Importar contactos a partir de uma folha de cálculo

Em Contactos, clique em Adicionar novo e em Importar. Largue um ficheiro Excel, ODS ou CSV, verifique as linhas e clique em Importar. Cada linha passa a ser uma empresa. Pode anular durante 30 dias.

Importar o seu ficheiro

Abra Contactos no menu.
Clique em Adicionar novo no canto superior direito e depois em Importar. Abre-se a página Importar contactos.
Largue o seu ficheiro na página, ou clique em Escolher um ficheiro. O Skileo lê ficheiros Excel (.xlsx, .xls), ODS e CSV até 10 MB.
Verifique as colunas e as linhas. Veja abaixo.
Clique no botão em baixo, por exemplo Importar 25 contactos.

Nada é guardado até clicar neste botão. A página mostra depois quantos contactos foram adicionados, e Vê-los em Contactos abre a lista só com esses contactos.

A importação tem três passos, visíveis no topo da página: Adicionar, Rever e Concluído.

Preparar o ficheiro

Coloque os nomes das colunas na primeira linha e depois uma empresa por linha. Cada linha precisa de:

o nome da empresa,
o seu representante legal,
o seu número de identificação da empresa ou o seu número de contribuinte.

Também pode indicar a morada, a cidade, o código postal, o país, o e-mail e o telefone. Mais duas colunas indicam se a empresa é cliente e se é fornecedor: escreva 1 para sim, 0 ou nada para não.

Para começar com as colunas certas, clique em Transferir o modelo no primeiro passo. É descarregado um ficheiro Excel com os nomes das colunas.

Se o seu livro tiver várias folhas, o Skileo abre a que melhor se adequa. Pode escolher outra folha em Folha.

Verificar as colunas e as linhas

O Skileo associa as colunas do seu ficheiro aos seus campos pelos nomes, em qualquer um dos seus idiomas. Clique em Alterar para associar uma coluna a outro campo, ou para a deixar de fora.

Cada linha mostra Prontas ou Verificar. Numa linha a verificar, o problema aparece escrito a vermelho na célula.

Clique numa célula para a corrigir. O Skileo verifica a linha de novo.
Clique na cruz no fim de uma linha para a excluir (Excluir esta linha). Clique em Repor para a repor.

As linhas que ainda tenham erros quando importar ficam de fora. No último passo, pode descarregá-las com o motivo de cada uma.

Empresas que já estão nos seus contactos

Uma linha com o número de identificação da empresa ou o número de contribuinte de um dos seus contactos mostra Já na sua base de dados. Escolha o que fazer com essas linhas:

Ignorá-los: não são importadas. É a opção predefinida.
Preencher os campos vazios: o Skileo preenche o que ainda está vazio para esse contacto, como o telefone ou a morada. Nunca altera o que já lá está.

Também pode escolher linha a linha.

Anular uma importação

No último passo, clique em Anular. Também pode anulá-la mais tarde: abra de novo a página de importação. As suas Importações recentes estão lá listadas, cada uma com Vê-los e Anular.

Anular move para o Lixo os contactos que a importação adicionou, desde que ninguém os tenha usado ou alterado desde então. Um contacto indicado num orçamento ou numa fatura, ou alterado depois da importação, é mantido. O que a importação preencheu para contactos que já tinha mantém-se.

Pode anular uma importação durante 30 dias.

Perguntas frequentes

Posso importar pessoas singulares?

Não. Cada linha importada passa a ser uma empresa. Adicione as pessoas singulares uma a uma. Consulte Adicionar um contacto.

Que relação recebem os contactos importados?

A que as suas colunas de cliente e de fornecedor indicam: Cliente, Fornecedor, ou ambas. Uma linha que não é nenhuma das duas passa a Potencial cliente.

Porque é que uma linha ficou de fora?

Falta alguma coisa ou alguma coisa está errada, por exemplo o representante legal ou um endereço de e-mail. Descarregue as linhas não importadas no último passo: a coluna Motivo diz porquê. Corrija-as no seu ficheiro e importe-as de novo.

Porque é que não vejo Importar?

Precisa de permissão para alterar os contactos. Peça-a ao Empresário do seu espaço de trabalho. Consulte Quem pode ver e alterar os contactos.