Cv’s importeren uit een spreadsheet

Je bestand importeren

1. Open Cv-database in het menu.
2. Klik rechtsboven op Nieuwe toevoegen en dan op Importeren. De pagina Cv’s importeren gaat open.
3. Zet je bestand neer op de pagina, of klik op Bestand kiezen. Skileo leest Excel- (.xlsx, .xls), ODS- en CSV-bestanden tot 10 MB.
4. Controleer de kolommen en de rijen. Zie hieronder.
5. Klik op de knop onderaan, bijvoorbeeld 37 personen importeren.

Er wordt niets opgeslagen tot je op deze knop klikt. De pagina toont dan hoeveel mensen zijn toegevoegd, en Bekijk ze in de cv-database opent de lijst met alleen deze mensen.

De import heeft drie stappen, bovenaan de pagina: Toevoegen, Controleren en Klaar.

Het bestand voorbereiden

Zet de kolomnamen op de eerste rij, en daarna één persoon per rij. Elke persoon heeft een voornaam, een achternaam, een e-mailadres en een functietitel nodig. Je kunt ook geslacht, telefoon, geboortedatum, adres, plaats, postcode, land en vaardigheden opgeven. Scheid meerdere vaardigheden met komma’s.

Om met de juiste kolommen te beginnen, klik je in de eerste stap op Sjabloon downloaden. Je krijgt een Excel-bestand met de kolomnamen.

Als je werkmap meerdere bladen heeft, opent Skileo het blad dat het best past. Je kunt een ander blad kiezen bij Blad.

De kolommen controleren

Skileo koppelt de kolommen van je bestand aan zijn velden op basis van hun namen, in elk van zijn talen. Als elk verplicht veld is gevonden, klappen de kolommen samen tot één regel. Klik op Wijzigen om een kolom aan een ander veld te koppelen, of om hem weg te laten.

De rijen controleren

Elke rij toont Klaar of Controleren. Bij een rij om te controleren staat het probleem in het rood in de cel.

• Klik op een cel om die te verbeteren. Skileo controleert de rij opnieuw.
• Klik op het kruisje aan het eind van een rij om die weg te laten (Deze rij weglaten). Klik op Terugzetten om hem terug te halen.

Rijen die bij het importeren nog fouten bevatten, worden weggelaten. In de laatste stap kun je ze downloaden, met de reden voor elke rij.

Mensen die al in je cv-database staan

Een rij met een e-mailadres dat al in je cv-database staat, toont Al in je database. Kies wat er met deze rijen gebeurt:

• Overslaan: ze worden niet geïmporteerd. Dit is de standaardinstelling.
• Lege velden aanvullen: Skileo vult aan wat nog leeg is bij die persoon, zoals de telefoon of de plaats. Wat er al staat, verandert het nooit.

Je kunt ook per rij kiezen.

Iedereen een label geven of aan een vacature toevoegen

Voor je importeert:

• Labels voor iedereen: typ de labels die elke persoon in het bestand krijgt. Druk na elk label op Enter.
• + Aan een vacature toevoegen: kies een vacature. Iedereen krijgt een sollicitatie in de fase Gesolliciteerd. Niemand krijgt een e-mail.

Een import ongedaan maken

Klik in de laatste stap op Ongedaan maken. Je kunt het ook later ongedaan maken: open de importpagina opnieuw. Daar staan je imports onder Recente imports, elk met Bekijken en Ongedaan maken.

Ongedaan maken verwijdert de mensen die de import heeft toegevoegd, zolang niemand er sindsdien mee heeft gewerkt. Wie zich heeft aangemeld, op een vacature heeft gesolliciteerd, of een taak, een document, een opmerking, een notitie, een gesprek of een beoordeling heeft, blijft staan. Wat de import heeft aangevuld bij mensen die al in je database stonden, blijft ook.

Je kunt een import 30 dagen lang ongedaan maken.

Veelgestelde vragen