Añadir un activo
Abra Activos, haga clic en Añadir nuevo, elija Equipos o Software y suscripción y escriba un nombre. Solo el nombre es obligatorio. Las fechas, los costes y las personas pueden esperar.
- Software
- Todos los software
- Quién puede hacerlo
- Empresario, Miembro
- Actualizado
Añadir un activo
- Abra Activos en el menú.
- Haga clic en Añadir nuevo.
- Elija Equipos o Software y suscripción.
- Escriba el Nombre y elija una Categoría.
- Rellene lo que sepa y haga clic en Crear activo.
Se abre la página del activo. Puede completarla más tarde con Editar.
Equipos
- ¿Quién lo tiene?: elija al empleado en el campo Titular, o déjelo vacío y escriba dónde está el artículo en el campo Ubicación. Con un titular, el historial del artículo empieza hoy.
- Compra: la Fecha de compra, el coste, el Proveedor y la fecha del campo Garantía hasta. Recibirá un aviso antes de que termine la garantía.
- Más opciones: Fabricante y modelo, Número de serie, Cantidad y Estado físico.
Una Cantidad mayor que 1 convierte el activo en un lote, por ejemplo 20 sillas. Un lote no se puede asignar a una persona.
Software y suscripciones
- Coste: el precio y la Facturación: Mensual, Trimestral, Anual o Pago único. Después, el Próximo pago.
- Contrato: active Tiene una duración fija para un contrato que se renueva en una fecha. Consulte Renovaciones y fechas límite de cancelación.
- Licencias: el Número de licencias y las Personas que reciben una. Déjelo vacío para algo que usa toda la empresa, como la línea de internet.
- Clave de licencia, en Más opciones: se guarda cifrada y nunca aparece en las listas ni en las exportaciones.
Para todos los activos
En Más opciones:
- Responsable: la persona que recibe los avisos. Por defecto es usted.
- Recordarme: cuánto tiempo antes de una fecha recibe el aviso, desde El mismo día hasta 30 días antes, o Nunca. El valor por defecto es 14 días antes.
- Notas y Etiquetas.
Añadir fotos y archivos
Los equipos tienen una sección Fotos: arrastre ahí fotos del artículo, de su etiqueta con el número de serie o de cualquier daño. En un teléfono, puede hacerlas con la cámara. La primera foto se muestra en la lista y en la parte superior de la página del activo.
Arrastre la factura, la garantía o un manual a Archivos, en el formulario o en la página del activo. Cualquier archivo de hasta 10 MB; basta con su nombre, no hay nada más que rellenar. Quite una foto o un archivo con la cruz que tiene al lado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el tipo más tarde?
No. Los equipos y las suscripciones tienen campos distintos. Elimine el activo y vuelva a añadirlo con el tipo correcto.
¿Quién puede abrir los archivos de un activo?
Todas las personas que pueden ver el activo: el Empresario y cada Miembro con el permiso Activos. Los archivos no se comparten con los empleados.
¿Pueden varias personas compartir una clave de licencia?
Sí. La clave pertenece a la suscripción. Solo las personas que pueden modificar activos pueden mostrarla o copiarla, y cada vez queda registrada en la pestaña Actividad del activo.