Een bedrijfsmiddel toevoegen
Open Bedrijfsmiddelen, klik op Nieuwe toevoegen, kies Apparatuur of Software & abonnement en typ een naam. Alleen de naam is verplicht. Datums, kosten en personen kunnen wachten.
- Software
- Elke software
- Wie dit kan doen
- Bedrijfseigenaar, Lid
- Bijgewerkt
Een bedrijfsmiddel toevoegen
- Open Bedrijfsmiddelen in het menu.
- Klik op Nieuwe toevoegen.
- Kies Apparatuur of Software & abonnement.
- Typ de Naam en kies een Categorie.
- Vul in wat je weet en klik dan op Bedrijfsmiddel aanmaken.
De pagina van het bedrijfsmiddel wordt geopend. Je kunt die later aanvullen met Bewerken.
Apparatuur
- Wie heeft het?: kies de medewerker bij Gebruiker, of laat het leeg en vul bij Locatie in waar het item is. Met een gebruiker begint de geschiedenis van het item vandaag.
- Aankoop: de Aankoopdatum, de kosten, de Leverancier en de datum bij Garantie tot. Je krijgt een herinnering voordat de garantie afloopt.
- Meer opties: Fabrikant en model, Serienummer, Aantal en Staat.
Een Aantal boven 1 maakt van het bedrijfsmiddel een partij, bijvoorbeeld 20 stoelen. Een partij kan niet aan een persoon worden gegeven.
Software en abonnementen
- Kosten: de prijs en de Facturering: Maandelijks, Per kwartaal, Jaarlijks of Eenmalig. Daarna de Volgende betaling.
- Contract: zet Vaste looptijd aan voor een contract dat op een datum verlengt. Zie Verlengingen en uiterste opzegdatums.
- Licenties: het Aantal licenties en de Personen die er een krijgen. Laat het leeg voor iets dat het hele bedrijf gebruikt, zoals de internetverbinding.
- Licentiesleutel, onder Meer opties: die wordt versleuteld opgeslagen en nooit getoond in lijsten of exports.
Voor elk bedrijfsmiddel
Onder Meer opties:
- Verantwoordelijke: de persoon die de herinneringen krijgt. Standaard ben jij dat.
- Herinner me: hoe lang voor een datum je een herinnering krijgt, van Op de dag zelf tot 30 dagen ervoor, of Nooit. Standaard is dat 14 dagen ervoor.
- Notities en Tags.
Foto’s en bestanden toevoegen
Apparatuur heeft een onderdeel Foto’s: sleep er foto’s van het item, het label met het serienummer of eventuele schade naartoe. Op een telefoon kun je ze met de camera maken. De eerste foto zie je in de lijst en bovenaan de pagina van het bedrijfsmiddel.
Sleep de factuur, het garantiebewijs of een handleiding naar Bestanden, in het formulier of op de pagina van het bedrijfsmiddel. Elk bestand tot 10 MB; de naam is genoeg, verder hoef je niets in te vullen. Een foto of bestand verwijder je met het kruisje ernaast.
Veelgestelde vragen
Kan ik de soort later wijzigen?
Nee. Apparatuur en abonnementen hebben verschillende velden. Verwijder het bedrijfsmiddel en voeg het opnieuw toe met de juiste soort.
Wie kan de bestanden van een bedrijfsmiddel openen?
Iedereen die het bedrijfsmiddel kan zien: de Bedrijfseigenaar en elke Lid met het recht Bedrijfsmiddelen. De bestanden worden niet gedeeld met medewerkers.
Kunnen meerdere personen één licentiesleutel delen?
Ja. De sleutel hoort bij het abonnement. Alleen personen die bedrijfsmiddelen mogen wijzigen, kunnen hem tonen of kopiëren, en dat wordt elke keer vastgelegd op het tabblad Activiteit van het bedrijfsmiddel.