Kuka näkee asiakirjan

Asiakirjan voivat avata työtilasi asiakirjoja hallinnoivat henkilöt sekä työntekijät tai hakijat, joille se on jaettu. Tee asiakirjasta yksityinen, jos haluat pitää sen itselläsi.

Kuka voi avata asiakirjan

Asiakirjan lisännyt henkilö. Aina.
Asiakirjoja hallinnoivat: Yrityksen omistaja ja jokainen Jäsen, jolla on oikeus Asiakirjat. He voivat avata asiakirjan, ellei se ole yksityinen. Muokkaamiseen Jäsen tarvitsee oikeuden Kirjoitus.
Henkilöt, joille asiakirja on jaettu: työntekijät tai hakijat, jotka valitsit kentässä Liitä henkilöön, niin kauan kuin jakamiskytkin on päällä. He voivat vain avata sen. Lue Jaa asiakirja työntekijälle tai hakijalle.
Henkilöt, jotka näkevät tehtävän, johon asiakirja on liitetty. He avaavat sen tehtävästä.

Tarkista, kuka näkee asiakirjan

Avaa asiakirja ja valitse välilehti Pääsy. Kohdassa Kuka voi nähdä sen näkyy jokainen henkilö tai ryhmä merkinnällä Voi muokata, Voi avata tai Ei voi avata.

Luettelossa sarake Pääsy kertoo saman lyhyesti:

Työntekijät: henkilöt, joille asiakirja on jaettu, voivat avata sen.
Vain esihenkilöt: vain asiakirjoja hallinnoivat voivat avata sen.
Yksityinen: vain sinä ja henkilöt, joille asiakirja on jaettu.

Tee asiakirjasta yksityinen

Lisää asiakirja tai avaa asiakirja ja napsauta painiketta Muokkaa.
Avaa kohta Lisää vaihtoehtoja.
Ota käyttöön asetus Vain sinulle.
Napsauta painiketta Tallenna.

Muut asiakirjoja hallinnoivat eivät voi enää avata tai muokata sitä, ei edes Yrityksen omistaja. Henkilöt, joille asiakirja on jaettu, voivat yhä avata sen.

Kun poistat asetuksen Vain sinulle taas käytöstä, asiakirja jaetaan jälleen kaikille asiakirjoja hallinnoiville, ja he saavat siitä sähköpostiviestin.

Lähetä jollekulle linkki asiakirjaan

Avaa asiakirja, valitse välilehti Pääsy ja napsauta painiketta Kopioi linkki. Linkki avaa asiakirjan sivun. Vain ne, jotka näkevät asiakirjan, voivat avata linkin.

Usein kysytyt kysymykset

Näkeekö Jäsen asiakirjoja ilman Asiakirjat-oikeutta?

Ei. Kohta Asiakirjat ei näy hänen valikossaan. Yrityksen omistaja antaa oikeuden: Luku asiakirjojen näkemiseen, Kirjoitus niiden lisäämiseen, muuttamiseen ja poistamiseen.

Voiko yrityksen omistaja nähdä yksityiset asiakirjani?

Ei. Yksityinen asiakirja on vain sinun ja niiden, joille olet jakanut sen.

Miksi työntekijä voi avata asiakirjan, jota en ole jakanut hänelle?

Asiakirja on liitetty tehtävään, jonka hän näkee. Hän avaa sen tehtävästä. Välilehdellä Pääsy näkyvät nämä tehtävät.