Țineți evidența activelor firmei
„Active” arată ce deține sau plătește firma, cine are fiecare bun, cât costă și ce urmează. Deschideți „Active” din meniul oricărui software.
- Modul
- Toate modulele
- Cine poate face asta
- Proprietar de afacere, Membru
- Actualizat
La ce folosește modulul Active
Active răspunde la cinci întrebări într-un singur loc:
- Ce deține sau plătește firma?
- Cine are fiecare laptop, telefon, cheie sau licență software?
- Cât costă abonamentele pe lună și pe an?
- Ce trebuie returnat, reînnoit sau anulat și până când?
- Ce date importante urmează?
Deschideți Active din meniu. Modulul este în fiecare software și arată aceleași active peste tot.
Două tipuri de active
- Echipamente: ce puteți atinge. Laptopuri, telefoane, monitoare, mobilier, vehicule, unelte, chei și carduri de acces. Un bun este la o singură persoană la un moment dat.
- Software și abonamente: ce plătiți. Licențe software, SaaS, găzduire, contracte de internet și telefonie, servicii pentru firmă. Un abonament poate avea locuri, câte unul pentru fiecare persoană care îl folosește.
O licență cumpărată o singură dată, cum ar fi o suită de birou cu licență perpetuă, este un Software și abonament cu facturare O singură dată.
Păstrați o singură înregistrare pentru fiecare serviciu. Microsoft 365 cu zece utilizatori este un abonament cu zece locuri, nu zece active.
Cele trei vizualizări
Comutatorul din partea de sus a paginii arată:
- Echipamente: fiecare bun, cine îl are, starea și garanția lui. Cifrele de deasupra listei arată Atribuite, Disponibile și Necesită atenție: bunuri în reparație, împrumuturi întârziate și garanții care expiră în 30 de zile.
- Software și abonamente: fiecare abonament cu costul, locurile și următoarea lui dată (termen de anulare, reînnoire, încheiere sau plată). Cifrele arată Cost lunar, Cost anual și Locuri libere.
- În curând: ce trebuie făcut în următoarele 60 de zile. Consultați Mementouri pentru active și vizualizarea „În curând”.
Bunurile cu starea Scos din uz, Pierdut sau Încheiat sunt ascunse. Ele rămân în evidență: alegeți Toate în filtrul Stare ca să le vedeți.
Cine poate folosi modulul Active
- Utilizatorul cu rolul Proprietar de afacere vede și modifică totul.
- Un utilizator cu rolul Membru are nevoie de permisiunea pentru modulul Active. Membrii care s-au alăturat înainte să existe modulul nu o au: utilizatorul cu rolul Proprietar de afacere o activează în setări.
- Angajații nu văd pagina modulului.
Întrebări frecvente
Trebuie să configurez ceva mai întâi?
Nu. Categoriile, stările și mementourile sunt gata de folosit. Când adăugați un activ, doar numele este obligatoriu.
Calculează modulul amortizarea?
Nu. Modulul păstrează prețul de achiziție și costurile curente. Amortizarea rămâne în contabilitatea dumneavoastră.
Sunt costurile convertite într-o singură monedă?
Nu. Fiecare monedă este afișată separat, de exemplu „1.180 € + 40 $”, fără cursuri de schimb.