Проследяване на активите на фирмата

„Активи“ показва какво притежава или плаща фирмата, при кого е всеки предмет, колко струва и какво предстои. Отворете „Активи“ в менюто на всеки софтуер.

За какво служи модулът

Активи отговаря на пет въпроса на едно място:

Какво притежава или плаща фирмата?
При кого е всеки лаптоп, телефон, ключ или софтуерен лиценз?
Колко струват абонаментите на месец и на година?
Какво трябва да бъде върнато, подновено или прекратено и до кога?
Какви важни дати предстоят?

Отворете Активи в менюто. Модулът е във всеки софтуер и навсякъде показва същите активи.

Два вида активи

Оборудване: това, което може да се пипне. Лаптопи, телефони, монитори, мебели, превозни средства, инструменти, ключове и карти за достъп. Всеки предмет е при един човек в даден момент.
Софтуер и абонаменти: това, за което плащате. Софтуерни лицензи, SaaS, хостинг, договори за интернет и телефон, бизнес услуги. Абонаментът може да има места – по едно за всеки човек, който го използва.

Лиценз, купен еднократно, например офис пакет с безсрочен лиценз, е Софтуер и абонамент с таксуване Еднократно.

Създавайте по един запис за всяка услуга. Microsoft 365 с десет потребители е един абонамент с десет места, а не десет актива.

Трите изгледа

Превключвателят горе на страницата показва:

Оборудване: всеки предмет, при кого е, статуса му и гаранцията му. Числата над списъка показват Зачислени, Налични и Изискват внимание: предмети в ремонт, просрочени заемания и гаранции, които изтичат до 30 дни.
Софтуер и абонаменти: всеки абонамент с цената, местата и следващата му дата (краен срок за прекратяване, подновяване, край или плащане). Числата показват Месечни разходи, Годишни разходи и Свободни места.
Предстои: какво трябва да се направи през следващите 60 дни. Вижте Напомняния за активи и изгледът „Предстои“.

Активите със статус Изведен от употреба, Изгубен или Приключил са скрити. Те остават в записите: изберете Всички във филтъра Статус, за да ги видите.

Кой може да използва модула

Потребителят с роля Собственик на фирмата вижда и променя всичко.
Потребител с роля Член трябва да има право за модула Активи. Членовете, присъединили се преди модулът да съществува, нямат това право: потребителят с роля Собственик на фирмата го включва в настройките.
Служителите не виждат страницата на модула.

Често задавани въпроси

Трябва ли първо да настроя нещо?

Не. Категориите, статусите и напомнянията са готови за използване. Когато добавяте актив, задължително е само името.

Изчислява ли модулът амортизация?

Не. Модулът пази покупната цена и текущите разходи. Амортизацията остава в счетоводството ви.

Превръщат ли се разходите в една валута?

Не. Всяка валута се показва отделно, например „1180 € + 40 $“, без обменни курсове.