Importer des employés depuis un tableur

Dans Employés, cliquez sur Ajouter, puis Importer. Déposez un fichier Excel, ODS ou CSV, vérifiez les lignes et importez. Personne ne reçoit d’e-mail, et l’import peut être annulé pendant 30 jours.

Importer votre fichier

Ouvrez Employés dans le menu.
Cliquez sur Ajouter en haut à droite, puis sur Importer. La page Importer des employés s’ouvre.
Déposez votre fichier sur la page, ou cliquez sur Choisir un fichier. Skileo lit les fichiers Excel (.xlsx, .xls), ODS et CSV jusqu’à 10 MB.
Vérifiez les colonnes et les lignes. Voir ci-dessous.
Cliquez sur le bouton en bas, par exemple Importer 25 employés.

Rien n’est enregistré avant que vous cliquiez sur ce bouton. La page indique ensuite combien d’employés ont été ajoutés, et le bouton Les voir dans la liste des employés ouvre la liste avec seulement ces employés.

L’import comporte trois étapes, affichées en haut de la page : Ajouter, Vérifier et Terminé.

Les employés importés ne sont pas invités dans Skileo. Invitez-les quand vous êtes prêt. Consultez Inviter un employé dans Skileo.

Préparer le fichier

Mettez les noms des colonnes sur la première ligne, puis un employé par ligne. Chaque ligne a besoin :

du genre : Homme ou Femme (ou en anglais male ou female),
du prénom et du nom,
de l’adresse e-mail.

Vous pouvez aussi indiquer le téléphone, la date de naissance, l’adresse, la ville, le code postal et le pays, l’intitulé du poste, la date de début, la date de fin, la fin de la période d’évaluation, les salaires net et brut, et les équipes.

Écrivez les dates comme vous les voyez dans Skileo.
Indiquez le pays par son nom ou par son code à deux lettres.
Écrivez les équipes par leur nom, séparées par des virgules. Les équipes doivent déjà exister. Consultez Créer et gérer des équipes.

Pour partir des bonnes colonnes, cliquez sur Télécharger le modèle à la première étape. Cela télécharge un fichier Excel avec les noms des colonnes.

Si votre classeur a plusieurs feuilles, Skileo ouvre celle qui convient le mieux. Vous pouvez choisir une autre feuille dans le champ Feuille.

Mettre tout le monde dans une équipe

Quand votre entreprise a des équipes, la première étape affiche le champ Équipe pour tous. Choisissez-y une ou plusieurs équipes : chaque employé importé y est ajouté, en plus des équipes indiquées dans votre fichier.

Vérifier les colonnes et les lignes

Skileo associe les colonnes de votre fichier à ses champs d’après leur nom, dans toutes ses langues. Cliquez sur Modifier pour associer une colonne à un autre champ, ou pour l’écarter.

Chaque ligne affiche Prêt ou À vérifier. Dans une ligne à vérifier, le problème est écrit en rouge dans la cellule.

Cliquez sur une cellule pour la corriger. Skileo vérifie de nouveau la ligne.
Cliquez sur la croix au bout d’une ligne pour l’écarter (Écarter cette ligne). Cliquez sur Remettre pour la remettre.

Les lignes encore incorrectes au moment de l’import sont écartées. À la dernière étape, vous pouvez les télécharger avec le motif de chacune.

Employés déjà dans votre liste

Une ligne qui a l’adresse e-mail de l’un de vos employés affiche Déjà dans votre base. Choisissez quoi faire de ces lignes :

Les ignorer : elles ne sont pas importées. C’est le choix par défaut.
Compléter leurs champs vides : Skileo complète ce qui est encore vide pour cet employé, comme l’intitulé du poste, les dates, les salaires ou une équipe manquante. Il ne modifie jamais ce qui est déjà renseigné.

Vous pouvez aussi choisir ligne par ligne.

Une personne qui a déjà un compte Skileo mais n’est pas encore votre employé, par exemple un candidat, est ajoutée comme employé avec son compte.

Annuler un import

À la dernière étape, cliquez sur Annuler. Vous pouvez aussi l’annuler plus tard : ouvrez de nouveau la page d’import. Vos Imports récents y sont listés, chacun avec Les voir et Annuler.

L’annulation retire les employés que l’import a ajoutés, tant que personne n’a travaillé sur eux depuis. Un employé dont les informations ou le contrat ont changé, ou qui a un commentaire, une évaluation, des congés, une feuille de temps, une tâche ou un document, est conservé. Ce que l’import a complété pour des employés que vous aviez déjà reste.

Les employés retirés ne vont pas dans la Corbeille. Vous pouvez annuler un import pendant 30 jours, et une seule fois.

Questions fréquentes

Pourquoi une ligne a-t-elle été écartée ?

Quelque chose y manque ou est incorrect, par exemple le genre, l’adresse e-mail ou une équipe qui n’existe pas. Téléchargez les lignes non importées à la dernière étape : la colonne Motif indique pourquoi. Corrigez-les dans votre fichier et importez-les de nouveau.

L’import envoie-t-il des e-mails ?

Non. Personne ne reçoit d’e-mail.

Pourquoi est-ce que je ne vois pas Importer ?

Vous devez avoir le droit de modifier les employés. Demandez au Chef d’entreprise de votre espace de travail. Consultez Qui peut voir et modifier les employés.