Asset hinzufügen

Öffnen Sie Assets, klicken Sie auf Neu hinzufügen, wählen Sie Ausstattung oder Software & Abo und geben Sie einen Namen ein. Nur der Name ist Pflicht, alles andere kann warten.

Asset hinzufügen

Öffnen Sie Assets im Menü.
Klicken Sie auf Neu hinzufügen.
Wählen Sie Ausstattung oder Software & Abo.
Geben Sie den Name ein und wählen Sie eine Kategorie.
Füllen Sie aus, was Sie wissen, und klicken Sie dann auf Asset erstellen.

Die Seite des Assets öffnet sich. Sie können sie später mit Bearbeiten vervollständigen.

Ausstattung

Wer hat es?: Wählen Sie im Feld Nutzer einen Mitarbeitenden, oder lassen Sie es leer und tragen Sie im Feld Standort ein, wo sich das Stück befindet. Mit einem Nutzer beginnt der Verlauf des Stücks ab heute.
Kauf: Kaufdatum, Kosten, Lieferant und das Datum unter Garantie bis. Vor dem Ende der Garantie erhalten Sie eine Erinnerung.
Weitere Optionen: Hersteller und Modell, Seriennummer, Menge und Zustand.

Eine Menge über 1 macht das Asset zu einem Sammelposten, zum Beispiel 20 Stühle. Ein Sammelposten kann keiner Person zugewiesen werden.

Software und Abos

Kosten: der Preis und die Abrechnung: Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Einmalig. Dann die Nächste Zahlung.
Vertrag: Schalten Sie Feste Laufzeit für einen Vertrag ein, der sich an einem bestimmten Datum verlängert. Siehe Zahlungen, Verlängerungen und Kündigungstermine.
Lizenzen: die Anzahl Lizenzen und die Personen, die eine Lizenz erhalten. Lassen Sie den Abschnitt leer für etwas, das das ganze Unternehmen nutzt, etwa den Internetanschluss.
Lizenzschlüssel, unter Weitere Optionen: Er wird verschlüsselt gespeichert und nie in Listen oder Exporten angezeigt.

Für jedes Asset

Unter Weitere Optionen:

Verantwortlich: die Person, die die Erinnerungen erhält. Standardmäßig sind Sie das.
Erinnern: wie lange vor einem Datum Sie erinnert werden, von Am Tag selbst bis 30 Tage vorher, oder Nie. Standard ist 14 Tage vorher.
Notizen und Tags.

Fotos und Dateien hinzufügen

Für Ausstattung gibt es den Bereich Fotos: Legen Sie dort Bilder des Stücks, seines Etiketts mit der Seriennummer oder von Schäden ab. Auf dem Smartphone können Sie sie mit der Kamera aufnehmen. Das erste Foto erscheint in der Liste und oben auf der Seite des Assets.

Legen Sie die Rechnung, die Garantie oder eine Anleitung unter Dateien ab, im Formular oder auf der Seite des Assets. Jede Datei bis 10 MB; der Name genügt, sonst ist nichts auszufüllen. Ein Foto oder eine Datei entfernen Sie mit dem Kreuz daneben.

Häufige Fragen

Kann ich die Art später ändern?

Nein. Ausstattung und Abos haben unterschiedliche Felder. Löschen Sie das Asset und fügen Sie es mit der richtigen Art erneut hinzu.

Wer kann die Dateien eines Assets öffnen?

Alle, die das Asset sehen können: der Geschäftsinhaber und jedes Mitglied mit der Berechtigung Assets. Die Dateien werden nicht mit Mitarbeitenden geteilt.

Können sich mehrere Personen einen Lizenzschlüssel teilen?

Ja. Der Schlüssel gehört zum Abo. Nur Personen, die Assets ändern dürfen, können ihn anzeigen oder kopieren, und jedes Mal wird im Tab Aktivität des Assets festgehalten.