met de knop Prullenbak legen. Elk item wordt definitief gewist, ook de items die je zoekopdracht of filter verbergt.
AI
Schrijven met AIKlik op de vonk bij een tekstveld om spelling te verbeteren, te herformuleren of toon of lengte te veranderen. In Berichten stelt hij ook een antwoord voor. Je leest het vóór opslaan of versturen.Schrijven met AI aan- of uitzettenDe eigenaar van de werkruimte zet Schrijven met AI voor iedereen aan of uit in Instellingen, op het tabblad AI. In elk abonnement staat het standaard aan.
Accountbeveiliging
Bekijken waar je account is ingelogdOp het tabblad Beveiliging van je profiel zie je je laatste 20 aanmeldingen, ook de mislukte, en log je met één klik alle andere apparaten uit.Inloggen vanuit een nieuwe browser bevestigenLog je in vanuit een browser die je account nog nooit heeft gebruikt, op een nieuw netwerk, dan stuurt Skileo je een code per e-mail. Typ die om in te loggen; hij is 10 minuten geldig.Tweestapsverificatie inschakelenMet tweestapsverificatie vraagt Skileo bij elke aanmelding, na je wachtwoord, om een 6-cijferige code op je telefoon. Schakel het in op het tabblad Beveiliging van je profiel.