Изпращане на фактура по имейл

Изпращане на фактура

1. Отворете Финанси › Фактури за продажби в менюто.
2. Щракнете върху бутона за действия (⋮) в края на реда на фактурата и изберете Изпращане. На страницата на фактурата щракнете върху Изпращане на фактура.
3. Проверете полетата по-долу.
4. Щракнете върху Изпращане.

Полетата

• От: в началото имейл адресът на работното ви пространство. Когато клиентът отговори, отговорът идва на този адрес.
• До: в началото имейл адресът на клиента. За да изпратите на няколко души, разделете адресите с точка и запетая (;).
• Шаблон за съобщение: изберете готово съобщение. То заменя темата и съобщението.
• Тема и Съобщение: променете ги, както искате. Skileo може да напише съобщението вместо вас. Вижте Писане с ИИ.
• Език на връзките и на PDF файла: езикът на прикачения PDF файл и на връзките в имейла. В началото това е езикът на фактурата.
• Изпращане на фактурата като прикачен файл: включено в началото. Изключете го, за да изпратите само връзките.

Променливи

Въведете тези думи в темата или в съобщението. Skileo ги заменя с данните на фактурата, когато изпраща имейла:

• [invoice_number]: номерът на фактурата.
• [invoice_amount]: общата сума с валутата.
• [invoice_duedate]: падежът.
• [company_name]: името на фирмата ви.
• [invoice_link]: връзката към страницата на фактурата, където клиентът ви може да види фактурата и да я плати.
• [download_link]: връзката за изтегляне на PDF файла.

Ако съобщението не използва нито една от двете връзки, Skileo сам добавя връзката към страницата на фактурата.

Шаблони за съобщения

Напишете обичайните си съобщения веднъж – в Настройки, раздела Съобщения за фактури. Шаблонът по подразбиране попълва темата и съобщението всеки път, когато изпращате фактура.

Какво получава клиентът ви

Имейлът идва от Skileo, с името на работното ви пространство. Той съдържа съобщението ви и, ако превключвателят е бил включен, фактурата като PDF файл.

Ако сте качили фактурата като PDF, Skileo изпраща този файл вместо PDF файла, който създава. Вижте Попълване на фактура от PDF или добавяне на много наведнъж.

След изпращането списъкът показва Изпратен на с датата под статуса. Страницата на фактурата показва и Изпратено до – адресите, на които е изпратена.

Изпращане на няколко фактури наведнъж

1. В списъка отметнете фактурите.
2. Изберете Изпращане по имейл в горната част.
3. Въведете адреса в полето До, после проверете темата и съобщението.
4. Проверете полето Име на ZIP файла. Skileo не добавя „.zip“ към името: въведете го в края.
5. Щракнете върху Изпращане.

Клиентът ви получава един имейл с ZIP файл, който съдържа PDF файла на всяка фактура.

Споделяне на връзката вместо това

Всяка фактура има собствена страница, която клиентът ви може да отвори без акаунт. За да я отворите, щракнете върху бутона за действия (⋮) на реда на фактурата и изберете Отваряне на публичната връзка. Копирайте адреса на страницата и го изпратете по начина, който предпочитате. Вижте Онлайн плащане на фактура от клиентите.

Често задавани въпроси