Adicionar um ativo

Abra Ativos, clique em Adicionar novo, escolha Equipamento ou Software e subscrição e escreva um nome. Só o nome é obrigatório. As datas, os custos e as pessoas podem esperar.

Adicionar um ativo

Abra Ativos no menu.
Clique em Adicionar novo.
Escolha Equipamento ou Software e subscrição.
Escreva o Nome e escolha uma Categoria.
Preencha o que souber e clique em Criar ativo.

A página do ativo abre-se. Pode completá-la mais tarde com Editar.

Equipamento

Quem o tem?: escolha o funcionário no campo Detentor, ou deixe-o vazio e escreva onde está o artigo no campo Local. Com um detentor, o histórico do artigo começa hoje.
Compra: a Data de compra, o custo, o Fornecedor e a data do campo Garantia até. Recebe um lembrete antes de a garantia terminar.
Mais opções: Fabricante e modelo, Número de série, Quantidade e Condição.

Uma Quantidade superior a 1 transforma o ativo num lote, por exemplo 20 cadeiras. Um lote não pode ser atribuído a uma pessoa.

Software e subscrições

Custo: o preço e a Faturação: Mensal, Trimestral, Anual ou Pagamento único. Depois, o Próximo pagamento.
Contrato: ative Tem prazo fixo para um contrato que se renova numa data. Consulte Renovações e datas-limite de cancelamento.
Licenças: o Número de licenças e as Pessoas que recebem uma. Deixe vazio para algo que toda a empresa usa, como a linha de internet.
Chave de licença, em Mais opções: é guardada cifrada e nunca aparece nas listas nem nas exportações.

Para todos os ativos

Em Mais opções:

Responsável: a pessoa que recebe os lembretes. Por predefinição, é você.
Lembrar-me: quanto tempo antes de uma data é lembrado, de No próprio dia a 30 dias antes, ou Nunca. A predefinição é 14 dias antes.
Notas e Etiquetas.

Adicionar fotografias e ficheiros

O equipamento tem uma secção Fotografias: arraste para lá fotografias do artigo, da etiqueta com o número de série ou de eventuais danos. Num telemóvel, pode tirá-las com a câmara. A primeira fotografia aparece na lista e no topo da página do ativo.

Arraste a fatura, a garantia ou um manual para Ficheiros, no formulário ou na página do ativo. Qualquer ficheiro até 10 MB; basta o nome, não há mais nada a preencher. Remova uma fotografia ou um ficheiro com a cruz ao lado.

Perguntas frequentes

Posso mudar o tipo mais tarde?

Não. O equipamento e as subscrições têm campos diferentes. Elimine o ativo e adicione-o de novo com o tipo certo.

Quem pode abrir os ficheiros de um ativo?

Todas as pessoas que podem ver o ativo: o Empresário e cada Membro com a permissão Ativos. Os ficheiros não são partilhados com os funcionários.

Várias pessoas podem partilhar uma chave de licença?

Sim. A chave pertence à subscrição. Só as pessoas que podem alterar ativos a podem revelar ou copiar, e cada vez fica registada no separador Atividade do ativo.