Wysyłanie faktury e-mailem

Wysyłanie faktury

1. Otwórz Finanse › Faktury sprzedaży w menu.
2. Kliknij przycisk działań (⋮) na końcu wiersza faktury i wybierz Wyślij. Na stronie faktury kliknij Wyślij fakturę.
3. Sprawdź poniższe pola.
4. Kliknij Wyślij.

Pola

• Od: na początku adres e-mail Twojej przestrzeni roboczej. Gdy klient odpowie, odpowiedź trafi na ten adres.
• Do: na początku adres e-mail klienta. Aby wysłać do kilku osób, oddziel adresy średnikiem (;).
• Szablon wiadomości: wybierz gotową wiadomość. Zastępuje temat i wiadomość.
• Temat i Wiadomość: zmień je według potrzeb. Skileo może napisać wiadomość za Ciebie. Zobacz Pisanie z AI.
• Język linków i pliku PDF: język załączonego pliku PDF i linków w e-mailu. Na początku jest to język faktury.
• Wyślij fakturę jako załącznik: na początku włączone. Wyłącz, aby wysłać tylko linki.

Zmienne

Wpisz te słowa w temacie lub w wiadomości. Skileo zastąpi je danymi faktury, gdy wyśle e-mail:

• [invoice_number]: numer faktury.
• [invoice_amount]: kwota całkowita z walutą.
• [invoice_duedate]: termin płatności.
• [company_name]: nazwa Twojej firmy.
• [invoice_link]: link do strony faktury, na której klient może zobaczyć fakturę i ją opłacić.
• [download_link]: link do pobrania pliku PDF.

Jeśli wiadomość nie zawiera żadnego z linków, Skileo sam doda link do strony faktury.

Szablony wiadomości

Napisz swoje zwykłe wiadomości raz, w sekcji Ustawienia, na karcie Wiadomości dotyczące faktur. Domyślny szablon uzupełnia temat i wiadomość za każdym razem, gdy wysyłasz fakturę.

Co otrzymuje klient

E-mail przychodzi od Skileo, pod nazwą Twojej przestrzeni roboczej. Zawiera Twoją wiadomość i, jeśli przełącznik był włączony, fakturę jako plik PDF.

Jeśli przesłano fakturę jako PDF, Skileo wysyła ten plik zamiast PDF, który sam tworzy. Zobacz Wypełnianie faktury z pliku PDF lub dodawanie wielu naraz.

Po wysłaniu lista pokazuje pod statusem Wysłano z datą. Strona faktury pokazuje też Wysłane do, czyli adresy, na które ją wysłano.

Wysyłanie kilku faktur naraz

1. Zaznacz faktury na liście.
2. Wybierz Wyślij e-mailem u góry.
3. Wpisz adres w polu Do, a potem sprawdź temat i wiadomość.
4. Sprawdź pole Nazwa pliku ZIP. Skileo nie dodaje do nazwy „.zip”: dopisz to na końcu.
5. Kliknij Wyślij.

Klient otrzymuje jeden e-mail z plikiem ZIP, który zawiera PDF każdej faktury.

Udostępnianie linku

Każda faktura ma własną stronę, którą klient może otworzyć bez konta. Aby ją otworzyć, kliknij przycisk działań (⋮) w wierszu faktury i wybierz Otwórz link publiczny. Skopiuj adres strony i wyślij go w dowolny sposób. Zobacz Płacenie faktur online przez klientów.

Częste pytania