Suivre les actifs de votre entreprise

Actifs liste ce que votre entreprise possède ou paie, qui détient chaque élément, ce qu’il coûte et ce qui arrive ensuite. Ouvrez Actifs dans le menu de n’importe quel logiciel.

À quoi sert Actifs

Actifs répond à cinq questions au même endroit :

Que possède ou que paie l’entreprise ?
Qui a quel ordinateur portable, quel téléphone, quelle clé ou quelle licence logicielle ?
Combien coûtent les abonnements chaque mois et chaque année ?
Que faut-il restituer, renouveler ou résilier, et avant quand ?
Quelles dates importantes approchent ?

Ouvrez Actifs dans le menu. Il se trouve dans chaque logiciel et affiche partout les mêmes actifs.

Deux types d’actifs

Matériel : ce qui se touche. Ordinateurs portables, téléphones, écrans, mobilier, véhicules, outils, clés et badges d’accès. Un élément n’est détenu que par une personne à la fois.
Logiciels & abonnements : ce que vous payez. Licences logicielles, SaaS, hébergement, contrats internet et téléphone, services aux entreprises. Un abonnement peut avoir des licences, une pour chaque personne qui l’utilise.

Une licence achetée une seule fois, comme une suite bureautique avec une licence perpétuelle, s’enregistre comme Logiciel & abonnement avec une facturation Ponctuelle.

Gardez une seule fiche par service. Microsoft 365 avec dix utilisateurs, c’est un abonnement avec dix licences, pas dix actifs.

Les trois vues

Le sélecteur en haut de la page affiche :

Matériel : chaque élément, son détenteur, son statut et sa garantie. Les chiffres au-dessus de la liste indiquent Attribués, Disponibles et À traiter : les éléments en réparation, les prêts en retard et les garanties qui se terminent dans les 30 jours.
Logiciels & abonnements : chaque abonnement avec son coût, ses licences et sa prochaine date (résiliation, renouvellement, fin ou paiement). Les chiffres indiquent le Coût mensuel, le Coût annuel et les Licences libres.
À venir : ce qu’il faut faire dans les 60 prochains jours. Voir Rappels des actifs et vue À venir.

Les éléments au statut Réformé, Perdu ou Terminé sont masqués. Ils restent enregistrés : choisissez Tous dans le filtre Statut pour les voir.

Qui peut utiliser Actifs

Le Chef d’entreprise voit et modifie tout.
Un Membre a besoin du droit Actifs. Les membres arrivés avant la création d’Actifs ne l’ont pas : le Chef d’entreprise l’active dans les paramètres.
Les employés ne voient pas la page Actifs.

Questions fréquentes

Faut-il configurer quelque chose avant de commencer ?

Non. Les catégories, les statuts et les rappels sont prêts à l’emploi. Seul le nom est obligatoire quand vous ajoutez un actif.

Actifs calcule-t-il l’amortissement ?

Non. Actifs garde le prix d’achat et les coûts récurrents. L’amortissement reste dans votre comptabilité.

Les coûts sont-ils convertis dans une seule devise ?

Non. Chaque devise est affichée à part, par exemple « 1 180 € + 40 $ », sans taux de change.