Projekte
Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung
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Projekte und Aufgaben
So funktioniert die ProjektlisteProjekte listet Ihre Kunden- und internen Projekte mit Phase, Projektleitung, Mitgliedern und Fortschritt. Oben filtern, suchen, sortieren und markieren Sie Projekte.Projekt erstellenKlicken Sie unter Projekte auf Neu hinzufügen, benennen Sie das Projekt, wählen Sie Vorlage, Kunde, Projektleitung und Mitglieder und klicken Sie auf Projekt erstellen.Aufgabenlisten, Listenansicht und BoardDie Aufgaben eines Projekts liegen in Aufgabenlisten. Sehen Sie sie als Liste oder als Board mit einer Spalte pro Liste, und ziehen Sie Aufgaben, um sie zu ordnen oder zu verschieben.Projektaufgaben hinzufügen und bearbeitenFügen Sie am Ende einer Aufgabenliste eine Aufgabe hinzu und öffnen Sie sie, um Zuständige, Daten, Labels, Schätzung und Priorität festzulegen. Jede Änderung wird sofort gespeichert.Projektaufgabe kommentierenÖffnen Sie die Aufgabe, schreiben Sie den Kommentar, erwähnen Sie Mitglieder mit @, hängen Sie Dateien an und klicken Sie auf Kommentieren. Follower und Zuständige erhalten ihn per E-Mail.Meine Arbeit verwendenMeine Arbeit zeigt Ihre offenen Aufgaben aller aktiven Projekte, heute fällige und überfällige zuerst. Hier schließen Sie Aufgaben ab, legen neue an, starten den Timer und sehen Ihre Woche.Projektvorlagen verwendenEine Vorlage ist ein Musterprojekt: Ein neues Projekt daraus beginnt mit ihren Aufgabenlisten, offenen Aufgaben, Mitgliedern und Sätzen. Jedes Projekt lässt sich als Vorlage speichern.Phasen, Kategorien, Tätigkeitsarten und Labels einrichtenDie Projekteinstellungen enthalten die Listen, die jedes Projekt verwendet: Phasen, Kategorien, Aufgabenlabels und Tätigkeitsarten mit ihren Standard-Stundensätzen.Was Mitarbeiter in Projekten sehenMitarbeiter sehen nur die Projekte, deren Mitglied sie sind. Sie fügen Aufgaben hinzu, ändern, schließen und kommentieren sie und erfassen ihre eigene Zeit, sehen aber nie die Beträge.Wer Projekte sehen und ändern kannDer Geschäftsinhaber darf alles. Ein Mitglied braucht die Berechtigung für Projekte und, um die Beträge zu sehen, die Berechtigung für Stundensätze und Budgets.
Zeiterfassung
Zeit mit dem Timer erfassenStarten Sie den Timer oben auf der Seite, in einer Aufgabe oder unter Meine Arbeit und klicken Sie dann auf Stoppen und speichern. Die Zeit wird für Projekt und Aufgabe gespeichert.Zeit für ein Projekt erfassenKlicken Sie auf Zeit erfassen, geben Sie eine Dauer wie 1:30 oder eine Start- und Endzeit ein, wählen Sie Tag, Projekt, Aufgabe und Tätigkeitsart und speichern Sie.Erfasste Zeit ansehenDie Seite Zeiterfassung listet die Zeit, die Sie sehen dürfen, mit Summen, Filtern und der Ansicht Nach Aufgabe. Der Tab Zeit eines Projekts zeigt seine Wochen, Person für Person.Abrechenbare Zeit, Stundensätze und BudgetZeit für ein Projekt mit Kunden ist standardmäßig abrechenbar. Tätigkeitsarten legen die Stundensätze fest, ein Projekt kann sie ändern, und seine Kosten werden mit dem Budget verglichen.
Für jede Software gleich
Diese Bereiche funktionieren in jeder Skileo-Software gleich.
Kalender
Kalender verwendenÖffnen Sie Kalender im Menü: Besprechungen, Aufgaben, Gespräche, Abwesenheiten und Feiertage Ihres Teams an einem Ort. Wählen Sie Monat, Woche, Tag oder Agenda und blenden Sie Unnötiges aus.Termin im Kalender erstellenKlicken Sie im Kalender auf Neu hinzufügen oder eine Uhrzeit. Geben Sie Titel, Datum und Uhrzeit ein, laden Sie Personen ein und klicken Sie auf Erstellen. Eingeladene können eine E-Mail erhalten.Termin wiederholenÖffnen Sie im Formular des Termins die Liste unter der Uhrzeit und wählen Sie, wie oft er sich wiederholt, etwa wöchentlich oder werktags. Mit Benutzerdefiniert… legen Sie Regel und Ende selbst fest.Termin verschieben, ändern oder löschenZiehen Sie einen Termin auf eine andere Uhrzeit, oder klicken Sie darauf und wählen Sie Bearbeiten oder Löschen. Skileo kann Eingeladene per E-Mail informieren. Gelöschte Termine sind endgültig weg.Aufgaben, Vorstellungsgespräche und Abwesenheiten im KalenderKlicken Sie im Kalender auf eine Aufgabe, ein Vorstellungsgespräch oder eine Abwesenheit, um die Details zu sehen. Dort erledigen Sie Aufgaben, öffnen Bewerbungen oder entscheiden über Anträge.Agenda und Demnächst verwendenDie Ansicht Agenda listet Ihren Kalender Tag für Tag auf, mit heute oben. Darüber zählt Demnächst die nächsten HR-Termine herunter, etwa einen ersten Arbeitstag oder ein ablaufendes Dokument.Ihren Skileo-Kalender in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar sehenKlicken Sie im Kalender auf Abonnieren und wählen Sie Ihre Kalender-App. Besprechungen, Gespräche, Aufgaben und Abwesenheiten erscheinen dort und bleiben aktuell. Export lädt die Termine als Datei.
Aufgaben
Aufgabe erstellenÖffnen Sie Aufgaben im Menü und klicken Sie auf Neu hinzufügen. Geben Sie der Aufgabe einen Titel und einen Typ, wählen Sie, wer sie erledigt und wann, und klicken Sie auf Aufgabe erstellen.Aufgabe zuweisen und Follower hinzufügenWählen Sie unter Zuweisen an die Person, die die Aufgabe erledigt; sie erhält eine E-Mail. Kollegen als Follower erhalten bei Kommentaren oder beim Abschluss eine E-Mail.Fälligkeitsdatum festlegen oder Aufgabe wiederholenUnter Wann ist eine Aufgabe an einem Datum fällig, eine Zeit nach dem Eintritt, eine Zeit vor dem Austritt oder nie. Mit Diese Aufgabe wiederholen öffnet jeder Abschluss die nächste Aufgabe.Aufgabe abschließen und Fortschritt verfolgenKlicken Sie auf die runde Schaltfläche vor einer Aufgabe, um sie abzuschließen. Eine Aufgabe geht von Zu erledigen über In Arbeit zu Erledigt; Kommentare im Tab Aktivität informieren alle.Aufgabenliste und Board verwendenAufgaben zeigt Ihre Aufgaben als Liste oder als Board mit Spalten. Wechseln Sie oben mit Liste und Board; beide zeigen dieselben Aufgaben, mit derselben Suche und denselben Filtern.Aufgaben kopieren, exportieren oder löschenKopieren oder löschen Sie eine Aufgabe über ihre Aktionsschaltfläche, oder wählen Sie mehrere in der Liste aus. Gelöschte Aufgaben kommen in den Papierkorb und sind dort wiederherstellbar.
Notizen
Notiz erstellenÖffnen Sie Notizen im Menü und klicken Sie auf Neue Notiz. Geben Sie einen Titel oder etwas Text ein. Die Notiz speichert sich beim Schreiben selbst, eine Speichern-Schaltfläche gibt es nicht.Notiz schreiben und formatierenNutzen Sie die Symbolleiste über dem Text für Fett, Kursiv, Unterstrichen, Links und Listen. Rückgängig und Wiederholen sind links darin, und die Notiz speichert sich beim Schreiben selbst.Festlegen, wer eine Notiz sehen kannJede Notiz hat ihre eigene Einstellung Sichtbar für. Wählen Sie Alle, Bestimmte Personen oder Nur ich. Eine neue Notiz ist für jeden Geschäftsinhaber und jedes Mitglied sichtbar.Passwort in einer Notiz verbergenMarkieren Sie das Passwort und klicken Sie in der Symbolleiste auf Text verbergen. Es erscheint dann überall als ••••••, und Skileo protokolliert jedes Anzeigen und Kopieren.Notizen finden, anheften und exportierenNutzen Sie die Suche und die Filter auf der Seite Notizen, als Karten oder als Liste. Heften Sie eine Notiz an, damit sie für alle, die sie sehen, oben bleibt.Notiz löschenÖffnen Sie die Notiz und klicken Sie oben auf die Papierkorb-Schaltfläche, oder wählen Sie in der Liste In den Papierkorb. Zum Zurückholen klicken Sie in der Meldung auf Rückgängig.
Dokumente
Dokumente hinzufügenÖffnen Sie Dokumente im Menü und klicken Sie auf Neu hinzufügen. Legen Sie Dateien ab oder fügen Sie einen Link hinzu. Jede Datei wird ein eigenes Dokument, benannt nach dem Dateinamen.Dokument mit Mitarbeitenden oder Kandidaten teilenWählen Sie die Personen unter Verknüpfen mit und lassen Sie den Teilen-Schalter an. Sie erhalten eine E-Mail und können das Dokument in ihrem eigenen Skileo-Bereich öffnen.Wer ein Dokument sehen kannEin Dokument ist offen für alle, die in Ihrem Arbeitsbereich Dokumente verwalten, und für die Mitarbeitenden oder Kandidaten, mit denen es geteilt ist. Privat behalten Sie es für sich.Bestätigung anfordern, dass ein Dokument gelesen wurdeSchalten Sie beim Teilen eines Dokuments Lesebestätigung anfordern ein. Jede Person erhält eine Schaltfläche Ich habe es gelesen, und Sie sehen, wer wann bestätigt hat.Ablaufdatum für ein Dokument festlegenGeben Sie einem Ausweis, einer Genehmigung oder einem Vertrag ein Datum unter Gültig bis und wählen Sie die Erinnerung. Zur gegebenen Zeit erscheint eine Zahl neben Dokumente im Menü.Dokumente finden und in der Vorschau ansehenDurchsuchen Sie Dokumente nach Name oder filtern Sie nach Typ, Person, Software, Ablauf oder Tag. Ein Klick auf das Dateisymbol zeigt die Vorschau: PDF, Bilder, Word, Excel, PowerPoint und mehr.Dokument bearbeiten, kopieren oder löschenKlicken Sie im Dokument auf Bearbeiten, um Datei oder Angaben zu ändern. Über die Aktionsschaltfläche kopieren oder löschen Sie es. Aus dem Papierkorb lässt es sich wiederherstellen.Ihre Dokumente als Mitarbeiter oder KandidatÖffnen Sie Dokumente in Ihrem Skileo-Bereich, um die geteilten Dokumente Ihres Arbeitgebers zu lesen und eigene hinzuzufügen. Mit Dokument für den Arbeitgeber freigeben sieht er Ihre.
Assets
Den Überblick über die Assets Ihres Unternehmens behaltenAssets zeigt, was Ihr Unternehmen besitzt oder bezahlt, wer welches Stück hat, was es kostet und was als Nächstes ansteht. Öffnen Sie Assets im Menü jeder Software.Asset hinzufügenÖffnen Sie Assets, klicken Sie auf Neu hinzufügen, wählen Sie Ausstattung oder Software & Abo und geben Sie einen Namen ein. Nur der Name ist Pflicht, alles andere kann warten.Ausstattung zuweisen, übergeben oder zurücknehmenKlicken Sie im Stück auf Zuweisen, um es einem Mitarbeitenden zu geben. Übergeben gibt es in einem Schritt weiter, Zurückgeben macht es wieder verfügbar. Jeder Wechsel steht im Verlauf.Softwarelizenzen zuweisen und entziehenÖffnen Sie das Abo und klicken Sie auf Lizenzen zuweisen, um Mitarbeitenden Lizenzen zu geben. Entziehen nimmt eine Lizenz zurück. Die Liste zeigt, wie viele Lizenzen belegt und frei sind.Zahlungen, Verlängerungen und Kündigungstermine von AbosEin Abo hat drei verschiedene Daten, die nächste Zahlung, die Verlängerung und den letzten Tag zum Kündigen. Skileo berechnet den Kündigungstermin aus der Kündigungsfrist und erinnert Sie daran.Erinnerungen zu Assets und die Ansicht DemnächstSkileo erinnert die verantwortliche Person, bevor eine Garantie endet, eine Leihgabe zurückkommen soll oder ein Abo gekündigt werden muss oder sich verlängert. Demnächst zeigt alles für 60 Tage.Ausstattung einsammeln und Lizenzen entziehen, wenn jemand das Unternehmen verlässtÖffnen Sie das Profil des Mitarbeitenden und den Tab Assets. Er zeigt seine Stücke und Softwarelizenzen mit den Schaltflächen Zurückgeben und Entziehen. Ein Banner nennt den letzten Tag.Assets finden, ändern, exportieren oder löschenSuchen Sie nach Name, Seriennummer, Anbieter, Nutzer oder Ort und filtern Sie. Mit mehreren markierten Assets ändern Sie die verantwortliche Person, fügen Tags hinzu, exportieren oder löschen sie.
Nachrichten
Chat startenÖffnen Sie Nachrichten im Menü und klicken Sie unter Chat starten auf einen Namen. Schreiben Sie Ihre Nachricht und drücken Sie die Eingabetaste. Der Chat steht dann unter Direktnachrichten.Kanal oder private Gruppe erstellenKlicken Sie in Nachrichten neben Kanäle auf +. Geben Sie einen Namen ein. Lassen Sie Private Gruppe leer für einen Kanal fürs ganze Team, oder kreuzen Sie es an und fügen Sie die Personen hinzu.Nachrichten, Dateien und Fotos sendenSchreiben Sie in das Feld unten in der Unterhaltung und drücken Sie die Eingabetaste. Dateien senden Sie über die Büroklammer, durch Einfügen oder Ablegen: bis zu 10 Dateien mit je 25 MB.Auf eine Nachricht antworten, reagieren oder sie weiterleitenZeigen Sie auf eine Nachricht. Klicken Sie auf ein Emoji, um zu reagieren, auf Antworten für eine Antwort mit Zitat oder auf Weiterleiten, um sie an eine andere Unterhaltung oder Person zu senden.Nachricht bearbeiten oder löschenZeigen Sie auf Ihre Nachricht und klicken Sie auf Bearbeiten oder Löschen. Eine gelöschte Nachricht ist für alle weg, mit ihren Dateien. Nur wer eine Nachricht geschrieben hat, kann sie ändern.Ungelesene Nachrichten und LesebestätigungenNachrichten im Menü zeigt, wie viele Nachrichten Sie noch nicht gelesen haben. Unter Ihrer letzten Nachricht wird aus Gesendet „Gesehen“ mit der Uhrzeit, sobald die andere Person sie gelesen hat.Nachrichten und geteilte Dateien durchsuchenKlicken Sie in einer Unterhaltung oben auf Nachrichten durchsuchen: in dieser Unterhaltung oder in allen Chats. Geteilte Dateien und Links zeigt die Fotos, Dateien und Links der Unterhaltung.Sprach- oder Videoanruf startenKlicken Sie in einer Unterhaltung in Nachrichten oben auf Anrufen oder Videoanruf. Der Anruf hat ein eigenes Fenster und klingelt bei den anderen überall in Skileo. Bis zu 8 Personen sind möglich.
Papierkorb
So funktioniert der Papierkorb in SkileoWenn Sie eine Rechnung, ein Dokument, eine Aufgabe oder einen anderen Eintrag löschen, kommt er in den Papierkorb. Dort bleibt er verborgen, bis jemand ihn wiederherstellt oder endgültig löscht.Gelöschten Eintrag wiederherstellenUm etwas Gelöschtes zurückzuholen, öffnen Sie den Papierkorb im Menü, suchen den Eintrag und wählen Wiederherstellen. Er kommt unverändert an seinen Platz zurück, mit seinen angehängten Dateien.Einträge endgültig aus dem Papierkorb löschenUm einen Eintrag dauerhaft zu entfernen, öffnen Sie den Papierkorb, wählen in seinen Aktionen Endgültig löschen und bestätigen. Das ist unwiderruflich: Eintrag und Anhänge werden gelöscht.Papierkorb leerenEin Geschäftsinhaber kann mit der Schaltfläche Papierkorb leeren alles auf einmal löschen. Alle Einträge werden endgültig gelöscht, auch die, die Ihre Suche oder ein Filter ausblendet.
KI
Mit KI schreibenKlicken Sie auf den Funken an einem Textfeld, um Rechtschreibung zu korrigieren, umzuformulieren oder Ton und Länge zu ändern. In Nachrichten schlägt er auch Antworten vor. Sie prüfen alles vorher.Schreiben mit KI ein- oder ausschaltenDer Inhaber des Arbeitsbereichs schaltet „Mit KI schreiben“ in den Einstellungen auf dem Tab KI für alle ein oder aus. In jedem Tarif ist es standardmäßig eingeschaltet.
Kontosicherheit
Sehen, wo Ihr Konto angemeldet istDer Tab Sicherheit in Ihrem Profil zeigt Ihre letzten 20 Anmeldungen, auch die fehlgeschlagenen, und meldet mit einem Klick alle anderen Geräte ab.Anmeldung in einem neuen Browser bestätigenWenn Sie sich aus einem neuen Netzwerk in einem Browser anmelden, den Ihr Konto noch nie genutzt hat, schickt Skileo Ihnen einen Code per E-Mail. Geben Sie ihn ein; er gilt 10 Minuten.Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivierenMit der Zwei-Faktor-Authentifizierung fragt jede Anmeldung nach dem Passwort einen 6-stelligen Code ab, der an Ihr Telefon geht. Sie aktivieren sie im Tab Sicherheit Ihres Profils.