Medewerkers importeren uit een spreadsheet

Je bestand importeren

1. Open Medewerkers in het menu.
2. Klik rechtsboven op Nieuwe toevoegen en dan op Importeren. De pagina Medewerkers importeren gaat open.
3. Zet je bestand neer op de pagina, of klik op Bestand kiezen. Skileo leest Excel- (.xlsx, .xls), ODS- en CSV-bestanden tot 10 MB.
4. Controleer de kolommen en de rijen. Zie hieronder.
5. Klik op de knop onderaan, bijvoorbeeld 25 medewerkers importeren.

Er wordt niets opgeslagen tot je op deze knop klikt. De pagina toont dan hoeveel medewerkers zijn toegevoegd, en Bekijk ze in de medewerkerslijst opent de lijst met alleen deze medewerkers.

De import heeft drie stappen, bovenaan de pagina: Toevoegen, Controleren en Klaar.

Geïmporteerde medewerkers worden niet uitgenodigd voor Skileo. Nodig ze uit wanneer je er klaar voor bent. Zie Een medewerker uitnodigen voor Skileo.

Het bestand voorbereiden

Zet de kolomnamen op de eerste rij, en daarna één medewerker per rij. Elke rij heeft nodig:

• het geslacht: Man of Vrouw (of in het Engels male of female),
• de voornaam en de achternaam,
• het e-mailadres.

Je kunt ook het telefoonnummer, de geboortedatum, het adres, de plaats, de postcode en het land opgeven, en de functietitel, de startdatum, de einddatum, het einde van de proeftijd, het netto- en brutosalaris en de teams.

• Schrijf data zoals je ze in Skileo ziet.
• Geef het land op met de naam of met de code van twee letters.
• Schrijf de teams met hun naam, gescheiden door komma’s. De teams moeten al bestaan. Zie Teams aanmaken en beheren.

Om met de juiste kolommen te beginnen, klik je in de eerste stap op Sjabloon downloaden. Je krijgt een Excel-bestand met de kolomnamen.

Als je werkmap meerdere bladen heeft, opent Skileo het blad dat het best past. Je kunt een ander blad kiezen bij Blad.

Iedereen in een team zetten

Als je bedrijf teams heeft, toont de eerste stap het veld Team voor iedereen. Kies daar een of meer teams: elke geïmporteerde medewerker wordt eraan toegevoegd, naast de teams die in je bestand staan.

De kolommen en de rijen controleren

Skileo koppelt de kolommen van je bestand aan zijn velden op basis van hun namen, in elk van zijn talen. Klik op Wijzigen om een kolom aan een ander veld te koppelen, of om hem weg te laten.

Elke rij toont Klaar of Controleren. Bij een rij om te controleren staat het probleem in het rood in de cel.

• Klik op een cel om die te verbeteren. Skileo controleert de rij opnieuw.
• Klik op het kruisje aan het eind van een rij om die weg te laten (Deze rij weglaten). Klik op Terugzetten om hem terug te zetten.

Rijen die bij het importeren nog fout zijn, worden weggelaten. In de laatste stap kun je ze downloaden, met de reden voor elke rij.

Medewerkers die al in je lijst staan

Een rij met het e-mailadres van een van je medewerkers toont Al in je database. Kies wat er met deze rijen gebeurt:

• Overslaan: ze worden niet geïmporteerd. Dit is de standaard.
• Lege velden aanvullen: Skileo vult aan wat bij die medewerker nog leeg is, zoals de functietitel, de data, de salarissen of een ontbrekend team. Wat er al staat, wijzigt het nooit.

Je kunt ook per rij kiezen.

Iemand die al een Skileo-account heeft maar nog niet je medewerker is, bijvoorbeeld een kandidaat, wordt met dat account als je medewerker toegevoegd.

Een import ongedaan maken

Klik in de laatste stap op Ongedaan maken. Je kunt het ook later ongedaan maken: open de importpagina opnieuw. Daar staan je imports onder Recente imports, elk met Bekijken en Ongedaan maken.

Ongedaan maken verwijdert de medewerkers die de import heeft toegevoegd, zolang niemand er sindsdien aan heeft gewerkt. Een medewerker van wie de gegevens of het contract zijn gewijzigd, of die een opmerking, een beoordeling, verlof, een urenregistratie, een taak of een document heeft, blijft. Wat de import heeft aangevuld bij medewerkers die je al had, blijft staan.

De verwijderde medewerkers gaan niet naar de Prullenbak. Je kunt een import 30 dagen lang ongedaan maken, en maar één keer.

Veelgestelde vragen