Definir uma data de validade num documento
Dê a um cartão de identificação, a uma autorização ou a um contrato uma data em Expira em e escolha quando ser lembrado. Na altura certa, aparece um número junto a Documentos no menu.
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Definir uma data de validade
- Adicione um documento, ou abra um e clique em Editar.
- Em O que é, escolha um dia no campo Expira em.
- No campo Lembrar-me, escolha quando ser lembrado, de 1 semana antes a 3 meses antes. A predefinição é 1 mês antes.
- Clique em Guardar.
Também pode alterar a data na página do documento: clique em Expira, no topo.
Deixe o campo Expira em vazio para um documento que nunca expira.
Como o Skileo o lembra
Quando chega a altura do lembrete:
- Aparece um número junto a Documentos no menu. Conta os documentos que expiram em breve ou que já expiraram.
- Na lista, o documento mostra quanto falta para expirar: Amanhã, Expira hoje, ou um número de dias.
- Depois desse dia, mostra Expirado.
O Skileo não envia e-mails sobre datas de validade. Veja o número junto a Documentos no menu.
Encontrar os documentos que expiram em breve
- Abra Documentos.
- Clique em Mostrar filtros e escolha o filtro Validade.
- Escolha A expirar ou expirados, A expirar, Expirados ou Com data de validade.
Para ver as datas na lista, clique em Personalizar colunas e adicione a coluna Expira.
Quando o documento é renovado
Abra o documento e clique em Editar. Substitua o ficheiro pelo novo e defina a nova data no campo Expira em. O documento sai da contagem até ao próximo lembrete.
Perguntas frequentes
Como faço desaparecer o número do menu?
Defina uma nova data, remova a data ou elimine o documento. Um documento expirado continua na contagem até o fazer.
Quem vê o número?
O Empresário e qualquer Membro com a permissão Documentos. Cada pessoa só conta os documentos que pode ver.
Os funcionários podem ver a data de validade?
Sim, na página de um documento partilhado com eles. Mas não recebem nenhum lembrete: o número no menu é só para as pessoas que gerem documentos.
Uma cópia mantém a data de validade?
Sim. Uma cópia expira no mesmo dia que o documento de onde foi copiada.