Importar funcionários a partir de uma folha de cálculo

Importar o seu ficheiro

1. Abra Funcionários no menu.
2. Clique em Adicionar novo no canto superior direito e depois em Importar. Abre-se a página Importar funcionários.
3. Largue o seu ficheiro na página, ou clique em Escolher um ficheiro. O Skileo lê ficheiros Excel (.xlsx, .xls), ODS e CSV até 10 MB.
4. Verifique as colunas e as linhas. Veja abaixo.
5. Clique no botão em baixo, por exemplo Importar 25 funcionários.

Nada é guardado até clicar neste botão. A página mostra depois quantos funcionários foram adicionados, e Vê-los na lista de funcionários abre a lista só com esses funcionários.

A importação tem três passos, visíveis no topo da página: Adicionar, Rever e Concluído.

Os funcionários importados não são convidados para o Skileo. Convide-os quando estiver pronto. Consulte Convidar um funcionário para o Skileo.

Preparar o ficheiro

Coloque os nomes das colunas na primeira linha e depois um funcionário por linha. Cada linha precisa de:

• o género: Masculino ou Feminino (ou, em inglês, male ou female),
• o nome próprio e o apelido,
• o endereço de e-mail.

Também pode indicar o telefone, a data de nascimento, a morada, a cidade, o código postal e o país, o cargo, a data de início, a data de fim, o fim do período de avaliação, os salários líquido e bruto, e as equipas.

• Escreva as datas como as vê no Skileo.
• Indique o país pelo nome ou pelo código de duas letras.
• Escreva as equipas pelo nome, separadas por vírgulas. As equipas têm de existir já. Consulte Criar e gerir equipas.

Para começar com as colunas certas, clique em Transferir o modelo no primeiro passo. É descarregado um ficheiro Excel com os nomes das colunas.

Se o seu livro tiver várias folhas, o Skileo abre a que melhor se adequa. Pode escolher outra folha em Folha.

Pôr todos numa equipa

Quando a sua empresa tem equipas, o primeiro passo mostra o campo Equipa para todos. Escolha aí uma ou mais equipas: cada funcionário importado é adicionado a elas, além das equipas indicadas no seu ficheiro.

Verificar as colunas e as linhas

O Skileo associa as colunas do seu ficheiro aos seus campos pelos nomes, em qualquer um dos seus idiomas. Clique em Alterar para associar uma coluna a outro campo, ou para a deixar de fora.

Cada linha mostra Prontas ou Verificar. Numa linha a verificar, o problema aparece escrito a vermelho na célula.

• Clique numa célula para a corrigir. O Skileo verifica a linha de novo.
• Clique na cruz no fim de uma linha para a excluir (Excluir esta linha). Clique em Repor para a repor.

As linhas que ainda tenham erros quando importar ficam de fora. No último passo, pode descarregá-las com o motivo de cada uma.

Funcionários que já estão na sua lista

Uma linha com o endereço de e-mail de um dos seus funcionários mostra Já na sua base de dados. Escolha o que fazer com essas linhas:

• Ignorá-los: não são importadas. É a opção predefinida.
• Preencher os campos vazios: o Skileo preenche o que ainda está vazio para esse funcionário, como o cargo, as datas, os salários ou uma equipa em falta. Nunca altera o que já lá está.

Também pode escolher linha a linha.

Uma pessoa que já tem uma conta Skileo mas ainda não é seu funcionário, por exemplo um candidato, é adicionada como seu funcionário com a conta que já tem.

Anular uma importação

No último passo, clique em Anular. Também pode anulá-la mais tarde: abra de novo a página de importação. As suas Importações recentes estão lá listadas, cada uma com Vê-los e Anular.

Anular retira os funcionários que a importação adicionou, desde que ninguém tenha trabalhado neles desde então. Um funcionário cujos dados ou contrato tenham mudado, ou que tenha um comentário, uma avaliação, uma ausência, uma folha de ponto, uma tarefa ou um documento, é mantido. O que a importação preencheu para funcionários que já tinha mantém-se.

Os funcionários retirados não vão para o Lixo. Pode anular uma importação durante 30 dias, e só uma vez.

Perguntas frequentes