Ajouter un actif

Ouvrez Actifs, cliquez sur Ajouter, choisissez Matériel ou Logiciel & abonnement et saisissez un nom. Seul le nom est obligatoire. Les dates, les coûts et les personnes peuvent attendre.

Ajouter un actif

Ouvrez Actifs dans le menu.
Cliquez sur Ajouter.
Choisissez Matériel ou Logiciel & abonnement.
Saisissez le Nom et choisissez une Catégorie.
Remplissez ce que vous savez, puis cliquez sur Créer un actif.

La page de l’actif s’ouvre. Vous pourrez la compléter plus tard avec Modifier.

Matériel

Qui l’a ? : choisissez l’employé dans le champ Détenteur, ou laissez-le vide et indiquez où se trouve l’élément dans le champ Lieu. Un détenteur fait commencer l’historique de l’élément à aujourd’hui.
Achat : la Date d’achat, le coût, le Fournisseur et la date du champ Garantie jusqu’au. Vous recevez un rappel avant la fin de la garantie.
Plus d’options : Fabricant et modèle, Numéro de série, Quantité et État.

Une Quantité supérieure à 1 fait de l’actif un lot, par exemple 20 chaises. Un lot ne peut pas être attribué à une personne.

Logiciels et abonnements

Coût : le prix et la Facturation : Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle ou Ponctuelle. Puis le Prochain paiement.
Contrat : activez Durée déterminée pour un contrat qui se renouvelle à une date donnée. Voir Renouvellements et dates limites de résiliation.
Licences : le Nombre de licences et les Personnes qui en reçoivent une. Laissez vide pour ce que toute l’entreprise utilise, comme la ligne internet.
Clé de licence, dans Plus d’options : elle est enregistrée chiffrée et n’apparaît jamais dans les listes ni dans les exports.

Pour tous les actifs

Dans Plus d’options :

Responsable : la personne qui reçoit les rappels. C’est vous par défaut.
Me rappeler : combien de temps avant une date vous êtes prévenu, de Le jour même à 30 jours avant, ou Jamais. La valeur par défaut est 14 jours avant.
Notes et Étiquettes.

Ajouter des photos et des fichiers

Le matériel a une section Photos : déposez-y des photos de l’élément, de son étiquette de numéro de série ou des dégâts éventuels. Sur un téléphone, vous pouvez les prendre avec l’appareil photo. La première photo s’affiche dans la liste et en haut de la page de l’actif.

Déposez la facture, la garantie ou une notice dans Fichiers, dans le formulaire ou sur la page de l’actif. Tout fichier jusqu’à 10 Mo ; son nom suffit, il n’y a rien d’autre à remplir. Retirez une photo ou un fichier avec la croix à côté.

Questions fréquentes

Puis-je changer le type plus tard ?

Non. Le matériel et les abonnements n’ont pas les mêmes champs. Supprimez l’actif et ajoutez-le de nouveau avec le bon type.

Qui peut ouvrir les fichiers d’un actif ?

Toute personne qui peut voir l’actif : le Chef d’entreprise, et chaque Membre qui a le droit Actifs. Les fichiers ne sont pas partagés avec les employés.

Plusieurs personnes peuvent-elles partager une clé de licence ?

Oui. La clé appartient à l’abonnement. Seules les personnes qui peuvent modifier les actifs peuvent l’afficher ou la copier, et chaque fois est enregistrée dans l’onglet Activité de l’actif.