Εισαγωγή συναλλασσομένων από υπολογιστικό φύλλο

Εισαγωγή του αρχείου σας

1. Επιλέξτε Συναλλασσόμενοι στο μενού.
2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη νέου πάνω δεξιά και μετά στο Εισαγωγή. Ανοίγει η σελίδα Εισαγωγή συναλλασσομένων.
3. Αφήστε το αρχείο σας στη σελίδα ή κάντε κλικ στο Επιλογή αρχείου. Το Skileo διαβάζει αρχεία Excel (.xlsx, .xls), ODS και CSV έως 10 MB.
4. Ελέγξτε τις στήλες και τις γραμμές. Δείτε παρακάτω.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί στο κάτω μέρος, για παράδειγμα Εισαγωγή 25 συναλλασσομένων.

Τίποτα δεν αποθηκεύεται μέχρι να κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί. Στη συνέχεια, η σελίδα δείχνει πόσοι συναλλασσόμενοι προστέθηκαν και το κουμπί Δείτε τους στους Συναλλασσόμενους ανοίγει τη λίστα μόνο με αυτούς.

Η εισαγωγή έχει τρία βήματα, που φαίνονται στο πάνω μέρος της σελίδας: Προσθήκη, Έλεγχος και Τέλος.

Προετοιμασία του αρχείου

Γράψτε τα ονόματα των στηλών στην πρώτη γραμμή και μετά μία εταιρεία ανά γραμμή. Κάθε γραμμή χρειάζεται:

• το όνομα της εταιρείας,
• τον νόμιμο εκπρόσωπό της,
• τον αριθμό μητρώου της ή τον αριθμό ΦΠΑ της.

Μπορείτε επίσης να δώσετε τη διεύθυνση, την πόλη, τον ταχυδρομικό κώδικα, τη χώρα, το email και το τηλέφωνο. Δύο ακόμη στήλες λένε αν η εταιρεία είναι πελάτης και αν είναι προμηθευτής: γράψτε 1 για το ναι, 0 ή τίποτα για το όχι.

Για να ξεκινήσετε με τις σωστές στήλες, κάντε κλικ στο Λήψη του προτύπου στο πρώτο βήμα. Κατεβαίνει ένα αρχείο Excel με τα ονόματα των στηλών.

Αν το βιβλίο εργασίας σας έχει πολλά φύλλα, το Skileo ανοίγει αυτό που ταιριάζει καλύτερα. Μπορείτε να επιλέξετε άλλο φύλλο στο πεδίο Φύλλο.

Έλεγχος των στηλών και των γραμμών

Το Skileo αντιστοιχίζει τις στήλες του αρχείου σας με τα πεδία του από τα ονόματά τους, σε οποιαδήποτε από τις γλώσσες του. Κάντε κλικ στο Αλλαγή για να αντιστοιχίσετε μια στήλη με άλλο πεδίο ή για να την αφήσετε έξω.

Κάθε γραμμή δείχνει Έτοιμες ή Έλεγχος. Σε μια γραμμή για έλεγχο, το πρόβλημα είναι γραμμένο με κόκκινο μέσα στο κελί.

• Κάντε κλικ σε ένα κελί για να το διορθώσετε. Το Skileo ελέγχει ξανά τη γραμμή.
• Κάντε κλικ στο Χ στο τέλος μιας γραμμής για να την αφήσετε έξω (Εξαίρεση αυτής της γραμμής). Κάντε κλικ στο Επαναφορά για να την επαναφέρετε.

Οι γραμμές που είναι ακόμη λανθασμένες όταν κάνετε την εισαγωγή αφήνονται έξω. Στο τελευταίο βήμα, μπορείτε να τις κατεβάσετε μαζί με την αιτία για την καθεμία.

Εταιρείες που είναι ήδη στους συναλλασσόμενούς σας

Μια γραμμή με τον αριθμό μητρώου ή τον αριθμό ΦΠΑ ενός από τους συναλλασσόμενούς σας δείχνει Ήδη στη βάση σας. Επιλέξτε τι θα γίνει με αυτές τις γραμμές:

• Παράλειψη: δεν εισάγονται. Αυτή είναι η προεπιλογή.
• Συμπλήρωση κενών πεδίων τους: το Skileo συμπληρώνει ό,τι είναι ακόμη κενό για αυτόν τον συναλλασσόμενο, όπως το τηλέφωνο ή τη διεύθυνση. Δεν αλλάζει ποτέ ό,τι υπάρχει ήδη.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε για μία γραμμή τη φορά.

Αναίρεση εισαγωγής

Στο τελευταίο βήμα, κάντε κλικ στο Αναίρεση. Μπορείτε να την αναιρέσετε και αργότερα: ανοίξτε ξανά τη σελίδα εισαγωγής. Εκεί παρατίθενται οι Πρόσφατες εισαγωγές σας, η καθεμία με τα κουμπιά Προβολή και Αναίρεση.

Η αναίρεση μεταφέρει στη σελίδα Κάδος τους συναλλασσόμενους που πρόσθεσε η εισαγωγή, εφόσον κανείς δεν τους έχει χρησιμοποιήσει ή αλλάξει από τότε. Ένας συναλλασσόμενος που αναφέρεται σε προσφορά ή τιμολόγιο ή που άλλαξε μετά την εισαγωγή διατηρείται. Ό,τι συμπλήρωσε η εισαγωγή για συναλλασσόμενους που είχατε ήδη παραμένει.

Μπορείτε να αναιρέσετε μια εισαγωγή για 30 ημέρες.

Συχνές ερωτήσεις