Controlar los activos de su empresa
Activos muestra lo que su empresa posee o paga, quién tiene cada artículo, cuánto cuesta y qué viene después. Abra Activos en el menú de cualquier software.
- Software
- Todos los software
- Quién puede hacerlo
- Empresario, Miembro
- Actualizado
Para qué sirve Activos
Activos responde a cinco preguntas en un solo lugar:
- ¿Qué posee o paga la empresa?
- ¿Quién tiene qué portátil, teléfono, llave o licencia de software?
- ¿Cuánto cuestan las suscripciones cada mes y cada año?
- ¿Qué hay que devolver, renovar o cancelar, y antes de cuándo?
- ¿Qué fechas importantes se acercan?
Abra Activos en el menú. Está en todos los softwares y muestra los mismos activos en todas partes.
Dos tipos de activos
- Equipos: lo que se puede tocar. Portátiles, teléfonos, pantallas, mobiliario, vehículos, herramientas, llaves y tarjetas de acceso. Un artículo solo lo tiene una persona a la vez.
- Software y suscripciones: lo que usted paga. Licencias de software, SaaS, alojamiento, contratos de internet y teléfono, servicios para empresas. Una suscripción puede tener licencias, una para cada persona que la usa.
Una licencia comprada una sola vez, como un paquete ofimático con licencia perpetua, se registra como Software y suscripción con facturación Pago único.
Mantenga un solo registro por servicio. Microsoft 365 con diez usuarios es una suscripción con diez licencias, no diez activos.
Las tres vistas
El selector de la parte superior de la página muestra:
- Equipos: cada artículo, quién lo tiene, su estado y su garantía. Las cifras sobre la lista muestran Asignados, Disponibles y Requieren atención: artículos en reparación, préstamos atrasados y garantías que terminan en los próximos 30 días.
- Software y suscripciones: cada suscripción con su coste, sus licencias y su próxima fecha (cancelación, renovación, fin o pago). Las cifras muestran el Coste mensual, el Coste anual y las Licencias libres.
- Próximamente: lo que hay que hacer en los próximos 60 días. Consulte Avisos de activos y la vista Próximamente.
Los artículos con estado Dado de baja, Perdido o Terminado están ocultos. Siguen registrados: elija Todos en el filtro Estado para verlos.
Quién puede usar Activos
- El Empresario ve y modifica todo.
- Un Miembro necesita el permiso Activos. Los miembros que se unieron antes de que existiera Activos no lo tienen: el Empresario lo activa en la configuración.
- Los empleados no ven la página Activos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que configurar algo antes?
No. Las categorías, los estados y los avisos están listos para usar. Al añadir un activo, solo el nombre es obligatorio.
¿Activos calcula la amortización?
No. Activos guarda el precio de compra y los costes recurrentes. La amortización sigue en su contabilidad.
¿Se convierten los costes a una sola moneda?
No. Cada moneda se muestra por separado, por ejemplo «1180 € + 40 $», sin tipos de cambio.