Odeslání faktury e-mailem

Odeslání faktury

1. Otevřete v menu Finance › Vydané faktury.
2. Klikněte na tlačítko akcí (⋮) na konci řádku faktury a zvolte Odeslat. Na stránce faktury klikněte na Odeslat fakturu.
3. Zkontrolujte níže uvedená pole.
4. Klikněte na Odeslat.

Pole

• Od: zpočátku e-mailová adresa vašeho pracovního prostoru. Když klient odpoví, odpověď přijde na tuto adresu.
• Komu: zpočátku e-mailová adresa klienta. Pokud chcete poslat více lidem, oddělte adresy středníkem (;).
• Šablona zprávy: zvolte připravenou zprávu. Nahradí předmět a zprávu.
• Předmět a Zpráva: upravte je podle potřeby. Skileo může zprávu napsat za vás. Viz Psaní s AI.
• Jazyk odkazů a PDF: jazyk přiloženého PDF a odkazů v e-mailu. Zpočátku je to jazyk faktury.
• Odeslat fakturu jako přílohu: zpočátku zapnuto. Vypněte, pokud chcete poslat jen odkazy.

Proměnné

Tato slova napište do předmětu nebo zprávy. Skileo je při odeslání e-mailu nahradí údaji faktury:

• [invoice_number]: číslo faktury.
• [invoice_amount]: celková částka s měnou.
• [invoice_duedate]: datum splatnosti.
• [company_name]: název vaší společnosti.
• [invoice_link]: odkaz na stránku faktury, kde ji klient může zobrazit a zaplatit.
• [download_link]: odkaz ke stažení PDF.

Pokud zpráva nepoužívá ani jeden odkaz, Skileo samo přidá odkaz na stránku faktury.

Šablony zpráv

Své obvyklé zprávy napište jednou, v části Nastavení, na kartě Zprávy k fakturám. Výchozí šablona doplní předmět a zprávu pokaždé, když posíláte fakturu.

Co klient dostane

E-mail přijde od Skileo pod názvem vašeho pracovního prostoru. Obsahuje vaši zprávu a, pokud byl přepínač zapnutý, fakturu jako soubor PDF.

Pokud jste fakturu nahráli jako PDF, Skileo pošle tento soubor místo PDF, které samo vytváří. Viz Vyplnění faktury z PDF nebo přidání více faktur najednou.

Po odeslání ukazuje seznam pod stavem Odesláno dne s datem. Stránka faktury ukazuje také Odesláno, tedy adresy, na které byla odeslána.

Odeslání více faktur najednou

1. V seznamu zaškrtněte faktury.
2. Nahoře zvolte Odeslat e-mailem.
3. Napište adresu do pole Komu a pak zkontrolujte předmět a zprávu.
4. Zkontrolujte pole Název souboru ZIP. Skileo k názvu nepřidá „.zip“: napište to na konec.
5. Klikněte na Odeslat.

Klient dostane jeden e-mail se souborem ZIP, který obsahuje PDF každé faktury.

Sdílení odkazu

Každá faktura má vlastní stránku, kterou klient může otevřít bez účtu. Otevřete ji tak, že kliknete na tlačítko akcí (⋮) na řádku faktury a zvolíte Otevřít veřejný odkaz. Zkopírujte adresu stránky a pošlete ji, jak chcete. Viz Umožnění online platby faktur klientům.

Časté otázky